Thư ký Hội đồng trọng tài lao động có trách nhiệm gì?

Thư ký Hội đồng trọng tài lao động là 01 trong 02 vị trí quan trọng của Hội đồng trọng tài lao động và do công chức của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nắm giữ. Vậy, thư ký Hội đồng trọng tài lao động có trách nhiệm gì? Sau đây Luật Hoàng Anh xin trình bày về vấn đề này.

Căn cứ pháp lý

- Bộ Luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2019 (Bộ Luật lao động 2019);

- Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 14 tháng 12 năm 2020 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của bộ luật lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động.

Giải quyết tranh chấp lao động theo thủ tục trọng tài là gì?

Trọng tài là một phương thức giải quyết tranh chấp trong hòa bình với sự tham gia của bên thứ ba khách quan, công bằng trong việc đưa ra quyết định về vụ việc đối với cả hai bên tranh chấp. Phán quyết trọng tài có thể mang tính khuyến nghị hoặc bắt buộc các bên có nghĩa vụ thực hiện tùy theo pháp luật của mỗi quốc gia. Ở Việt Nam, việc yêu cầu trọng tài giải quyết tranh chấp là hoàn toàn tự nguyện, trên cơ sở sự thỏa thuận của các bên tranh chấp.

Khác với thương lượng và hòa giải, trọng tài lao động được xếp vào hệ thống tài phán ở Việt Nam. Về tổ chức, trọng tài lao động được quy định với mô hình tổ chức hội đồng trọng tài với chủ tịch, thư ký và linh hoạt với các thành viên, là số lẻ và quyết định theo đa số. Hiện nay, theo Bộ Luật Lao động 2019, Ban trọng tài do Hội đồng trọng tài thành lập có thẩm quyền ra quyết định về việc giải quyết tranh chấp, đồng thời thẩm quyết giải quyết tranh chấp lao động của Hội đồng trọng tài bao gồm cả tranh chấp lao động cá nhân và tranh chấp lao động tập thể. Đây là điểm tiến bộ trong quy định pháp luật về giải quyết tranh chấp. Các phần tiếp theo của bài viết Luật Hoàng Anh sẽ phân tích rõ hơn các quy định liên quan đến ban trọng tài lao động.

Cơ cấu của Hội đồng trọng tài

Hội đồng trọng tài lao động được thành lập theo quyết định của chủ tịch ủy ban nhân dân cấp tỉnh bao gồm chủ tịch hội đồng, thư ký hội đồng và các trọng tài viên lao động. Cụ thể:

- Chủ tịch Hội đồng trọng tài là lãnh đạo Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cũng là một trọng tài viên và làm việc theo chế độ kiêm nhiệm

- Thư ký Hội đồng trọng tài là công chức của Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, cũng là một trong các trọng tài viên và làm việc theo chế độ chuyên trách.

- Các trọng tài viên khác làm việc theo chế độ kiêm nhiệm

03 thành phần này không thể thiếu trong Hội đồng trọng tài lao động. Chủ tịch Hội đồng trọng tài có trách nhiệm chỉ đạo chung đối với Hội đồng, cũng chịu trách nhiệm lớn về các hoạt động của Hội đồng trọng tài lao động. Thư ký có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ do Chủ tịch Hội đồng trọng tài chỉ định, đồng thời giúp Chủ tịch Hội đồng trọng tài và các thành viên khác thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất, và cũng là chủ thể duy nhất trong Hội đồng trọng tài lao động làm việc ở chế độ chuyên trách, tức chỉ thực hiện duy nhất công việc là thư ký của Hội đồng trọng tài, trong khi các chủ thể khác làm việc ở chế độ kiêm nhiệm, tức thực hiện cùng lúc 02 hoặc nhiều công việc hoặc chức danh. Ngoài ra, dù có chức danh như thế nào thì các thành viên của Hội đồng trọng tài đều là trọng tài viên, tức là tất cả các thành viên đều có thể tham gia vào ban trọng tài về lao động khi cần mà không phân chia chức vụ như Chủ tịch Hội đồng trọng tài, thư ký hay thành viên khác. Do vậy, dù nhiệm vụ của riêng từng chức vụ trong Hội đồng trọng tài có thể khác nhau nhưng vẫn phải đảm bảo thực hiện được nhiệm vụ chung của Hội đồng trọng tài liên quan đến giải quyết tranh chấp về lao động.

