Trình tự, thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại là điều mà người sử dụng lao động và người lao động nào cũng cần biết để đảm bảo quyền lợi của mình. Trình tự, thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại đối với người lao động được quy định như thế nào trong pháp luật về lao động? Sau đây Luật Hoàng Anh xin trình bày về vấn đề này.

Theo Điều 71 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, trình tự, thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại được tiến hành chủ yếu bởi người sử dụng lao động, các chủ thể khác tham gia xử lý bồi thường theo sự tổ chức của người sử dụng lao động.

1. Yêu cầu người lao động viết tường trình bằng văn bản

Theo Khoản 1 Điều 71 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, ngay khi người sử dụng lao động phát hiện người lao động có hành vi làm hư hỏng, làm mất dụng cụ, thiết bị hoặc làm mất tài sản của người sử dụng lao động hoặc tài sản khác do người sử dụng lao động giao hoặc có hành vi khác gây thiệt hại tài sản của người sử dụng lao động hoặc tiêu hao vật tư quá định mức cho phép, thì yêu cầu người lao động viết tường trình bằng văn bản. Người lao động khi được yêu cầu phải viết bản tường trình một cách trung thực và chi tiết.

Nội dung của bản tường trình cần có quá trình thiết bị, dụng cụ, tài sản bị hư hỏng, mất, hay bị tiêu hao quá mức quy định cho phép, các hành vi mà người lao động đã thực hiện trong suốt quá trình đó, thời điểm hậu quả thiệt hại xảy ra, miêu tả kỹ lưỡng mức thiệt hại trực quan vào thời điểm đó.

Bản tường trình này có thể làm chứng cứ, căn cứ để người sử dụng lao động quyết định người lao động có phải bồi thường thiệt hại hay không, mức bồi thường thiệt hại và xác định thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại.

2. Thông báo cho các chủ thể phải tham gia họp xử lý bồi thường thiệt hại

Theo Điểm a Khoản 2 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, người sử dụng lao động tiến hành thông báo cho các chủ thể phải tham gia họp xử lý bồi thường thiệt hại trong thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại (Tham khảo: Thời hiệu xử lý bồi thường thiệt hại đối với người lao động như thế nào?) và ít nhất 05 ngày trước khi chính thức tiến hành họp xử lý bồi thường thiệt hại và phải đảm bảo các chủ thể này nhận được thông báo trước khi cuộc họp diễn ra.

Nội dung thông báo của người sử dụng lao động bao gồm: thời gian, địa điểm tiến hành họp xử lý bồi thường thiệt hại; họ tên người bị xử lý bồi thường thiệt hại và hành vi vi phạm.

Các chủ thể phải tham gia họp xử lý bồi thường thiệt hại (tức các chủ thể được thông báo) là:

- Người lao động có hành vi gây ra thiệt hại cho người sử dụng lao động

- Người đại diện hợp pháp của người lao động dưới 15 tuổi

- Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở

- Thẩm định viên về giá (nếu có)

Các chủ thể này phải tham gia cuộc họp, nên sau khi nhận được thông báo phải xác nhận tham gia với người sử dụng lao động. Nếu một trong các chủ thể này không thể tham gia do thời gian, địa điểm, thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận lại về thời gian, địa điểm. Nếu vẫn không thể thỏa thuận được thì người sử dụng lao động tự quyết về vấn đề này. Trường hợp họp tại thời gian, địa điểm khác so với thông báo ban đầu, người sử dụng lao động phải thông báo lại cho các bên biết.

3. Tiến hành họp xử lý bồi thường thiệt hại

Việc tổ chức họp xử lý kỷ luật được người sử dụng lao động tiến hành tại thời gian, địa điểm đã thông báo cho các chủ thể bắt buộc tham gia biết. Tuy nhiên, có chủ thể không xác nhận tham gia hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tổ chức cuộc họp, miễn là người sử dụng lao động vẫn mặt và tổ chức.

Trong quá trình tiến hành cuộc họp xử lý bồi thường thiệt hại, các bên trao đổi về hành vi của người lao động có phải là hành vi vi phạm không, mối quan hệ nhân quả giữa hành vi vi phạm của người lao động với thiệt hại của người sử dụng lao động, lỗi và mức độ lỗi của người lao động đối với hành vi vi phạm, các căn cứ xử lý bồi thường thiệt hại, mức độ thiệt hại thực tế của người sử dụng lao động, khả năng trả bồi thường thiệt hại của người sử dụng lao động để cân nhắc mức bồi thường thiệt hại của người lao động, thỏa thuận về khấu trừ tiền lương của người lao động (khấu trừ như thế nào, bao nhiêu phần trăm),…

Theo Khoản 3 Điều 71 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, toàn bộ quá trình này phải được ghi lại bằng biên bản. Đến cuối cuộc họp các bên tham gia phải ký vào biên bản này xác nhận, nếu không ký thì người ghi biên bản phải ghi rõ tên người không ký, lý do không ký vào nội dung biên bản. Biên bản này có ý nghĩa quan trọng để chứng minh hoạt động xử lý bồi thường thiệt hại được tiến hành công khai, minh bạch, dân chủ, người sử dụng lao động không chèn ép người lao động, cũng là chứng cứ nếu xảy ra tranh chấp lao động liên quan đến hoạt động bồi thường thiệt hại cho người sử dụng lao động của người lao động.

4. Ban hành quyết định xử lý bồi thường thiệt hại

Theo Khoản 4 Điều 71 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ, sau khi cuộc họp xử lý bồi thường thiệt hại kết thúc, người có thẩm quyền phía người sử dụng lao động (người ký kết hợp đồng lao động từ phía người lao động hoặc người được quy định trong nội quy lao động) ban hành quyết định xử lý bồi thường thiệt hại nếu xác định chính xác hành vi của người lao động gây ra thiệt hại cho người sử dụng lao động. Nội dung của quyết định này bao gồm: mức thiệt hại, nguyên nhân thiệt hại, mức bồi thường thiệt hại, thời hạn và hình thức bồi thường thiệt hại.

Đây cũng là chứng cứ quan trọng nếu xảy ra tranh chấp lao động liên quan đến vấn đề bồi thường thiệt hại. Vì vậy, để đảm bảo minh bạch, công khai, người sử dụng lao động phải gửi quyết định này cho tất cả chủ thể phải tham dự họp xử lý bồi thường thiệt hại (tức các chủ thể được người sử dụng thông báo về cuộc họp trước khi tiến hành), ngay cả khi các chủ thể này không xác nhận tham gia, hay vắng mặt tại cuộc họp xử lý bồi thường thiệt hại.

Như vậy, Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 của Chính phủ quy định khá chi tiết về quy trình, thủ tục xử lý bồi thường thiệt hại. Quy trình, thủ tục này gần tương tự với quy trình xử lý kỷ luật lao động. Nếu một người lao động vừa có hành vi vi phạm kỷ luật, hành vi vi phạm đó dẫn đến hư hỏng, mất thiết bị, dụng cụ, hao tốn vật tư quá mức quy định và gây ra thiệt hại cho người lao động thì có thể tiến hành xử lý kỷ luật lao động đồng thời xử lý bồi thường thiệt hại.