Lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện được quy định như thế nào?

Căn cứ pháp lý

- Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17 tháng 6 năm 2020 (sau đây được gọi là Luật Doanh nghiệp năm 2020);

- Nghị định số 02/2021/NĐ-CP ngày 04 tháng 1 năm 2021 của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp;

- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT ngày 16 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp;

- Nghị định 109/2013/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24 tháng 09 năm 2013 quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lí giá, phí, lệ phí, hóa đơn;

- Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 04 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài;

- Nghị định 22/2020/NĐ-CP ngày 24 tháng 02 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP ngày 04 tháng 10 năm 2016 của Chính phủ quy định về lệ phí môn bài

- Thông tư 302/2016/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2016 hướng dẫn về lệ phí môn bài;

Văn phòng đại diện là gì?

Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 đưa ra khái niệm văn phòng đại diện như sau: "Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp."

Theo đó, văn phòng đại diện là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng sau:

- Thực hiện chức năng của một văn phòng liên lạc;

- Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới

Ngoài ra, văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện nên việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Quy định về quyền thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp 

Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.”

Theo đó:

- Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu mở một cơ sở kinh doanh có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn cho khách hàng; cơ sở hoạt động ở các tỉnh thành phố khác với tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở chính của công ty đề mở rộng vốn khách hàng, mờ rộng sản xuất kinh doanh thì doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh.

- Trường hợp Doanh nghiệp muốn thăm dò nghiên cứu thị trường, không kinh doanh tại cơ sở này của mình tại các tỉnh thành phố nơi không đặt trụ sở chính thì có thể thành lập văn phòng đại diện.

Hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP cùa Chính phủ thì ngoài thông báo về việc đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện (phụ lục ii-7 Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT) thì hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện còn bao gồm các tài liệu sau đây:

- Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;

- Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Thủ tục đăng ký văn phòng đại diện

Bước 1: Soạn và gửi hồ sơ đến cơ quan đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cần soạn 01 bộ hồ sơ như đã trình bày gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

Bước 2: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Lệ phí môn bài đối với văn phòng đại diện

Hiện nay tại Luật Phí và lệ phí năm 2015 và các văn bản hướng dẫn không có điều khoản nào định nghĩa hay giải thích lệ phí môn bài là gì. Tuy nhiên, căn cứ theo Nghị định 139/2016/NĐ CP và Thông tư 302/2016/TT-BTC thì lệ phí môn bài được hiểu như sau:

Lệ phí môn bài là khoản tiền phải nộp định kỳ hàng năm hoặc khi mới ra sản xuất, kinh doanh dựa trên số vốn điều lệ ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/vốn đầu tư ghi trong giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với tổ chức) hoặc doanh thu của năm (đối với hộ, cá nhân kinh doanh).

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Thông tư 302/2016.TT-BTC:

"Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ như sau:

a) Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 (ba triệu) đồng/năm;

b) Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 (hai triệu) đồng/năm;

c) Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế khác: 1.000.000 (một triệu) đồng/năm.

Mức thu lệ phí môn bài đối với tổ chức hướng dẫn tại khoản này căn cứ vào vốn điều lệ ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc ghi trong điều lệ hợp tác xã. Trường hợp không có vốn điều lệ thì căn cứ vào vốn đầu tư ghi trong giấy chứng nhận đăng ký đầu tư hoặc văn bản quyết định chủ trương đầu tư.

Tổ chức nêu tại điểm a, b khoản này có thay đổi vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư thì căn cứ để xác định mức thu lệ phí môn bài là vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư của năm trước liền kề năm tính lệ phí môn bài.

Trường hợp vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư được ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư bằng ngoại tệ thì quy đổi ra tiền đồng Việt Nam để làm căn cứ xác định mức lệ phí môn bài theo tỷ giá mua vào của ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng nơi người nộp lệ phí môn bài mở tài khoản tại thời điểm người nộp lệ phí môn bài nộp tiền vào ngân sách nhà nước."

Theo đó, văn phòng đại diện phải nộp mức lệ phí môn bài là 1.000.000 đồng/năm. 

Bên cạnh đó, căn cứ theo quy định tại Điều khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 139/2016/NĐ-CP quy định về lệ phí môn bài quy định trường hợp miễn lệ phí môn bài bao gồm: 

1. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở xuống.

2. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình hoạt động sản xuất, kinh doanh không thường xuyên; không có địa điểm cố định theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

3. Cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình sản xuất muối.

4. Tổ chức, cá nhân, nhóm cá nhân, hộ gia đình nuôi trồng, đánh bắt thủy, hải sản và dịch vụ hậu cần nghề cá.

5. Điểm bưu điện văn hóa xã; cơ quan báo chí (báo in, báo nói, báo hình, báo điện tử).

6. Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã hoạt động dịch vụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ sản xuất nông nghiệp.

7. Quỹ tín dụng nhân dân xã; hợp tác xã chuyên kinh doanh dịch vụ phục vụ sản xuất nông nghiệp; chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của hợp tác xã và của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi. Địa bàn miền núi được xác định theo quy định của Ủy ban Dân tộc.

8. Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12) đối với:

a) Tổ chức thành lập mới (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới).

b) Hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân lần đầu ra hoạt động sản xuất, kinh doanh.

c) Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh thì chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí môn bài trong thời gian tổ chức, hộ gia đình, cá nhân, nhóm cá nhân được miễn lệ phí môn bài.

Theo đó,  văn phòng đại diện của hợp tác xã hoạt động dịch vụ kỹ thuật trực tiếp phục vụ sản xuất nông nghiệp sẽ được miễn lệ phí môn bài. 

Xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định về đăng ký, kê khai lệ phí môn bài

Căn cứ theo quy định tại Điều 22 Nghị định 109/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định Hành vi vi phạm quy định đăng ký, kê khai phí, lệ phí bị xử lý như sau:

- Phạt cảnh cáo trong trường hợp vi phạm lần đầu đối với hành vi đăng ký, kê khai chậm thời hạn theo quy định pháp luật phí, lệ phí.

- Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng trong trường hợp vi phạm từ lần thứ hai trở đi đối với hành vi đăng ký, kê khai chậm thời hạn theo quy định pháp luật phí, lệ phí.

- Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi khai không đúng, khai không đủ các khoản mục quy định trong các tờ khai thu, nộp phí, lệ phí hay trong tài liệu kế toán để cung cấp cho cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.

- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi không đăng ký, kê khai thu, nộp phí, lệ phí với cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.

Bên cạnh đó, Điều 24 Nghị định này quy định Hành vi vi phạm quy định về nộp phí, lệ phí bị xử lý như sau:

- Phạt cảnh cáo đối với hành vi không thực hiện đúng thông báo nộp tiền phí, lệ phí của cơ quan thuế; thời hạn nộp tiền phí, lệ phí.

- Phạt tiền từ 1 đến 3 lần số tiền phí, lệ phí gian lận, trốn nộp đối với hành vi gian lận, trốn nộp phí, lệ phí theo quy định. Mức phạt tối đa là 50.000.000 đồng.