Bên cạnh đó, cũng do các chủ thể này được bổ nhiệm bởi Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm nên các trọng tài viên trong Hội đồng trọng tài hưởng các chế độ tương ứng với công việc, hoạt động của mình từ Nhà nước. Ví dụ: Trọng tài viên mỗi ngày nghiên cứu hồ sơ vụ việc, thu thập bằng chứng và tiến hành giải quyết tranh chấp lao động được hưởng tiền bồi dưỡng mức 5% tiền lương tối thiểu tháng bình quân tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc theo hợp đồng (Theo Điểm a, Khoản 1 Điều 103 Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ).

Nhiệm kỳ của Thư ký Hội đồng trọng tài

Khoản 1 Điều 185 Bộ Luật lao động 2019 quy định như sau:

Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập Hội đồng trọng tài lao động, bổ nhiệm Chủ tịch, thư ký và các trọng tài viên lao động của Hội đồng trọng tài lao động. Nhiệm kỳ của Hội đồng trọng tài lao động là 05 năm.

Theo đó, Hội đồng trọng tài lao động có nhiệm kỳ hoạt động là 05 năm. Trong thời gian đó các thành viên của Hội đồng trọng tài nói chung hay thư ký Hội đồng trọng tài nói riêng là cố định, trừ trường hợp bị miễn nhiệm. Hội đồng trọng tài khác với ban trọng tài lao động, vì ban trọng tài lao động được thành lập khi có tranh chấp cụ thể cần giải quyết về lao động, không phải là một nhóm được giữ cố định.

Trong thời gian thực hiện nhiệm vụ của mình, các thành viên của Hội đồng trọng tài phải thực hiện các công việc theo nhiệm vụ nhất định, và phải tổ chức họp định kỳ hằng năm để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của từng thành viên theo quy chế của Hội đồng trọng tài, từ đó đánh giá mức độ hoàn thành công việc, nhiệm vụ của toàn bộ Hội đồng trọng tài để tiếp tục thực hiện, khắc phục trong các năm sau.

Trách nhiệm của Thư ký Hội đồng trọng tài

Theo Khoản 4 Điều 101 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ, thư ký Hội đồng trọng tài lao động có 06 trách nhiệm như sau:

Làm nhiệm vụ thường trực, thực hiện các công việc hành chính, tổ chức, hậu cần bảo đảm các hoạt động của Hội đồng trọng tài lao động

Do thư ký Hội đồng trọng tài lao động làm việc theo chế độ chuyên trách, các thành viên còn lại đều làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, nên đây là thành viên duy nhất trong Hội đồng trọng tài lao động có thể thực hiện các nhiệm vụ thường trực như tiếp nhận hồ sơ, đơn yêu cầu giải quyết từ các cơ quan có thẩm quyền và gửi tới Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động. Ngoài ra, thư ký Hội đồng trọng tài hòa giải lao động cũng phải tham gia vào các hoạt động tổ chức, hậu cần như giúp Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động lựa chọn các văn phòng phẩm, đồ ăn, đồ uống phục vụ cho các cuộc họp thường niên giữa các thành viên, chịu trách nhiệm bố trí các thiết bị, đồ dùng cần thiết cho hoạt động thực hiện nhiệm vụ của các thành viên trong Hội đồng trọng tài lao động. Các hoạt động này đều nhằm đảm bảo Hội đồng trọng tài lao động được vận hành một cách trơn tru nhất, các thành viên thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả nhất.

Giúp Hội đồng trọng tài lao động lập kế hoạch công tác, tổ chức các cuộc họp giải quyết tranh chấp lao động của Ban trọng tài lao động

Thư ký Hội đồng trọng tài lao động có trách nhiệm giúp sức cho Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động không chỉ trong hoạt động hậu cần mà còn trong việc lập kế hoạch công tác, tổ chức các cuộc họp giải quyết tranh chấp của Ban trọng tài lao động. Vì Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động là chức vụ kiêm nhiệm, người nắm giữ vị trí này không thể tự mình thực hiện hết các công việc trong quyền hạn của mình khi phải thực hiện 02 nhiệm vụ cho 02 công việc khác nhau. Thư ký giúp Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động lập kế hoạch công tác theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động (soạn văn bản, nêu ý kiến góp ý với Chủ tịch), tiến hành tổ chức các cuộc họp theo quyết định của Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động (thực hiện các công việc tổ chức thực tế, bố trí địa điểm, thời gian phù hợp với các thành viên Hội đồng trọng tài lao động và các bên giải quyết tranh chấp.

