Trình tự thủ tục công chứng ngoài trụ sở như thế nào ?

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Trường hợp công chứng ngoài trụ sở

Căn cứ theo Điều 44 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13 ngày 20 tháng 06 năm 2014 (gọi tắt là Luật Công chứng năm 2014), Luật quy định về địa điểm công chứng như sau:

“ Điều 44. Địa điểm công chứng

1. Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

2. Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.”

– Người yêu cầu công chứng là người già yếu và không thể tự mình đi lại được;

– Người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù;

– Người yêu cầu công chứng phải có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở tổ chức hành nghề công chứng.

Như vậy, có 3 trường hợp được công chứng ngoài trụ sở đã trả lời cho câu hỏi có được công chứng ngoài trụ sở như tác giả đã nêu ở trên, việc công chứng ngoài trụ sở sẽ giúp giảm bớt thời gian đi lại cho khách hàng, đáp ứng nhu cầu của người yêu cầu công chứng. Theo như quy định của Luật công chứng thì đối với trường hợp các nhân, tổ chức muốn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ: Lý do, địa điểm, thời gian yêu cầu công chứng vào Phiếu yêu cầu công chứng.

Trình tự công chứng ngoài trụ sở

Trình tự công chứng ngoài trụ sở như sau :

Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận và thực hiện việc kiểm tra hồ sơ xin công chứng ngoài trụ sở. Hồ sơ gồm đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở và phải nêu rõ lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở, văn bản dự thảo về nội dung giao dịch (di chúc hoặc hợp đồng…) và loại các giấy tờ liên quan đến giao dịch.

Bước 2: Công chứng viên trực tiếp thực hiện hoặc chuyển chuyên viên nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do công chứng viên phân công để chuẩn bị hồ sơ công chứng.

Bước 3: Theo phiếu hẹn, công chứng viên đến nơi công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu qủa pháp lý của việc công chứng, cho họ đọc dự thảo văn bản công chứng, nếu nội dung văn bản thể hiện đúng ý chí của họ thì hướng dẫn họ ký, điểm chỉ vào văn bản; Trường hợp người yêu cầu công chứng  yêu cầu sửa đổi, bổ sung văn bản và có điều kiện để thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay tại chỗ thì công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung; nếu không thì hẹn lại (thời gian hẹn lại : 02 ngày làm việc).

Bước 4: Công chứng viên ký chứng nhận văn bản công chứng.

Bước 5: Văn bản công chứng được đóng dấu và nộp phí công chứng, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định tại Bộ phận thu phí của Phòng Công chứng. Văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng.

Những lưu ý khi công chứng ngoài trụ sở

Khi thuộc vào các trường hợp được phép công chứng tại nhà thì người yêu cầu công chứng và người thực hiện công chứng cần chú ý những vấn đề sau:

Thứ nhất, Việc công chứng tại nhà phải được công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản

Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào hợp đồng, giao dịch trước mặt công chứng viên (Điều 48 Luật Công chứng 2014)

Lời chứng của công chứng viên đối với hợp đồng, giao dịch phải ghi rõ thời điểm, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng; chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ trong hợp đồng, giao dịch đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của người tham gia hợp đồng, giao dịch; trách nhiệm của công chứng viên đối với lời chứng; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

Thứ hai, Người yêu cầu công chứng cung cấp các giấy tờ liên quan đến nội dung công chứng

Cung cấp hồ sơ và các giấy tờ có liên quan tới yêu cầu công chứng của người yêu cầu công chứng như:CMND, hộ khẩu; Giấy chứng nhận sở hữu tài sản: sổ đỏ, đăng ký xe, sổ tiết kiệm; các giấy tờ khác có liên quan: giấy khai sinh, đăng ký kết hôn, bản án ly hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, …

Trong quá trình công chứng không bắt buộc phải điểm chỉ: Việc điểm chỉ theo quy định của pháp luật dùng để thay thế việc ký trong trường hợp người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch không ký được do khuyết tật hoặc không biết ký. Khi điểm chỉ, người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch sử dụng ngón trỏ phải. Nếu không điểm chỉ được bằng ngón trỏ phải thì điểm chỉ bằng ngón trỏ trái. Việc điểm chỉ cũng có thể thực hiện đồng thời với việc ký trong các trường hợp như: công chứng di chúc; người yêu cầu công chứng đề nghị; công chứng viên thấy cần thiết để bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày về trình tự thủ tục công chứng ngoài trụ sở.

Luật Hoàng Anh