Quy định về Phòng công chứng ?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Vậy, pháp luật quy định những gì về phòng công chứng ?

Nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng

Căn cứ theo Điều 18 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), được sửa đổi bởi Luật số 28/2018/QH14 ngày 15 tháng 6 năm 2018, Luật quy định nguyên tắc thành lập tổ chức hành nghề công chứng gồm:

1. Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng phải tuân theo quy định của Luật Công chứng năm 2014.

2. Phòng công chứng chỉ được thành lập mới tại những địa bàn chưa có điều kiện phát triển được Văn phòng công chứng.

3. Văn phòng công chứng thành lập tại các địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc biệt khó khăn được hưởng chính sách ưu đãi theo quy định của Chính phủ.

Phòng Công chứng

Căn cứ theo Điều 19 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định điều kiện thành lập Phòng công chứng gồm:

– Phòng công chứng phải do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập.

– Phòng công chứng là đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, phải có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng theo quy định của pháp luật.

– Người đại diện theo pháp luật của Phòng công chứng theo quy định của pháp luật là Trưởng phòng. Trưởng phòng công chứng phải là công chứng viên và do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc cách chức.

– Tên gọi của Phòng công chứng phải bao gồm cụm từ “Phòng công chứng” kèm theo số thứ tự thành lập của Phòng công chứng và tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi Phòng công chứng được thành lập.

– Phòng công chứng phải sử dụng con dấu không có hình quốc huy. Theo đó, Phòng công chứng được quyền khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu của Phòng cồng chứng, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng phải được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Thành lập Phòng công chứng

Căn cứ theo Điều 20 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định về việc thành lập Phòng công chứng như sau:

1. Căn cứ vào nhu cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây dựng đề án thành lập Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

2. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung sau đây:

a) Tên gọi, địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng;

b) Số, ngày, tháng, năm ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng.

3. Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ Phòng công chứng trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong trường hợp  Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng.

Chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng

Căn cứ theo Điều 21 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định về việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng như sau:

1. Trong trường hợp không cần thiết duy trì Phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Chính phủ quy định chi tiết việc chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng.

2. Trường hợp không có khả năng chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng thì Sở Tư pháp lập đề án giải thể Phòng công chứng trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định.

Phòng công chứng chỉ được giải thể sau khi thanh toán xong các khoản nợ, làm xong thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động đã ký với người lao động, thực hiện xong các yêu cầu công chứng đã tiếp nhận.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định giải thể Phòng công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về việc giải thể Phòng công chứng.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày các quy định về Phòng công chứng.

Luật Hoàng Anh