Những loại hợp đồng, giao dịch nào phải được Hội đồng thành viên Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên chấp thuận?

Hợp đồng, giao dịch giữa công ty và một số đối tượng là người quản lý, thành viên có khả năng dẫn đến thiệt hại cho công ty khi những đối tượng này dùng ảnh hưởng của mình để chi phối hợp đồng, giao dịch có lợi cho họ hoặc những tổ chức cá nhân có liên quan. Tất nhiên, không phải hợp đồng, giao dịch nào của đối tượng này với công ty cũng đều gây thiệt hại cho công ty. Pháp luật đã đưa ra quy định cụ thể về vấn đề này, giúp xác định chính xác những hợp đồng, giao dịch phải được Hội đồng thành viên Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên chấp thuận.

1. Đối tượng bị kiểm soát hợp đồng, giao dịch với công ty

Điều 67 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 67. Hợp đồng, giao dịch phải được Hội đồng thành viên chấp thuận

1. Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với đối tượng sau đây phải được Hội đồng thành viên chấp thuận:

a) Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty;

b) Người có liên quan của người quy định tại điểm a khoản này;

c) Người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ;

d) Người có liên quan của người quy định tại điểm c khoản này.”

Người liên quan được Luật Doanh nghiệp năm 2020 định nghĩa như sau:

“Điều 4. Giải thích từ ngữ

23. Người có liên quan là cá nhân, tổ chức có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với doanh nghiệp trong các trường hợp sau đây:

a) Công ty mẹ, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty mẹ và người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý của công ty mẹ;

b) Công ty con, người quản lý và người đại diện theo pháp luật của công ty con;

c) Cá nhân, tổ chức hoặc nhóm cá nhân, tổ chức có khả năng chi phối hoạt động của doanh nghiệp đó thông qua sở hữu, thâu tóm cổ phần, phần vốn góp hoặc thông qua việc ra quyết định của công ty;

d) Người quản lý doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên;

đ) Vợ, chồng, bố đẻ, mẹ đẻ, bố nuôi, mẹ nuôi, bố chồng, mẹ chồng, bố vợ, mẹ vợ, con đẻ, con nuôi, con rể, con dâu, anh ruột, chị ruột, em ruột, anh rể, em rể, chị dâu, em dâu của người quản lý công ty, người đại diện theo pháp luật, Kiểm soát viên, thành viên và cổ đông sở hữu phần vốn góp hay cổ phần chi phối;

e) Cá nhân là người đại diện theo ủy quyền của công ty, tổ chức quy định tại các điểm a, b và c khoản này;

g) Doanh nghiệp trong đó cá nhân, công ty, tổ chức quy định tại các điểm a, b, c, d, đ và e khoản này có sở hữu đến mức chi phối việc ra quyết định của công ty.”

Như vậy, Thành viên, người đại diện theo ủy quyền của thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật của công ty; Người quản lý công ty mẹ, người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty mẹ; Và người liên quan của tất cả các đối tượng trên khi tham gia hợp đồng, giao dịch với công ty phải được sự chấp thuận của Hội đồng thành viên.  Những đối tượng này có thể trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý công ty. Ví dụ Thành viên công ty, Giám đốc… khi công ty giao kết hợp đồng với họ thì những chủ thể này vừa đại diện cho lợi ích của công ty vừa đại diện cho lợi ích của chính mình. Do đó, họ có thể muốn tối đa hóa lợi ích của bản thân và điều đó có nghĩa họ sẽ làm suy giảm lợi ích của công ty. Hoặc đối tượng giao dịch với công ty không phải là người trực tiếp tham gia vào quá trình quản lý công ty mà là những người có liên quan đến người quản lý công ty. Những chủ này khi tham gia giao dịch với công ty thì họ có khả năng ảnh hưởng, tác động đến người quản lý công ty nhằm tối đa hóa lợi ích của mình. Vì vậy, khi những người có liên quan nói trên tham gia giao dịch với công ty thì cần được sự đồng ý của Hội đồng thành viên.