Tiếp nhận yêu cầu giải quyết tranh chấp lao động, tham mưu, đề xuất cho Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động lựa chọn và thành lập Ban trọng tài lao động

Thư ký Hội đồng trọng tài lao động là thành viên thực hiện nhiệm vụ thường trực nên là thành viên duy nhất có thể tiếp nhận đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp từ các cơ quan có thẩm quyền điều phối đơn giải quyết tranh chấp (Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội, Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Do vậy, thư ký Hội đồng trọng tài lao động là thành viên đầu tiên trong Hội đồng trọng tài lao động được tiếp nhận, nghiên cứu, xem xét các đơn yêu cầu. Điều đó dẫn đến trách nhiệm tham mưu, đề xuất lựa chọn thành viên phù hợp cho Ban trọng tài lao động. Ngoài ra thư ký còn có nhiệm vụ tham mưu giúp Chủ tịch Hội đồng về việc lựa chọn trọng tài viên tham gia Ban trọng tài lao động trong trường hợp các bên tranh chấp không chọn được trọng tài viên hoặc các trọng tài viên được các bên chọn không chọn được Trưởng ban trọng tài lao động.

Tham gia và thực hiện nhiệm vụ của Ban trọng tài lao động theo quy định tại Điều 102 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ

Thư ký Hội đồng trọng tài lao động cũng là thành viên của Hội đồng trọng tài lao động, và cũng là trọng tài viên. Và đã là trọng tài viên trong Hội đồng trọng tài lao động thì đều phải thực hiện các nhiệm vụ cơ bản của trọng tài viên là tham gia giải quyết tranh chấp lao động. Tức là thư ký vẫn phải tham gia Ban trọng tài lao động lao động với tư cách trọng tài viên, tham gia giải quyết tranh chấp lao động với tư cách trọng tài viên

Phân loại, lưu trữ hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động theo quy định

Do thư ký Hội đồng trọng tài lao động là người tiếp nhận hồ sơ, yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền, nên cũng là người chịu trách nhiệm phân loại, lưu trữ hồ sơ giải quyết tranh chấp lao động. Việc phân loại hồ sơ có thể dựa trên phân công, ý kiến của Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động về các loại hồ sơ được phân loại. Thư ký Hội đồng trọng tài lao động chịu trách nhiệm hoàn toàn về việc lưu trữ hồ sơ, sắp xếp lưu trữ hồ sơ ngay cả khi đã giải quyết xong các tranh chấp, nhằm đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động giải quyết tranh chấp.

Thực hiện các công việc khác theo phân công của Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động và quy chế hoạt động của Hội đồng trọng tài lao động

Ngoài các công việc trên, thư ký Hội đồng trọng tài lao động có thể phải làm các công việc khác theo phân công của Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động và quy chế của Hội đồng trọng tài lao động. Nguyên nhân do thư ký có trách nhiệm hỗ trợ cho Chủ tịch Hội đồng trọng tài lao động và đôi khi là các thành viên của Hội đồng trọng tài lao động. Các công việc hỗ trợ có thể không được xác định cụ thể trong các văn bản pháp luật mà dựa vào tình hình thực tế, quy chế hoạt động của Hội đồng để thực hiện.

Chế độ đối với Thư ký Hội đồng trọng tài

Khoản 2 Điều 103 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định:

Thư ký Hội đồng trọng tài lao động được hưởng phụ cấp trách nhiệm công việc mức 0,5 so với mức lương cơ sở theo Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang. Khi Chính phủ ban hành chế độ tiền lương mới theo Nghị quyết số 27-NQ/TW ngày 21 tháng 5 năm 2018 của Hội nghị lần thứ bảy Ban Chấp hành Trung ương khóa XII về cải cách chính sách tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lực lượng vũ trang và người lao động trong doanh nghiệp thì thực hiện chế độ phụ cấp trách nhiệm công việc theo quy định mới.

Luật Hoàng Anh