Nguyên tắc hoạt động và điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng ?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Vậy, Nguyên tắc hoạt động và điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng được quy định như thế nào ?

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Căn cứ theo Điều 18 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), được sửa đổi bởi Luật số 28/2018/QH14 ngày 15 tháng 6 năm 2018, Luật quy định nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng gồm:

1. Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.

2. Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

3. Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.

Chính phủ hướng dẫn tại Điều 16 của Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 03 năm 2015 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng như sau:

“ Điều 16. Chính sách ưu đãi đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn

1. Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi sau đây:

a) Được hưởng các ưu đãi về thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp;

b) Được thuê trụ sở với giá ưu đãi, được cho mượn trụ sở, hỗ trợ về trang thiết bị, phương tiện làm việc trong 03 (ba) năm đầu hoạt động.

2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cụ thể các biện pháp hỗ trợ quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều này và các biện pháp hỗ trợ khác đối với Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn.”

Điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo quy định của Luật công chứng năm 2014 và tuân theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Theo quy định của Luật công chứng 2014, quy định về Phòng công chứng và Văn phòng công chứng thì điều kiện để thành lập tổ chức hành nghề công chứng bao gồm điều kiện thành lập Phòng công chứng và điều kiện thành lập Văn phòng công chứng.

1. Điều kiện thành lập Phòng công chứng:

Căn cứ theo Điều 19 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định điều kiện thành lập Phòng công chứng gồm:

– Phòng công chứng phải do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập.

– Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, phải có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.

– Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng theo quy định của pháp luật là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức.

– Tên gọi của Phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập của Phòng công chứng và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.

– Phòng công chứng phải sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Theo đó, Phòng công chứng được quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu của Phòng cồng chứng, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

2. Điều kiện thành lập Văn phòng công chứng:

Căn cứ theo Điều 22 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định điều kiện thành lập Văn phòng công chứng gồm:

– Văn phòng công chứng phải được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh theo quy định của pháp luật hiện hành.

Văn phòng công chứng bắt buộc phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên theo quy định của pháp luật và không có thành viên góp vốn.

– Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng bắt buộc là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng theo quy định và phải là công chứng viên đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

– Tên gọi của Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật phải bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận, tên gọi của Văn phòng công chứng  không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác và không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

– Văn phòng công chứng hợp pháp theo quy định của pháp luật phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật, văn phòng công chứng hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác theo quy định.

– Văn phòng công chứng phải sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Văn phòng công chứng được quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập theo quy định của pháp luật. Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu của Văn phòng công chứng, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày về nguyên tắc hoạt động và điều kiện thành lập tổ chức hành nghề công chứng.

Luật Hoàng Anh