2. Cơ chế kiểm soát giao dịch

- Trách nhiệm khi tham gia hợp đồng, giao dịch: Điều 67 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:

“Điều 67. Hợp đồng, giao dịch phải được Hội đồng thành viên chấp thuận

2. Người nhân danh công ty ký kết hợp đồng, giao dịch phải thông báo cho các thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan và lợi ích có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch dự định tiến hành. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác thì Hội đồng thành viên phải quyết định chấp thuận hoặc không chấp thuận hợp đồng, giao dịch trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo và thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 59 của Luật này. Thành viên Hội đồng thành viên có liên quan đến các bên trong hợp đồng, giao dịch không được tính vào việc biểu quyết.”

Như vậy, người ký kết hợp đồng, giao dịch là chủ thể có trách nhiệm thông báo, gửi kèm dự thảo hợp đồng và nội dung chủ yếu của giao dịch dự định tiến hành tới các thành viên Hội đồng thành viên và Kiểm soát viên. Quy định này nhằm nâng cao trách nhiệm của người quản lý công ty khi thực hiện hợp đồng giao dịch liên quan đến mình. Nếu Điều lệ không có quy định khác, thời hạn để Hội đồng thành viên đưa ra quyết định là 15 ngày kể từ ngày nhận được thông báo. Nếu phát hiện vi phạm pháp luật thì tiến hành xử lý.

- Xử lý hợp đồng, giao dịch vi phạm quy định của pháp luật: Vấn đề này được Khoản 3 Điều 67 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 67. Hợp đồng, giao dịch phải được Hội đồng thành viên chấp thuận

3. Hợp đồng, giao dịch bị vô hiệu theo quyết định của Tòa án và xử lý theo quy định của pháp luật khi được ký kết không đúng quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này. Người ký kết hợp đồng, giao dịch, thành viên có liên quan và người có liên quan của thành viên đó tham gia hợp đồng, giao dịch phải bồi thường thiệt hại phát sinh, hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch đó.”

Theo đó, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch giữa công ty và các đối tượng trên không tuân thủ các quy định thì bị vô hiệu theo quy định của pháp luật. Người ký kết hợp đồng, giao dịch, thành viên có liên quan và người có liên quan của thành viên đó phải bồi thường thiệt hại phát sinh, hoàn trả cho công ty các khoản lợi thu được từ việc thực hiện hợp đồng, giao dịch được ký kết không đúng theo quy định.

Trên thực tế xảy ra không ít trường hợp ký kết hợp đồng giao dịch giữa công ty với các đối tượng trên gây thiệt hại đến lợi ích của công ty hoặc việc ký kết không tuân thủ đúng trình tự thủ tục mà pháp luật quy định trong quá trình kiểm soát giao dịch. Cụ thể, công ty trách nhiệm hữu hạn sản xuất dịch vụ thương mại môi trường xanh có địa chỉ lô 15 khu công nghiệp Nam Sách thành phố Hải Dương do ông Nguyễn Kim Ngân làm Giám đốc công ty. Ngày 15/3/2017, ông Ngân đã thay mặt công ty ký kết hợp đồng với bà Lê Thu Nga – chủ cửa hàng vật liệu xây dựng đồng thời cũng là em dâu của ông Ngân, mua nguyên vật liệu để xây dựng nhà kho cho công ty với giá trị hợp đồng là 500.000.000 đồng. Tuy nhiên, cả ông Ngân và bà Nga đều không thông báo mối quan hệ giữa hai người, dựa thảo nội dung hợp đồng đến các thành viên công ty cũng như ban kiểm soát mà tự động ký kết. Theo quy định Luật Doanh nghiệp năm 2014 hợp đồng giữa công ty với bà Lê Thu Nga là hợp đồng giữa công ty với người liên quan đến Giám đốc công ty, hợp đồng này phải được Hội đồng thành viên chấp thuận. Như vậy, giao dịch giữa công ty và bà Nga đã ký kết không đúng thẩm quyền cũng như trình tự thủ tục kiểm soát giao dịch [1].

Luật Hoàng Anh

[1] Lê Thị Hạnh (2017), Tổ chức quản lý công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên theo pháp luật Việt Nam hiện hành, Luận văn Thạc sĩ luật học, Trường Đại học Luật Hà Nội