Một số điều cần biết về giấy tờ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ?

Hộ chiếu ngoại giao được gọi là “Diplomatic Passport” , là một loại giấy tờ xuất nhập cảnh. Hộ chiếu ngoại giao thường được cấp cho các quan chức ngoại giao thuộc Chính phủ đi nước ngoài công tác. Nội dung thông tin cơ bản được thể hiện trên hộ chiếu ngoại giao: họ, chữ đệm và tên; ảnh chân dung; ngày tháng năm sinh của người được cấp; nơi sinh; quốc tịch; ký hiệu, số giấy tờ xuất nhập cảnh; ngày tháng năm cấp hộ chiếu, cơ quan cấp; ngày tháng năm mà hộ chiếu hết hạn; số định danh cá nhân hoặc là số chứng minh nhân dân; chức vụ, chức danh đối với hộ chiếu ngoại giao phù hợp với yêu cầu đối ngoại.

Hộ chiếu công vụ hay còn được gọi là “Official Passport”, là hộ chiếu được cấp cho các quan chức Chính phủ đi nước ngoài vì công vụ của Nhà nước. Đồng thời, Chính phủ quy định không được sử dụng hộ chiếu này để đi nước ngoài với mục đích cá nhân. Hộ chiếu công vụ có giá trị không quá 5 năm tính từ ngày cấp. Loại hộ chiếu này còn giá trị dưới một năm thì được gia hạn một lần, tối đa không quá ba năm; khi hết hạn thì làm thủ tục cấp mới.

Việc cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ được thực hiện ở trong nước. Bên cạnh đó, cũng có những trường hợp cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở nước ngoài.

Quy định chung về giấy tờ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Người đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu phải nộp cho Cơ quan Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan được Bộ Ngoại giao ủy quyền, cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài tờ khai theo mẫu đã điền đầy đủ thông tin, 02 ảnh chân dung và giấy tờ liên quan đến đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu bao gồm:

+ Quyết định cử hoặc văn bản cho phép người ra nước ngoài của cơ quan, người có thẩm quyền.

+ Văn bản đồng ý của cơ quan, người có thẩm quyền cử người ra nước ngoài.

+ Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp lần gần nhất; trường hợp hộ chiếu bị mất phải có thông báo bằng văn bản của cơ quan quản lý trực tiếp của người được cấp hộ chiếu.

+ Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn giá trị sử dụng dưới 12 tháng đối với trường hợp đề nghị gia hạn hộ chiếu;

Ngoài ra còn có, Bản chụp Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ tùy thân khác; Giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức đối với trường hợp người đại diện nộp thay.

Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ

Căn cứ theo Điều 7 của Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 09 năm 2020 hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực, Bộ Ngoại giao yêu cầu về tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ như sau:

+ Tờ khai đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ theo mẫu 01/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 09 năm 2020 hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực hoặc Tờ khai điện tử có mã vạch được kê khai trực tuyến trên Cổng dịch vụ công của Bộ Ngoại giao tại địa chỉ http://dichvucong.mofa.gov.vn.

+ Tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải được điền đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn tại Tờ khai, do người đề nghị ký và trong trường hợp cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ phải được cơ quan, tổ chức nơi người đó đang công tác, làm việc xác nhận và đóng dấu giáp lai ảnh.

Trường hợp cấp hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cho người đi thăm, đi theo nhưng không thuộc biên chế của cơ quan, tổ chức, Tờ khai phải có xác nhận của cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý nhân sự của người được cử đi công tác nước ngoài mà người đó sẽ đi thăm hoặc đi theo.

+ Trường hợp gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, Tờ khai không cần xác nhận của cơ quan, tổ chức nơi người đó công tác, làm việc.

Quyết định cử hoặc văn bản cho phép cán bộ, công chức ra nước ngoài

Căn cứ theo Điều 4 của Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 09 năm 2020 hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực, Bộ Ngoại giao quy định về giấy quyết định cử hoặc văn bản cho phép cán bộ, công chức ra nước ngoài như sau:

+ Quyết định cử hoặc văn bản cho phép cán bộ, công chức, viên chức (sau đây gọi là văn bản cử đi nước ngoài) phải có đầy đủ nội dung theo mẫu 02/2020/NG-XNC ban hành kèm theo Thông tư số 04/2020/TT-BNG ngày 25 tháng 09 năm 2020 hướng dẫn việc cấp, gia hạn, hủy giá trị sử dụng hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và cấp công hàm đề nghị phía nước ngoài cấp thị thực. Văn bản này phải được người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền ký, đóng dấu của cơ quan và phù hợp với các quy định pháp luật về thể thức văn bản hành chính.

Trường hợp văn bản cử đi nước ngoài có từ hai trang trở lên phải đánh số thứ tự và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Đối với văn bản có hai trang trong một tờ thì trang đầu cần được đóng dấu treo hoặc đóng dấu giáp lai. Trường hợp sửa đổi, bổ sung thì phải được người có thẩm quyền ký và đóng dấu của cơ quan vào chỗ sửa đổi, bổ sung đó. Trường hợp sửa đổi, bổ sung từ hai nội dung trở lên thì phải ban hành văn bản mới.

Trường hợp quyết định hoặc văn bản cử đi nước ngoài là văn bản điện tử, văn bản này phải đáp ứng các quy định của pháp luật liên quan đến chữ ký số và văn bản điện tử.

+ Văn bản cử đi nước ngoài có thể là công văn của Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ thông báo danh sách đoàn đối với người đi công tác nước ngoài là thành viên, tùy tùng các đoàn của Tổng Bí thư, Thường trực Ban Bí thư, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Trung ương Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ.

+ Văn bản cử đi nước ngoài là công văn của Văn phòng Trung ương Đảng, Ban Đối ngoại Trung ương Đảng, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn phòng Quốc hội hoặc Văn phòng Chính phủ thông báo ý kiến đồng ý cho đi nước ngoài của cấp có thẩm quyền trong trường hợp người đi công tác nước ngoài thuộc diện quản lý của Ban Chấp hành Trung ương Đảng.

+ Người đồng thời kiêm nhiệm nhiều chức vụ tại các cơ quan, tổ chức khác nhau, khi đi công tác thực hiện nhiệm vụ thuộc chức năng của cơ quan nào phải sử dụng văn bản cử đi nước ngoài của cơ quan đó.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày một số điều cần biết về giấy tờ đề nghị cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ.

Luật Hoàng Anh