Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử. Vậy làm thế nào để hóa đơn điện tử được sử dụng một cách hiệu quả nhất? Giải quyết vấn đề này, Nhà nước đã đề ra nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Căn cứ pháp lý

- Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, số 38/2019/QH14, ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019.

- Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trường hợp khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP cũng như Luật Quản lý thuế 2019.

Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập trên hóa đơn. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn.

Có 03 nguyên tắc khi khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

- Không bắt buộc có chữ ký số.

- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

3. Hướng dẫn lập quản lý, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Tải mẫu quyết định áp dụng theo mẫu Thông tư số 32/2011/TT-BTC bao gồm quyết định sử dụng hóa đơn điện tử và thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 2: Truy cập phần mềm xử lý hóa đơn của Tổng cục thuế.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thứ tự:

Khởi tạo hóa đơn → Đăng ký sử dụng hóa đơn → Thông báo phát hành hóa đơn → Lập hóa đơn (mỗi loại hóa đơn tùy thuộc vào lập việc lập hóa đơn cùng chứng từ bán hàng, hay lập chứng từ bán hàng trước hóa đơn sau, hay lập hóa đơn trước chứng từ sau sẽ có cách lập khác nhau) → Phát hành hóa đơn điện tử → Báo cáo với cơ quan thuế về việc phát hành hóa đơn điện tử → Gửi hóa đơn đến người mua hàng hóa, sử dụng dịch vụ.

Như vậy, khi lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân theo các nguyên tắc mà pháp luật thuế đã đề ra.

Luật Hoàng Anh

Luật sư NGUYỄN ĐÌNH HIỆP - Những con số biết nói

Với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý, Luật sư Nguyễn Đình Hiệp có sự am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật Việt Nam và triển khai thành công rất nhiều các vụ việc như:

Tư vấn mở chuỗi kinh doanh nhượng quyền thương mại

Tư vấn cấp Giấy phép viễn thông cho doanh nghiệp Việt Nam

Tư vấn pháp lý thường xuyên cho các doanh nghiệp Việt Nam, Trung Quốc, Hàn Quốc. Tiêu biểu như Công ty CP Tập đoàn Bình Minh, Công ty CP DV Viễn thông Hải Phòng

Tư vấn, xử lý thu hồi công nợ và khởi kiện/khởi tố các đối tượng có nợ khó đòi

Tư vấn pháp lý đầu tư, giấy phép, chuyển nhượng các dự án khoáng sản. Tiêu biểu như Dự án khai thác Khoáng sản của Công ty khoáng sản An Vượng tại huyện Đà Bắc tỉnh Hoà Bình (50ha).

Tư vấn pháp lý dự án đầu tư mở rộng sản xuất. Tiêu biểu như Dự án sản xuất 50 triệu sản phẩm điện tử thanh toán Công ty TNHH ST Vina (Hàn Quốc); Dự án mở rộng quy mô sản xuất của Công ty TNHH RFTech Việt Nam lên 20 triệu đô la Mỹ;

Tư vấn hợp đồng chuyển giao công nghệ và thực hiện thủ tục đăng ký hợp đồng chuyển giao công nghệ (hầu hết là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài)

Tư vấn pháp lý dự án đầu tư bất động sản. Tiêu biểu như Dự án khu nghỉ dưỡng tại Vịnh Lan Hạ, thành phố Hải Phòng (30ha); Khu du lịch sinh thái và nghỉ dưỡng Avana Mai Chau Hideway, tỉnh Hòa Bình (32ha)

Tư vấn, thành lập các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong các lĩnh vực. Tiêu biểu như Dự án nhà máy sản xuất của Công ty Mass Well Limited, Công ty Modern Shine Limited tại Trung tâm công nghiệp GNP Yên Bình

300

Tư vấn hồ sơ công bố sản phẩm, hồ sơ phòng cháy chữa cháy, hồ sơ an toàn vệ sinh thực phẩm, đăng ký mã số mã vạch, đăng ký/thông báo website…

500

Tư vấn bảo hộ nhãn hiệu (thương hiệu), quyền tác giả, sáng chế

700

Tư vấn, thực hiện các thủ tục, giấy phép con như: Giấy phép lao động cho người nước ngoài, cấp phép tạm trú cho người nước ngoài, Giấy phép trung tâm ngoại ngữ, Giấy phép ngành dược, Giấy phép quảng cáo…

2000

Tư vấn, thành lập các doanh nghiệp mới, chi nhánh, văn phòng đại diện trên cả nước; các thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên cả nước

3000

Tư vấn các vụ việc ly hôn, chia tài sản, quyền nuôi con; chia thừa kế; tranh chấp đất đai; tố tụng dân sự, tố tụng hình sự và tố tụng hành chính.

Chat ngay Gọi ngay Hồ sơ năng lực

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử được quy định như thế nào?

Trình bày về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý

2. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

3. Hướng dẫn lập quản lý, đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử