Điều kiện ban hành, sửa đổi, bổ sung nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là quy định quan trọng do người sử dụng lao động ban hành tại nơi làm việc. Việc xây dựng, ban hành, sửa đổi, bổ sung nội quy lao động cũng phải được thực hiện với các điều kiện nhất định. Đó là những điều kiện gì? Sau đây Luật Hoàng Anh xin trình bày về vấn đề này.

I. Điều kiện ban hành nội quy lao động

1. Số lượng người lao động

Theo Khoản 1 Điều 118 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019:

“1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản.”

Số lượng người lao động của người sử dụng lao động từ 10 người trở lên thì người sử dụng lao động phải xây dựng nội quy lao động, vì khi đạt đến 10 người lao động trở lên, người sử dụng lao động khó có thể quản lý, giám sát, điều hành người lao động một cách chặt chẽ và đầy đủ được. Với số lượng người lao động trên 10, tại nơi làm việc không chỉ có quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động mà còn phát sinh quan hệ giữa người lao động này với người lao động khác. Giữa các quan hệ phức tạp tại nơi làm việc giữa các chủ thể khác nhau, có thể xảy ra nhiều bất đồng, thậm chí dẫn đến tranh chấp lao động nếu người sử dụng lao động không thực hiện xây dựng một văn bản thống nhất chung về hoạt động của người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình làm việc, tại nơi làm việc. Do đó cần phải xây dựng nội quy lao động. Với tính chất quan trọng như vậy, nội quy lao động phải được xây dựng bằng văn bản, để có thể lưu trữ và công khai trước người lao động chịu sự điều chỉnh của nội quy lao động.

Vậy nếu sử dụng ít hơn 10 người lao động, người sử dụng lao động có phải xây dựng nội quy lao động không?

Theo Khoản 1 Điều 69 Nghị định số 145/2019/QH14 ngày 14/12/2020:

“1. Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.”

Như vậy, người sử dụng lao động không nhất thiết phải xây dựng nội quy lao động bằng văn bản khi số lượng người lao động dưới 10 người nhưng vẫn phải thỏa thuận với người lao động nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động. Các quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất có thể chi tiết hơn so với nội quy lao động do đây là nội dung của hợp đồng lao động, thỏa thuận giữa riêng người lao động và người sử dụng lao động.

2. Ý kiến của tổ chức đại diện người lao động

Theo Khoản 3 Điều 118 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019:

“3. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.”

Nội quy lao động do người sử dụng lao động xây dựng, nhưng nội quy lao động ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, nên nếu người sử dụng lao động tự mình thực hiện xây dựng và ban hành nội quy lao động, thì nội quy lao động sẽ chịu ý chí duy nhất của người sử dụng lao động, dẫn đến người sử dụng lao động có thể lợi dụng nội quy lao động làm ảnh hưởng đến quyền và quyền lợi của người lao động. Do đó, người sử dụng lao động phải lấy ý kiến tham khảo từ tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, tức tổ chức đại diện cho ý chí, nguyện vọng của phần lớn hoặc tất cả những người lao động làm việc tại nơi làm việc cho người sử dụng lao động.

3. Thông báo cho người lao động

Theo Khoản 4 Điều 118 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019

“4. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.”

Nội quy lao động do tác động trực tiếp đến người lao động nên phải được công khai rộng rãi đối với người lao động bằng cách niêm yết tại nơi làm việc để người lao động tại nơi làm việc, để người lao động thực hiện theo.

II. Điều kiện sửa đổi, bổ sung nội quy lao động

Tương tự như trường hợp ban hành nội quy lao động, khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động phải thực hiện việc lấy ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Mục đích cũng để đảm bảo các nội dung liên quan mật thiết đến quyền và quyền lợi của người lao động, đảm bảo người lao động không bị người sử dụng lao động chèn ép.

Như vậy, quy định về điều kiện ban hành, sửa đổi, bổ sung nội quy lao động được xây dựng một cách hợp lý, rõ ràng, đảm bảo sự cân bằng giữa người lao động và người sử dụng lao động.

Luật Hoàng Anh