Công chứng hợp đồng ủy quyền như thế nào ?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Hợp đồng ủy quyền

Căn cứ theo Điều 562 Bộ luật dân sự 2015 quy định:

“Hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền, bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định”.

Hợp đồng ủy quyền nằm trong nhóm hợp đồng có đối tượng là công việc, theo đó, chủ thể của hợp đồng ủy quyền gồm bên ủy quyền và bên được ủy quyền. Bộ luật Dân sự 2015 đã chính thức cho phép một pháp nhân có thể ủy quyền cho một pháp nhân khác xác lập và/hoặc thực hiện giao dịch cho mình. Thực vậy, khoản 1 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015 quy định đại diện là việc cá nhân, pháp nhân (người đại diện) nhân danh và vì lợi ích của cá nhân hoặc pháp nhân khác (người được đại diện) xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

Thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thỏa thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng ủy quyền có hiệu lực 01 năm, kể từ ngày xác lập việc ủy quyền.

Hoặc các bên có thể thỏa thuận theo khối lượng công việc: Thời hạn ủy quyền là từ khi xác lập việc ủy quyền cho đến khi thực hiện xong công việc.

Đối tượng của giao dịch ủy quyền chỉ đơn thuần là công việc có thể thực hiện và được phép thực hiện. Thỏa thuận ủy quyền là đại diện cho chủ sở hữu nhưng không làm mất đi tư cách của chủ sở hữu đối với tài sản. Các nội dung được ủy quyền chỉ là những công việc, hành vi cụ thể. Cũng chính vì vậy mà người được ủy quyền không được phép vượt quá nội dung được ủy quyền, và sẽ phải bồi thường thiệt hại cho người ủy quyền nếu vượt quá nội dung này. Đồng thời cũng chính điều này sẽ dẫn tới quan hệ ủy quyền đương nhiên bị chấm dứt nếu người ủy quyền đó bị mất năng lực hành vi (bị chết, hạn chế năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc là đã chết

Hợp đồng ủy quyền có những nội dung sau:

+ Thông tin của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền;

+ Căn cứ ủy quyền bên ủy quyền đưa ra những bằng chứng cho thấy mình có quyền hoặc được phép thực hiện những công việc nêu trong phạm vi ủy quyền;

+ Nội dung và phạm vi ủy quyền: Đây là một trong những phần rất quan trọng mà các bên cần chú ý khi thỏa thuận;

Cần phải nêu rõ nội dung công việc được ủy quyền để tránh trường hợp vượt quá phạm vi ủy quyền. Thỏa thuận cụ thể về thời hạn ủy quyền, nếu trong hợp đồng không quy định điều khoản này thì pháp luật mặc định thời hạn ủy quyền là 01 năm kể từ ngày ký hợp đồng;

+ Thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ của các bên dựa trên quy định của pháp luật; thỏa thuận về thu lao bên nhận ủy quyền dược hưởng: cần ghi rõ mức thù lao, phương thức và thời hạn thanh toán;

+ Phương thức giải quyết khi xảy ra tranh chấp..

Đơn phương chấm dứt hợp đồng ủy quyền

+ Trường hợp ủy quyền có thù lao, bên ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải trả thù lao cho bên được ủy quyền tương ứng với công việc mà bên được ủy quyền đã thực hiện và bồi thường thiệt hại; nếu ủy quyền không có thù lao thì bên ủy quyền có thể chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên được ủy quyền một thời gian hợp lý.

Bên ủy quyền phải báo bằng văn bản cho người thứ ba biết về việc bên ủy quyền chấm dứt thực hiện hợp đồng; nếu không báo thì hợp đồng với người thứ ba vẫn có hiệu lực, trừ trường hợp người thứ ba biết hoặc phải biết về việc hợp đồng ủy quyền đã bị chấm dứt.

+ Trường hợp ủy quyền không có thù lao, bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào, nhưng phải báo trước cho bên ủy quyền biết một thời gian hợp lý; nếu ủy quyền có thù lao thì bên được ủy quyền có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng bất cứ lúc nào và phải bồi thường thiệt hại cho bên ủy quyền, nếu có.

Ngoài các hình thức ủy quyền: Đại diện theo ủy quyền của cá nhân; Đại diện theo ủy quyền của pháp nhân; Đại diện theo ủy quyền của hộ gia đình, tổ hợp tác; thì giờ sẽ có cả ủy quyền giữa pháp nhân với pháp nhân. Ngoài ra, các quy định khác về giao dịch ủy quyền đều được giữ nguyên theo quy định cũ.

Công chứng hợp đồng ủy quyền

Căn cứ theo Điều 55 của Luật Công chứng 2014 về công chứng hợp đồng ủy quyền như sau:

“ Điều 55. Công chứng hợp đồng ủy quyền

1. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.”

Theo quy định tại Điều 55 của Luật công chứng 2014 thì chỉ quy định về thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền mà không có quy định quy định về việc bắt buộc phải công chứng hợp đồng ủy quyền. Do vậy việc công chứng hợp đồng ủy quyền chỉ là bắt buộc theo quy định của những văn bản chuyên ngành cụ thể.

1.Trình tự thực hiện

Nộp hồ sơ yêu cầu công chứng tại tổ chức hành nghề công chứng;

Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng;

Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng; giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia;

Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc đối tượng của hợp đồng, giao dịch chưa được mô tả cụ thể thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;

Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên soạn thảo hợp đồng;

Trường hợp hợp đồng được soạn thảo sẵn, công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng; nếu trong dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng thì ký vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng;

Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Hình thức nộp trực tiếp với Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

2. Hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền:

Thành phần hồ sơ công chứng hợp đồng ủy quyền gồm:

Dự thảo hợp đồng ủy quyền (nếu có);     

Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng;         

Phiếu yêu cầu công chứng;

Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản đó;          

Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng mà pháp luật quy định phải có.   

Bản sao nêu trên là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực.

Luật Hoàng Anh