Quy trình quản lý văn bản điện tử như thế nào trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng ?

Văn bản điện tử: là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin.

Hoạt động của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng bao gồm:

a) Cung cấp, trao đổi, thu thập thông tin với tổ chức, cá nhân;

b) Chia sẻ thông tin trong nội bộ và với cơ quan khác của Nhà nước;

c) Cung cấp các dịch vụ công;

d) Các hoạt động khác theo quy định của Chính phủ.

Vậy, quy trình quản lý văn bản điện tử như thế nào trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng ?

Trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước

Căn cứ theo Điều 28 của Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Luật quy định về tranh thông tin điện tử của cơ quan nhà nước như sau:

1. Trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

a) Bảo đảm cho tổ chức, cá nhân truy nhập thuận tiện;

b) Hỗ trợ tổ chức, cá nhân truy nhập và sử dụng các biểu mẫu trên trang thông tin điện tử (nếu có);

c) Bảo đảm tính chính xác và sự thống nhất về nội dung của thông tin trên trang thông tin điện tử;

d) Cập nhật thường xuyên và kịp thời thông tin trên trang thông tin điện tử;

đ) Thực hiện quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

2. Trang thông tin điện tử của cơ quan nhà nước phải có những thông tin chủ yếu sau đây:

a) Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đó và của từng đơn vị trực thuộc;

b) Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành và văn bản pháp luật có liên quan;

c) Quy trình, thủ tục hành chính được thực hiện bởi các đơn vị trực thuộc, tên của người chịu trách nhiệm trong từng khâu thực hiện quy trình, thủ tục hành chính, thời hạn giải quyết các thủ tục hành chính;

d) Thông tin tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn thực hiện pháp luật, chế độ, chính sách, chiến lược, quy hoạch chuyên ngành;

đ) Danh mục địa chỉ thư điện tử chính thức của từng đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức có thẩm quyền;

e) Thông tin về dự án, hạng mục đầu tư, đấu thầu, mua sắm công;

g) Danh mục các hoạt động trên môi trường mạng đang được cơ quan đó thực hiện theo quy định;

h) Mục lấy ý kiến góp ý của tổ chức, cá nhân.

Quy trình công việc hoạt động của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng

a. Chuẩn hóa quy trình công việc của cơ quan nhà nước

Theo Điều 33 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định Cơ quan nhà nước có trách nhiệm cải tiến và chuẩn hóa các quy định công việc theo hướng phù hợp với chương trình cải cách hành chính đồng thời phát huy tối đa khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý các quy trình sau đây:

a) Hoạt động nội bộ và giao dịch với các cơ quan nhà nước khác;

b) Giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt trong hoạt động cung cấp các dịch vụ hành chính công;

Cơ quan nhà nước có trách nhiệm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quy định trong các hoạt động của cơ quan mình.

b.Yêu cầu đồng bộ quy trình công việc giữa các cơ quan nhà nước

Theo Điều 34 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định các quy trình công việc chung phải được chuẩn hóa và áp dụng vào các cơ quan nhà nước có quy trình công việc tương ứng theo lộ trình thích hợp. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm ứng dụng công nghệ thông tin để tăng cường khả năng liên thông giữa các quy trình công việc, cải tiến các quy trình công việc đòi hỏi có sự phối hợp của nhiều cơ quan nhà nước nhằm giảm tối đa thời gian xử lý.

Quy trình quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng

1. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Căn cứ theo Điều 35 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định:

+ Văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước.

+ Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản.

2. Thời điểm gửi, nhận văn bản điện tử

Căn cứ theo Điều 36 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định thời điểm gửi một văn bản điện tử tới cơ quan nhà nước là thời điểm văn bản điện tử này nhập vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.

Cơ quan nhà nước được Chính phủ giao trách nhiệm có nhiệm vụ xây dựng hệ thống thông tin bảo đảm xác định thời điểm nhận và gửi văn bản điện tử. Thời điểm nhận là thời điểm văn bản điện tử nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định.

3. Thông báo nhận được văn bản điện tử

Theo Điều 37 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.

4. Tiếp nhận văn bản điện tử và lập hồ sơ lưu trữ

Theo Điều 38 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước phải được sao lưu trong hệ thống lưu trữ điện tử. Việc sao lưu hoặc biện pháp tiếp nhận khác phải chỉ ra được thời gian gửi và kiểm tra được tính toàn vẹn của văn bản điện tử. Văn bản điện tử của cơ quan nhà nước phải được đưa vào hồ sơ lưu trữ theo cách bảo đảm chính xác thực, an toàn và khả năng truy nhập văn bản điện tử đó.

5. Xử lý văn bản điện tử

Căn cứ theo Điều 39 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định Cơ quan nhà nước có quyền sử dụng các biện pháp kỹ thuật đối với văn bản điện tử nếu thấy cần thiết để làm cho văn bản điện tử đó dễ đọc, dễ lưu trữ và để phân loại nhưng bảo đảm không thay đổi nội dung văn bản điện tử đó

6. Sử dụng chữ ký điện tử

Theo Điều 40 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 04 năm 2007 quy định về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, Chính phủ quy định  Cơ quan nhà nước có trách nhiệm sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng. Chữ ký điện tử của cơ quan nhà nước phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử.

Như vậy, thông qua bài viết trên, Luật Hoàng Anh đã trình bày quy trình quản lý văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng.

Luật Hoàng Anh