Sổ đăng ký cổ đông trong công ty cổ phần là gì?

Sổ đăng ký cổ đông là văn bản ghi nhận thông tin đến cổ đông và cổ phần của công ty. Sổ đăng ký cổ đông là một văn bản quan trọng trong công ty cổ phần. Theo đó, pháp luật đã quy định các vấn đề liên quan đến sổ đăng ký cổ đông tại Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể, theo Khoản 1 Điều 122 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“1. Công ty cổ phần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông từ khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông có thể là văn bản giấy, tập dữ liệu điện tử ghi nhận thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông công ty.”

Sổ đăng ký cổ đông là một văn bản luật định bắt buộc phải có đối với mỗi công ty cổ phần. Sổ đăng ký cổ đông phải được lập và lưu giữ từ thời điểm công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Sổ đăng ký cổ đông công ty có thể tồn tại dưới dạng văn bản giấy hoặc dữ liệu điện tử.

Nội dung của sổ đăng ký cổ đông phải gồm các nội dung chủ yếu theo Khoản 2 Điều 121 Luật Doanh nghiệp 2020. Cụ thể:

“2. Sổ đăng ký cổ đông phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty;

b) Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại;

c) Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

d) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

đ) Số lượng cổ phần từng loại của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phần.”

 Vì là loại văn bản ghi nhận cổ đông và cổ phần của công ty nên sổ đăng ký cổ đông phải gồm: các thông tin liên quan đến công ty (tên, địa chỉ trụ sở chỉnh); các thông tin liên quan đến cổ phần (tổng số cổ phần được quyền chào bán, các loại cổ phần được quyền chào bán, số cổ phần được quyền chào bán của từng loại); thông tin của các cổ đông của công ty; số cổ phần của mỗi cổ đông, ngày đăng ký cổ phẩn.     

“3. Sổ đăng ký cổ đông được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty hoặc các tổ chức khác có chức năng lưu giữ sổ đăng ký cổ đông. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký cổ đông.”

Sổ đăng ký cổ đông là thông tin quan trọng nên phải được lưu giữ. Theo đó, sổ đăng ký cổ đông phải được lưu giữ ở trụ sở công ty hoặc các tổ chức có chức năng lưu trữ. Các cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục, sao chép tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông công ty trong sổ đăng ký. Thông tin trong sổ đăng ký cổ đông không bảo mật với cổ đông công ty mà các cổ đông có quyền được tiếp cận, tra cứu, kiểm tra, trích lục, sao chép thông tin, tuy nhiên chỉ gồm tên và địa chỉ liên lạc của cổ đông khác.

“4. Trường hợp cổ đông thay đổi địa chỉ liên lạc thì phải thông báo kịp thời với công ty để cập nhật vào sổ đăng ký cổ đông. Công ty không chịu trách nhiệm về việc không liên lạc được với cổ đông do không được thông báo thay đổi địa chỉ liên lạc của cổ đông."

Do không giới hạn số lượng thành viên nên cổ đông của công ty cổ phần có thể lên tới con số rất lớn. Vì vậy, để tiện cho hoạt động quản lý công ty thì các cổ đông phải sửa thông tin liên lạc trong sổ đăng ký nếu thông tin này có sự thay đổi trên thực tế. Nếu cổ đông không sửa đổi kịp thời và khiến công ty không thể liên lạc được với cổ đông thì công ty không phải chịu trách nhiệm về vấn đề này. 

“5. Công ty phải cập nhật kịp thời thay đổi cổ đông trong sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu của cổ đông có liên quan theo quy định tại Điều lệ công ty.”

Do tính chất vốn mở nên cổ đông của công ty cổ phần có thể thay đổi. Theo đó, công ty phải thay đổi những thông tin của cổ đông cũ và bổ sung thông tin của cổ đông mới.

Do tính chất dễ dàng chuyển nhượng của vốn nên cổ đông trong công ty cổ phần không cố định. Do đó, việc lưu giữ các thông tin của tất cả các cổ đông và cổ phần sở hữu của từng cổ đông là điều cần thiết. Bởi vậy, sổ đăng ký cổ đông là một văn bản quan trọng, bắt buộc phải có trong công ty cổ phần. 

           Luật Hoàng Anh