Nguyên tắc chung về xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ

Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thuế được sử dụng theo hình thức hóa đơn, chứng từ điện tử hoặc hóa đơn, chứng từ đặt in mua của cơ quan thuế. Khi sử dụng hóa đơn chứng từ điện tử, thông tin sẽ lưu trực tiếp trên hệ thống điện tử của cơ quan quản lý thuế. Còn khi sử dụng hóa đơn, chứng từ đặt mua của cơ quan thuế thì các cơ quan này sẽ kiểm soát thông tin qua hóa đơn, chứng từ nộp về theo kỳ quyết toán. Chính vì những điều này mà hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý một cách thống nhất từ trung ương đến địa phương, nhằm tránh sai sót, sai lệch về thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý thuế. Thêm vào đó là để thuận tiện trong quá trình kiểm tra, rà soát hóa đơn, chứng từ.

1. Hóa đơn, chứng từ là gì?

Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được hiểu là:

“ Điều 3

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.”

Như vậy hóa đơn là tài liệu ghi nhận các thông tin về giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa bên mua và bên bán, bên cung ứng dịch vụ để nhằm xác nhận giao dịch cũng như là căn cứ để giải quyết các vấn đề phát sinh về sau.

Thêm vào đó, tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, chứng từ được định nghĩa là:

“Điều 3

4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế.”

Khác với hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin về mua bán, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, chứng từ dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thu thuế, phí, lệ phí hay các khoản khấu trừ. Chứng từ tồn tại dưới dạng biên lai hoặc chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

2. Nguyên tắc chung về xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ

Căn cứ vào Điều 41 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có 07 nguyên tắc cần tuân theo khi xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ.

2.1. Hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý thống nhất từ trung ương đến địa phương; tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin.

Hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật thuế được sử dụng theo hình thức hóa đơn, chứng từ điện tử hoặc hóa đơn, chứng từ đặt in mua của cơ quan thuế. Khi sử dụng hóa đơn chứng từ điện tử, thông tin sẽ lưu trực tiếp trên hệ thống điện tử của cơ quan quản lý thuế. Còn khi sử dụng hóa đơn, chứng từ đặt mua của cơ quan thuế thì các cơ quan này sẽ kiểm soát thông tin qua hóa đơn, chứng từ nộp về theo kỳ quyết toán. Chính vì những điều này mà hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ phải được xây dựng và quản lý một cách thống nhất từ trung ương đến địa phương, nhằm tránh sai sót, sai lệch về thông tin, ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý thuế. Thêm vào đó là để thuận tiện trong quá trình kiểm tra, rà soát hóa đơn, chứng từ.

2.2. Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải bảo đảm phục vụ kịp thời cho công tác quản lý thuế, quản lý khác của nhà nước; đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội; bảo đảm tính an toàn, bảo mật và an ninh quốc gia.

Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ là tập hợp các dữ liệu thông tin hóa đơn, chứng từ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử (Điểm a Khoản 1 Điều 43 NGhị định số 123/2020/NĐ-CP). Trước hết, nguyên tắc quan trọng nhất là cơ sở này phải được đảm mật an toàn bởi trong đó có thông tin của tổ chức kinh tế, doanh nghiệp, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn, chứng từ. Bảo mật cơ sở dữ liệu điện tử là bảo đảm thông tin của người sử dụng hóa đơn, chứng từ không bị rò rỉ.

2.3. Các thông tin, dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng thường xuyên; đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan.

Thông tin, dữ liệu được thu thập, cập nhật thường xuyên để tránh bị tích, dồn quá nhiều khiến công tác cập nhật, lưu trữ bị quá tải. Hơn thế nữa, nếu các thông tin không được cập nhật chính xác, khách quan thì sẽ mất công bằng giữa những người sử dụng hóa đơn, chứng từ.

Ví dụ: cán bộ thuế thông đồng, móc nối với người sử dụng hóa đơn, chứng từ để trục lợi.

2.4. Việc xây dựng, quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo tính chính xác, khoa học, khách quan, kịp thời.

Tương tự như khi thu thập, cập nhật dữ liệu hóa đơn, chứng từ, việc xây dựng, quản lý và khai thác cũng phải khách quan, kịp thời để phục vụ cho công tác quản lý thuế cũng như đảm bảo công bằng cho người sử dụng.

2.5. Cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ được xây dựng và kết nối, chia sẻ trên môi trường điện tử phục vụ quản lý, khai thác, cung cấp, sử dụng thông tin, dữ liệu thuận tiện, hiệu quả.

Ngày nay, song hành cùng sự phát triển của khoa học công nghệ, các lĩnh vực đều ứng dụng công nghệ số để đạt hiệu quả cao hơn. Bởi lẽ đó, cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ cũng hướng đến xây dựng và kết nối bằng hình thức điện tử để thuận tiện trong khâu trao đổi cũng như tra cứu và lưu trữ.

2.6. Việc khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ phải đảm bảo đúng mục đích, tuân theo các quy định của pháp luật.

Khai thác, sử dụng thông tin, dữ liệu hóa đơn, chứng từ đúng mục đích là đảm bảo tính khách quan, trung thực của hoạt động này.

2.7. Cơ sở dữ liệu về hóa đơn, chứng từ được kết nối, trao đổi với hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương có liên quan.

Việc trao đổi dữ liệu về hóa đơn, chứng từ giữa các bộ, ngành có liên quan giúp cho việc quản lý được chặt chẽ, hiệu quả hơn.

Trên đây là các nguyên tắc chung phải tuân theo khi xây dựng thông tin hóa đơn, chứng từ.

Luật Hoàng Anh

Tổng đài tư vấn pháp luật

0908 308 123
Gửi câu hỏi Đặt lịch hẹn

CÔNG TY LUẬT HOÀNG ANH

Số 2/84 - Trần Quang Diệu - Phường Ô Chợ Dừa - Quận Đống Đa - TP Hà Nội

0908 308 123

luatsu@luathoanganh.vn

Tin liên quan

Xử lý mất, cháy, hỏng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế?

Hỏi đáp Thuế 11/06/2021

Xử lý trong trường hợp hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế bị mất, cháy, hỏng.

Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế?

Hỏi đáp Thuế 11/06/2021

Xử lý hóa đơn đã mua của cơ quan thuế trong trường hợp không tiếp tục sử dụng hoặc đã lập hóa đơn

Quy định như thế nào về chứng từ?

Hỏi đáp Thuế 11/06/2021

Trình bày khái niệm, phân loại và thời điểm lập chứng từ.

Chứng từ có những nội dung gì?

Hỏi đáp Thuế 14/06/2021

Nêu những nội dung có trong chứng từ bao gồm nội dung của chứng từ khấu trừ thuế và biên lai.