Thủ tục thành lập và đăng ký tổ chức hành nghề công chứng như thế nào ?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Tổ chức hành nghề công chứng bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Vậy, thủ tục để thành lập và đăng ký tổ chức hành nghề công chứng được quy định như thế nào ?

Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo quy định của Luật công chứng năm 2014 và tuân theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Thủ tục thành lập Phòng công chứng

Căn cứ theo Điều 20 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định về thủ tục thành lập Phòng công chứng như sau:

Bước 1: Công chứng viên thành lập Phòng công chứng phải có hồ sơ đề nghị thành lập Phòng công chứng theo quy định của pháp luật gửi tới Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt trụ sở Phòng công chứng.

Hồ sơ đề nghị thành lập Phòng công chứng bao gồm:

+ Đơn đề nghị thành lập Phòng công chứng theo quy định của pháp luật

+ Đề án thành lập Phòng công chứng, trong đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở của Phòng công chứng cùng với các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm phải đăng tải thông tin trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong ba số liên tiếp về các nội dung như tên gọi, địa chỉ trụ sở tại địa phương của Phòng công chứng; thời gian ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng công chứng tại địa phương đó.

Bước 3: Sở Tư pháp phải đăng báo những nội dung thay đổi về tên gọi hoặc địa chỉ Phòng công chứng trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi có trụ sở của Phòng công chứng trong trường hợp  Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thay đổi tên gọi hoặc địa chỉ trụ sở của Phòng công chứng.

Thủ tục thành lập Văn phòng công chứng

Căn cứ theo Điều 23 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định về thủ tục thành lập và đăng ký Văn phòng công chứng như sau:

a. Thành lập Văn phòng công chứng:

Bước 1: Công chứng viên thành lập văn phòng công chứng phải gửi hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng tới Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh nới đặt trụ sở Văn phòng công chứng.

Hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng bao gồm:

+ Đơn đề nghị thành lập Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật

+ Đề án thành lập Văn phòng công chứng, trong đề án nêu rõ sự cần thiết thành lập Văn phòng công chứng, dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở của Văn phòng công chứng cùng với các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.

+ Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm tiến hành xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

Bước 3: Trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thì Văn phòng công chứng phải thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương nơi cho phép thành lập Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng được phép hoạt động kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động theo quy định của pháp luật.

b. Thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng:

– Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Văn phòng công chứng phải thực hiện đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.

– Nội dung đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm: tên gọi của Văn phòng công chứng, họ tên Trưởng Văn phòng công chứng, địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng, danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng nếu có theo quy định của pháp luật.

– Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm: đơn đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập Văn phòng công chứng và hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có) theo quy định của pháp luật.

– Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng, Sở Tư pháp có trách nhiệm cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp hồ sơ hợp lệ; trong trường hợp từ chối cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng thì Sở Tue pháp phải có thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

– Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng theo quy định của pháp luật kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày về thủ tục thành lập và đăng ký tổ chức hành nghề công chứng.

Luật Hoàng Anh