Một số lưu ý trong soạn thảo văn bản công chứng ?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Văn bản công chứng là hợp đồng, giao dịch, bản dịch đã được công chứng viên chứng nhận theo quy định của Luật Công chứng năm 2014. Văn bản công chứng không chỉ là sản phẩm nghề nghiệp của công chứng viên mà còn là công cụ, phương tiện ghi nhận ý chí chủ quan của mỗi bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch công chứng.

Về giá trị pháp lý, văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan trong hợp đồng, giao dịch. Trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật, trừ khi các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác. Văn bản công chứng còn có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu.

Văn bản công chứng được cấu thành bởi hai bộ phận cơ bản là hợp đồng, giao dịch và phần lời chứng của công chứng viên. Dưới góc độ nội dung chuyền tải, rõ ràng phần nội dung hợp đồng, giao dịch sẽ nhằm để ghi nhận ý chí chủ quan cũng như sự thỏa thuận của các bên tham gia giao kết trong khi lời chứng chính là bộ phận thể hiện vai trò, trách nhiệm của công chứng viên đối với bản hợp đồng, giao dịch đó.

Về nội dung hợp đồng, giao dịch phải tuân thủ các quy định có liên quan, còn về lời chứng của công chứng viên thì phải tuân thủ quy định tại Điều 46 Luật Công chứng 2014: “Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Mẫu lời chứng của công chứng viên cụ thể áp dụng quy định tại Thông tư số 01/2021/TT-BTP của Bộ Tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.

Theo quy định tại Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014 thì có 2 loại văn bản công chứng: văn bản công chứng do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng và văn bản công chứng đã được soạn thảo sẵn.

Khi xem xét văn bản do người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn thì cần phải xem xét văn bản đó về nội dung và hình thức đã phù hợp với quy định pháp luật hay chưa. Nếu xét thấy văn bản đó có nội dung trái quy định pháp luật, vi phạm đạo đức xã hội thì cần tư vấn cho họ hiểu và công chứng viên có quyền đề nghị họ chỉnh sửa lại cho phù hợp hoặc có thể soạn thảo giúp nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc có thể từ chối yêu cầu công chứng nếu như họ không sửa chữa.

Chính vì vậy, trong mọi trường hợp công chứng viên đều có trách nhiệm kiểm tra, chỉnh sửa nội dung văn bản công chứng. Vậy khi trực tiếp soạn thảo văn bản công chứng hay kiểm tra, sửa chữa nội dung văn bản công chứng thì công chứng viên cần phải có những kỹ năng, giải pháp nhất định nhằm đảm bảo chất lượng của Văn bản công chứng có hiệu lực, hiệu quả. Các kỹ năng đó gồm:

Thứ nhất: Nắm rõ nội dung yêu cầu của người yêu cầu công chứng để từ đó chuyển tải chính xác bản chất pháp lý, nội dung của giao dịch hay hành vi pháp lý đơn phương.

Công chứng viên cần kiểm tra các quy định của pháp luật có liên quan để sử dụng hình thức hợp đồng phù hợp nhằm chuyển tải đúng nội dung của các bên. Bên cạnh đó nội dung của giao dịch hay nói cụ thể hơn là các điều khoản và điều kiện của hợp đồng phải phù hợp với tên gọi chính thức của bản hợp đồng công chứng đó.

Khi soạn thảo hay kiểm tra nội dung văn bản công chứng, công chứng viên cần nắm rõ được đối tượng, mục đích yêu cầu công chứng là gì nhằm diễn đạt được nội dung chính của thỏa thuận.

Thứ hai: Xác định rõ trách nhiệm pháp lý của mỗi bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch.

Về mặt nguyên tắc, công chứng viên sẽ phải gánh chịu trách nhiệm trong trường hợp văn bản công chứng vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội hay người yêu cầu công chứng bị giả mạo, không có năng lực hành vi dân sự… Trong khi đó, người yêu cầu công chứng phải chịu trách nhiệm về tính xác thực ý chí của bản thân khi giao kết hợp đồng, tính chính xác của giấy tờ, tài liệu do mình xuất trình… Người phiên dịch sẽ phải chịu trách nhiệm về việc đã dịch đúng, dịch đủ, trọn vẹn toàn văn bản công chứng cũng như nội dung trao đổi của các bên; người làm chứng sẽ phải chịu trách nhiệm về sự trung thực, khách quan trong phạm vi làm chứng của mình….Do vậy, khi soạn thảo hay kiểm tra bản thảo văn bản công chứng, công chứng viên cần phải phân biệt rõ ràng phạm vi trách nhiệm của từng loại bên, thậm chí là từng cá nhân hiện diện hay trực tiếp tham gia giao kết bản hợp đồng đó.

Thứ ba: Nội dung văn bản công chứng phải thể hiện chính xác, đầy đủ, trọn vẹn ý chí của các bên tham gia giao dịch cũng như phù hợp với quy định pháp luật có liên quan.

Nội dung của hợp đồng, giao dịch công chứng phải chuyển tải đầy đủ, trung thực ý chí chủ quan của các bên tham gia giao kết. Đây là một yếu tố vô cũng quan trọng mà công chứng viên phải tuân thủ khi tiến hành soạn thảo hoặc kiểm tra nội dung của hợp đồng công chứng.

Khi soạn thảo văn bản, công chứng viên cần nằm rõ một trong những điều kiện để giao dịch dân sự có hiệu lực là “Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của pháp luật, không trái đạo đức xã hội” (Điểm b, Khoản 1,Điều 122 Bộ luật Dân sự 2015). Điều cấm của pháp luật là những quy định của pháp luật không cho phép chủ thể thực hiện những hành vi nhất định; Đạo đức xã hội là những chuẩn mực ứng xử chung giữa người với người trong đời sống xã hội, được cộng đồng thừa nhận và tôn trọng.

Công chứng viên là những người được Nhà nước bổ nhiệm để chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, bản dịch. Do vậy, việc nắm vững các kỹ năng trong soạn thảo văn bản công chứng là hết sức cần thiết và quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động công chứng.

Luật Hoàng Anh