Nghiệm thu, bàn giao sản phẩm và lập, lưu trữ hồ sơ hoàn thành của dự án ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào ?

Hồ sơ hoàn thành dự án là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, cần được lưu trữ khi đưa sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án vào khai thác, sử dụng.

Dự án ứng dụng công nghệ thông tin là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến việc nghiên cứu, bỏ vốn để mua sắm, thuê dịch vụ công nghệ thông tin, thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm, cơ sở dữ liệu để phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hiệu quả vận hành trong một thời hạn nhất định. Ở giai đoạn chuẩn bị, dự án ứng dụng công nghệ thông tin được thể hiện thông qua báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo đề xuất chủ trương, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật.

Vậy, Nhà nước quy định trình tự nghiệm thu, bàn giao sản phẩm và lập, lưu trữ hồ sơ hoàn thành của dự án ứng dụng công nghệ thông tin như thế nào ?

Nghiệm thu, bàn giao sản phẩm của dự án

Căn cứ theo Điều 35 của Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, Chính phủ quy định về việc nghiệm thu, bàn giao sản phẩm của dự án như sau:

1. Sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án chỉ được bàn giao cho chủ đầu tư sau khi đã nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng. Chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu, bàn giao sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án với sự tham gia của các tổ chức, cá nhân tư vấn, cung cấp thiết bị, triển khai và cơ quan, đơn vị liên quan (nếu có).

2. Tùy theo điều kiện cụ thể của từng dự án, nhà thầu có thể bàn giao từng sản phẩm, hạng mục công việc đã hoàn thành, dự án thành phần hoặc toàn bộ dự án hoàn thành cho chủ đầu tư để đưa vào khai thác, sử dụng.

Nhà thầu đồng thời phải bàn giao kèm theo các tài liệu sau: hồ sơ hoàn thành, tài liệu hướng dẫn sử dụng, quản trị, vận hành, bảo trì (nếu có) đối với sản phẩm hoặc hạng mục công việc đã hoàn thành; tài liệu kỹ thuật phục vụ kết nối theo quy định (đối với dự án có kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các bộ, cơ quan trung ương, địa phương). Các tài liệu này phải được xác định rõ trong hợp đồng và là một phần trong hồ sơ hoàn thành của dự án.

3. Chủ đầu tư phải gửi cho đơn vị có thẩm quyền báo cáo hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án cùng danh mục hồ sơ hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án để theo dõi, kiểm tra sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án hoàn thành, sự tuân thủ quy định tại Nghị định 73/2019/NĐ-CP khi cần thiết.

a) Thời hạn: trong vòng 10 ngày (đối với dự án có thiết kế cơ sở không thuộc trách nhiệm thẩm định của Bộ Thông tin và Truyền thông) hoặc trong vòng 20 ngày (đối với các dự án có thiết kế cơ sở thuộc trách nhiệm thẩm định của Bộ Thông tin và Truyền thông) kể từ ngày nghiệm thu bàn giao, đưa sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án vào khai thác, sử dụng đạt yêu cầu và được các bên tham gia nghiệm thu chấp thuận, ký kết biên bản nghiệm thu;

b) Đơn vị có thẩm quyền được quy định cụ thể như sau:

- Đối với các dự án có thiết kế cơ sở thuộc trách nhiệm thẩm định của Bộ Thông tin và Truyền thông, chủ đầu tư gửi về Bộ Thông tin và Truyền thông;

- Đối với các dự án do Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp quyết định đầu tư, chủ đầu tư gửi về đơn vị chuyên môn về công nghệ thông tin trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, trừ các dự án thuộc trách nhiệm thẩm định thiết kế cơ sở của Bộ Thông tin và Truyền thông;

- Đối với các dự án khác, chủ đầu tư gửi về đơn vị chuyên môn về công nghệ thông tin có thẩm quyền thẩm định thiết kế cơ sở, trừ các dự án thuộc trách nhiệm thẩm định thiết kế cơ sở của Bộ Thông tin và Truyền thông.

4. Đối với xây dựng, phát triển hoặc nâng cấp, mở rộng phần mềm nội bộ, nhà thầu có trách nhiệm bàn giao:

a) Các tài liệu của từng giai đoạn trong quá trình xây dựng, phát triển hoặc nâng cấp, mở rộng phần mềm theo nội dung hợp đồng đã ký kết;

b) Bộ chương trình cài đặt phần mềm;

c) Mã nguồn của chương trình (nếu có);

d) Các tài liệu hướng dẫn sử dụng, quản trị, vận hành; tài liệu phục vụ đào tạo người sử dụng, quản trị, vận hành; tài liệu quy trình bảo trì (nếu có); hướng dẫn về kỹ thuật và tiêu chuẩn, quy chuẩn (nếu có);

đ) Tài liệu kỹ thuật phục vụ kết nối theo quy định (đối với dự án có kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các bộ, cơ quan trung ương, địa phương).

5. Các hồ sơ, tài liệu liên quan đến dự án phải được chủ đầu tư lưu trữ theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

6. Trường hợp dự án không được tiếp tục thực hiện do nguyên nhân bất khả kháng hoặc theo quyết định của người có thẩm quyền quyết định đầu tư thì chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu phân công việc đã thực hiện với sự tham gia của các tổ chức, cá nhân tư vấn, thiết kế và cơ quan, đơn vị liên quan (nếu có).

Lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án

Căn cứ theo Điều 36 của Nghị định số 73/2019/NĐ-CP ngày 05 tháng 9 năm 2019 quy định quản lý đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước, Chính phủ quy định về việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án như sau:

+ Hồ sơ hoàn thành sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án phải được chủ đầu tư lập đầy đủ trước khi đưa sản phẩm hoặc hạng mục công việc của dự án vào khai thác, sử dụng.

+ Hồ sơ hoàn thành được lập một lần chung cho toàn bộ dự án nếu các sản phẩm, hạng mục công việc thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng đồng thời. Trường hợp các sản phẩm, hạng mục công việc của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở các thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành cho riêng từng sản phẩm, hạng mục công việc đó.

+ Chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ hoàn thành. Các nhà thầu chịu trách nhiệm lập hồ sơ hoàn thành cho sản phẩm, hạng mục công việc mình đảm nhận, số lượng hồ sơ hoàn thành do chủ đầu tư quyết định trên cơ sở thỏa thuận với các nhà thầu và các bên có liên quan.

+ Lưu trữ hồ sơ hoàn thành thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày quy định về việc nghiệm thu, bàn giao sản phẩm và lập, lưu trữ hồ sơ hoàn thành của dự án ứng dụng công nghệ thông tin.

Luật Hoàng Anh