Nguyên tắc chung về xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ

Thứ ba, 31/01/2023, 16:41:57 (GMT+7)

Nêu các quy tắc phải tuân theo khi xây dựng thông tin về hóa đơn, chứng từ

MỤC LỤC

MỤC LỤC

Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thuế được sử dụng theo hình thức hóa đơn, chứng từ điện tử hoặc hóa đơn, chứng từ đặt in mua của cơ quan thuế. Khi sử dụng hóa đơn chứng từ điện tử, thông tin sẽ lưu trực tiếp trên hệ thống điện tử của cơ quan quản lý thuế. Còn khi sử dụng hóa đơn, chứng từ đặt mua của cơ quan thuế thì các cơ quan này sẽ kiểm soát thông tin qua hóa đơn, chứng từ nộp về theo kỳ quyết toán. Chính vì những điều này mà hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý một cách thống nhất từ trung ương đến địa phương, nhằm tránh sai sót, sai lệch về thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý thuế. Thêm vào đó là để thuận tiện trong quá trình kiểm tra, rà soát hóa đơn, chứng từ.

1. Hóa đơn, chứng từ là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được hiểu là:

“ Điều 3

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Như vậy hóa đơn là tài liệu ghi nhận các thông tin về giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa bên mua và bên bán, bên cung ứng dịch vụ để nhằm xác nhận giao dịch cũng như là căn cứ để giải quyết các vấn đề phát sinh về sau.

Thêm vào đó, tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, chứng từ được định nghĩa là:

“Điều 3

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.”

Khác với hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin về mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, chứng từ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thu thuế, phí, lệ phí hay các khoản khấu trừ. Chứng từ tồn tại dưới dạng biên lai hoặc chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

2. Nguyên tắc chung về xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ

Căn cứ vào Điều 41 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có 07 nguyên tắc cần tuân theo khi xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ.

2.1. Hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin.

Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thuế được sử dụng theo hình thức hóa đơn, chứng từ điện tử hoặc hóa đơn, chứng từ đặt in mua của cơ quan thuế. Khi sử dụng hóa đơn chứng từ điện tử, thông tin sẽ lưu trực tiếp trên hệ thống điện tử của cơ quan quản lý thuế. Còn khi sử dụng hóa đơn, chứng từ đặt mua của cơ quan thuế thì các cơ quan này sẽ kiểm soát thông tin qua hóa đơn, chứng từ nộp về theo kỳ quyết toán. Chính vì những điều này mà hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý một cách thống nhất từ trung ương đến địa phương, nhằm tránh sai sót, sai lệch về thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý thuế. Thêm vào đó là để thuận tiện trong quá trình kiểm tra, rà soát hóa đơn, chứng từ.

2.2. Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.

Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ là tập hợp các dữ liệu thông tin hóa đơn, chứng từ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử (Điểm a Khoản 1 Điều 43 NGhị định số 123/2020/NĐ-CP). Trước hết, nguyên tắc quan trọng nhất là cơ sở này phải được đảm mật an toàn bởi trong đó có thông tin của tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, chứng từ. Bảo mật cơ sở dữ liệu điện tử là bảo đảm thông tin của người sử dụng hóa đơn, chứng từ không bị rò rỉ.

2.3. Các thông tin, dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng thường xuyên; đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.

Thông tin, dữ liệu được thu thập, cập nhật thường xuyên để tránh bị tích, dồn quá nhiều khiến công tác cập nhật, lưu trữ bị quá tải. Hơn thế nữa, nếu các thông tin không được cập nhật chính xác, khách quan thì sẽ mất công bằng giữa những người sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Ví dụ: cán bộ thuế thông đồng, móc nối với người sử dụng hóa đơn, chứng từ để trục lợi.

2.4. Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời.

Tương tự như khi thu thập, cập nhật dữ liệu hóa đơn, chứng từ, việc xây dựng, quản lý và khai thác cũng phải khách quan, kịp thời để phục vụ cho công tác quản lý thuế cũng như đảm bảo công bằng cho người sử dụng.

2.5. Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu thuận tiện, hiệu quả.

Ngày nay, song hành cùng sự phát triển của khoa học công nghệ, các lĩnh vực đều ứng dụng công nghệ số để đạt hiệu quả cao hơn. Bởi lẽ đó, cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ cũng hướng đến xây dựng và kết nối bằng hình thức điện tử để thuận tiện trong khâu trao đổi cũng như tra cứu và lưu trữ.

2.6. Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo đúng mục đích, tuân theo các quy định của pháp luật.

Khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ đúng mục đích là đảm bảo tính khách quan, trung thực của hoạt động này.

