Việc lưu giữ tài liệu là rất điều quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Đối với hợp tác xã, liên hiệp hợp tác giả cũng được pháp luật quy định một cách cụ thể. Hãy tìm hiểu cùng Luật Hoàng Anh.

Khái niệm hợp tác xã.

Hợp tác xã là tổ chức kinh tế tập thể, đồng sở hữu, có tư cách pháp nhân, do ít nhất 07 thành viên tự nguyện thành lập và hợp tác tương trợ lẫn nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung của thành viên, trên cơ sở tự chủ, tự chịu trách nhiệm, bình đẳng và dân chủ trong quản lý hợp tác xã.

Hợp tác xã có một số đặc điểm như sau: là tổ chức kinh tế tập thể, tự nguyện tham gia của các thành viên, mang tính xã hội sâu sắc, mang tư cách pháp nhân, hoạt động tự chủ, bình đẳng, hợp tác xã phân phối thu nhập theo vốn góp của các thành viên và mức độ sử dụng sản phẩm, dịch vụ, được hưởng các chính sách, hỗ trợ và ưu đãi của Nhà nước.

Các quy định của pháp luật về chế độ lưu giữ tài liệu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Khoản 1 Điều 10 Luật hợp tác xã 2012 quy định chế độ lưu giữ tài liệu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

Thứ nhất: Điều lệ, điều lệ sửa đổi, bổ sung và quy chế của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; số đăng ký thành viên, hợp tác xã thành viên;

Điều lệ, điều lệ sửa đổi, bổ sung và quy chế của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã là những văn bản quy định chi tiết về cơ cấu tổ chức, do hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã soạn thảo phù hợp với quy định của pháp luật nhằm tổ chức quản lí, điều chỉnh hoạt động kinh doanh cũng như các thành viên, hợp tác xã thành viên.

Thứ hai: Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã; văn bằng bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm hàng hóa; giấy phép kinh doanh ngành, nghề có điều kiện;

Đây là các căn cứ xác lập quyền lợi và lợi ích hợp pháp của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã khi có hành vi xâm phạm xảy ra. Đồng thời các văn bằng chứng nhận đăng ký, văn bằng bảo hộ sẽ là điều kiện để Nhà nước quản lí hoạt động các hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Thứ ba: Tài liệu, giấy xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

Giấy xác nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản là chứng nhận quyền sở hữu của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đối với tài sản đó. Tài liệu này cần được lưu trữ để làm căn cứ chứng minh chủ sở hữu đảm bảo cho quyền lợi và lợi ích liên quan của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Thứ tư: Đơn xin gia nhập, giấy chứng nhận góp vốn của thành viên, hợp tác xã thành viên; biên bản, nghị quyết của hội nghị thành lập, đại hội thành viên, hội đồng quản trị; các quyết định của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã;

Đơn xin gia nhập là đơn tự nguyện xin tham gia để trở thành thành viên của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, kèm theo là chứng nhận số vốn mà các thành viên góp khi tham gia. Tất cả cần được lưu giữ bởi lẽ thành viên là yếu tố cốt lõi nên sự hình thành và phát triển của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã. Đồng thời lưu giữ các biên bản ghi lại các hội nghị, các nghị quyết, quyết định là căn cứ để xác định cơ cấu tổ chức, hoạt động của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.

Thứ năm: Báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh, báo cáo và các tài liệu khác của hội đồng quản trị, giám đốc (tổng giám đốc), ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên; kết luận của cơ quan thanh tra, kiểm tra, kiểm toán;

Hội đồng quản trị, giám đốc(tổng giám đốc), ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên là các cơ quan quản lý chủ chốt của hợp tác xã. Vì vậy, báo cáo về sản xuất kinh doanh, báo cáo và các tài liệu khác của các cơ quan này cũng như kết luận của cơ quan thanh tra, kiểm tra, kế toán bảo đảm tính xác thực, cần được lưu giữ làm căn cứ theo dõi .

Thứ sáu: Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính.

Sổ kế toán là sổ dùng để ghi chép, hệ thống và lưu trữ lại toàn bô nghiệp vụ kinh tế, tài chính mà hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoạt động. Các chứng từ chứng minh phản ảnh tài chính của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã theo quy định của pháp luật. Đây là những tài liệu quan trọng để thống kê kế hoạch chi tiêu, tạo điều kiện để quản lí, giám sát được sát sao.

Thứ bảy: Các tài liệu quy định trên phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật và điều lệ.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật hợp tác xã.

Luật Hoàng Anh