Người sử dụng lao động có trách nhiệm quản lý người lao động. Vậy trách nhiệm quản lý này được thể hiện như thế nào? Việc quản lý lao động có phải của mình người sử dụng lao động không? Sau đây Luật Hoàng Anh xin trình bày về vấn đề này.

Người sử dụng lao động có 02 trách nhiệm quản lý người lao động, theo Điều 12 Bộ luật lao động số 45/2019/QH14 ngày 20/11/2019:

“Điều 12. Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.”

Theo quy định trên:

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu

Sổ quản lý người lao động có thể ở dạng bản giấy hoặc bản điện tử, có chức năng quan trọng đối với việc quản lý người sử dụng lao động và người lao động của cơ quan Nhà nước cũng như việc quản lý người lao động của người sử dụng lao động. Do vậy, việc lập, cập nhật, quản lý sổ quản lý lao động đều cần phải được quy định chi tiết:

- Về việc lập sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện lập sổ quản lý lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Sổ quản lý phải được đặt tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

- Về việc cập nhật sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động có trách nhiệm cập nhật thông tin người lao động vào sở quản lý kể từ ngày người lao động bắt đầu làm việc.

- Về việc quản lý sổ quản lý lao động, người sử dụng lao động phải quản lý, bảo quản sổ quản lý lao động và xuất trình sổ quản lý lao động với cơ quan quản lý về lao động và các cơ quan liên quan khi có yêu cầu theo quy định của pháp luật.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội

Việc khai trình việc sử dụng lao động khác với việc lập sổ quản lý người lao động. Đây không phải là công việc người sử dụng lao động tự hiện trong nội bộ. Đây là công việc bắt buộc người sử dụng lao động phải làm đối với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm đảm bảo hoạt động quản lý của Nhà nước.

- Người sử dụng lao động phải chuẩn bị hồ sơ theo mẫu, nội dung hồ sơ về người lao động làm việc cho doanh nghiệp tại trụ sở, văn phòng, chi nhánh và nộp lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, ở đây là cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời, phải tiến hành thông báo cho bảo hiểm xã hội.

- Trong quá trình hoạt động, có thể có sự thay đổi về người lao động. Người sử dụng lao động phải định kỳ báo cáo về tình hình thay đổi về người lao động, theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), và phải báo cáo đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy.

Hoạt động khai trình này khác với hoạt động lập và quản lý sổ quản lý lao động vì hoạt động lập và quản lý sổ quản lý lao động thực chất là hoạt động quản lý nội bộ của người sử dụng lao động, Nhà nước chỉ có trách nhiệm giám sát hoạt động thực hiện lập và quản lý sổ theo đúng quy định của pháp luật, còn hoạt động khai trình là hoạt động mang tính hành chính Nhà nước, khi người sử dụng lao động phải trực tiếp trình lên cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về lao động để Nhà nước quản lý.

            Như vậy, trách nhiệm quản lý người lao động của người sử dụng lao động nằm ở bản thân trách nhiệm tự quản lý của người sử dụng lao động và trách nhiệm liên kết với cơ quan Nhà nước để quản lý người lao động thông qua các hoạt động khác nhau như lập, quản lý sổ quản lý lao động hoặc khai trình, thông báo cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Tất cả nhằm đảm bảo người sử dụng lao động quản lý người lao động chặt chẽ ở mức tối đa đồng thời Nhà nước có thể giám sát việc quản lý người lao động của người sử dụng lao động một cách chặt chẽ, tránh tình trạng lạch luật, làm trái luật mà cơ quan Nhà nước không giám sát được.

Luật Hoàng Anh