2.7. Cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được kết nối, trao đổi với hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương có liên quan.

Việc trao đổi dữ liệu về hóa đơn, chứng từ giữa các bộ, ngành có liên quan giúp cho việc quản lý được chặt chẽ, hiệu quả hơn.

Trên đây là các nguyên tắc chung phải tuân theo khi xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ.

Luật Hoàng Anh

Luật Sư Phạm Thị Thu Hà

Chuyên viên pháp lý Trịnh Thị Chình

Luật Sư Nguyễn Thị Ngàn

Luật Sư Vũ Khánh Hiếu

Luật Sư Nguyễn Thùy Dung

Thạc sĩ kinh tế Nguyễn Mai Hương

Luật Sư Lê Tiến Thành

Chuyên viên pháp lý Nguyễn Thị Diệu Quỳnh

Chuyên viên pháp lý Nguyễn Thị Thu Hiền

Luật Sư Đào Hồng Sơn

Luật sư NGUYỄN ĐÌNH HIỆP - Những con số biết nói

Với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý, Luật sư Nguyễn Đình Hiệp có sự am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật Việt Nam và triển khai thành công rất nhiều các vụ việc như:

2

Tư vấn mở chuỗi kinh doanh nhượng quyền thương mại

2

Tư vấn cấp Giấy phép viễn thông cho doanh nghiệp Việt Nam

8

Tư vấn pháp lý thường xuyên cho các doanh nghiệp Việt Nam, Trung Quốc, Hàn Quốc. Tiêu biểu như Công ty CP Tập đoàn Bình Minh, Công ty CP DV Viễn thông Hải Phòng

10

Tư vấn, xử lý thu hồi công nợ và khởi kiện/khởi tố các đối tượng có nợ khó đòi

10

Tư vấn pháp lý đầu tư, giấy phép, chuyển nhượng các dự án khoáng sản. Tiêu biểu như Dự án khai thác Khoáng sản của Công ty khoáng sản An Vượng tại huyện Đà Bắc tỉnh Hoà Bình (50ha).

15

Tư vấn pháp lý dự án đầu tư mở rộng sản xuất. Tiêu biểu như Dự án sản xuất 50 triệu sản phẩm điện tử thanh toán Công ty TNHH ST Vina (Hàn Quốc); Dự án mở rộng quy mô sản xuất của Công ty TNHH RFTech Việt Nam lên 20 triệu đô la Mỹ;

20

Tư vấn hợp đồng chuyển giao công nghệ và thực hiện thủ tục đăng ký hợp đồng chuyển giao công nghệ (hầu hết là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài)

20

Tư vấn pháp lý dự án đầu tư bất động sản. Tiêu biểu như Dự án khu nghỉ dưỡng tại Vịnh Lan Hạ, thành phố Hải Phòng (30ha); Khu du lịch sinh thái và nghỉ dưỡng Avana Mai Chau Hideway, tỉnh Hòa Bình (32ha)

30

Tư vấn, thành lập các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong các lĩnh vực. Tiêu biểu như Dự án nhà máy sản xuất của Công ty Mass Well Limited, Công ty Modern Shine Limited tại Trung tâm công nghiệp GNP Yên Bình

300

Tư vấn hồ sơ công bố sản phẩm, hồ sơ phòng cháy chữa cháy, hồ sơ an toàn vệ sinh thực phẩm, đăng ký mã số mã vạch, đăng ký/thông báo website…

500

Tư vấn bảo hộ nhãn hiệu (thương hiệu), quyền tác giả, sáng chế

700

Tư vấn, thực hiện các thủ tục, giấy phép con như: Giấy phép lao động cho người nước ngoài, cấp phép tạm trú cho người nước ngoài, Giấy phép trung tâm ngoại ngữ, Giấy phép ngành dược, Giấy phép quảng cáo…

2000

Tư vấn, thành lập các doanh nghiệp mới, chi nhánh, văn phòng đại diện trên cả nước; các thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên cả nước

3000

Tư vấn các vụ việc ly hôn, chia tài sản, quyền nuôi con; chia thừa kế; tranh chấp đất đai; tố tụng dân sự, tố tụng hình sự và tố tụng hành chính.

Dịch vụ pháp lý

Để nhận tin tức và quà tặng từ Luật Hoàng Anh

Đăng ký email

Số điện thoại nhận tin

© Bản quyền thuộc về -Luật Hoàng Anh- Mọi sự sao chép phải được sự chấp thuận của Luật Hoàng Anh bằng văn bản.
Lên đầu trang zalo.png messenger.png 0908 308 123
Tư vấn miễn phí ngay Chat với luật sư