Quy định đối với cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử đã và đang được truyền thông rộng rãi không chỉ với cá nhân, hộ kinh doanh mà cả đến doanh nghiệp, tổ chức thực hiện hoạt động kinh doanh. Để có một hóa đơn điện tử thì cơ sở dữ liệu là vô cùng quan trọng. Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ trình bày về quy định đối với cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử.

1. Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử là gì?

1.1. Khái niệm

Theo căn cứ tại Khoản 13 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 thì cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử được hiểu là:

“13. Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu thông tin về hóa đơn của các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.”

Thêm vào đó, tại Điều 93 Luật Quản lý thuế năm 2019, Cơ sở dữ liệu về hóa đơn điện tử được sử dụng để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn điện tử cho tổ chức, cá nhân có liên quan.

1.2. Trách  nhiệm của cơ quan thuế đối với cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử

Theo Khoản 1 Điều 93 Luật Quản lý thuế 2019, Cơ quan thuế có trách nhiệm tổ chức xây dựng, quản lý và phát triển cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật của hệ thống thông tin về hóa đơn; tổ chức thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin, quản lý cơ sở dữ liệu hóa đơn và bảo đảm duy trì, vận hành, bảo mật, bảo đảm an ninh, an toàn hệ thống thông tin về hóa đơn; xây dựng định dạng chuẩn về hóa đơn.

2. Cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử gồm những gì?

Cơ sở dữ liệu hóa đơn bao gồm các cơ sở dữ liệu thành phần sau:

- Cơ sở dữ liệu về nội dung hóa đơn

- Cơ sở dữ liệu về số lượng hóa đơn sử dụng theo từng loại hóa đơn.

- Cơ sở dữ liệu về số lượng hóa đơn sử dụng theo từng hình thức hóa đơn.

- Cơ sở dữ liệu về số lượng hóa đơn sử dụng theo người bán hàng hóa, dịch vụ.

- Cơ sở dữ liệu về số lượng hóa đơn hủy.

Lưu ý: các cơ sở dữ liệu thành phần của cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử phải được xây dựng đồng bộ và được tích hợp với nhau. Nội dung, cấu trúc và kiểu thông tin của cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định kỹ thuật về cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế dựa trên từng thời kỳ phải phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin của cơ quan thuế.

3. Việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử

Việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử giữa Tổng cục Thuế với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức tín dụng, tổ chức có chức năng thanh toán và giữa các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan được quy định tại Khoản 3,4,5 Điều 93 Luật Quản lý thuế 2019, theo đó:

“3. Bộ Công Thương, Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Công an, Bộ Giao thông vận tải, Bộ Y tế và cơ quan khác có liên quan có trách nhiệm kết nối chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan cần thiết trong lĩnh vực quản lý với Bộ Tài chính để xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử.

4. Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm sử dụng các thiết bị để truy cập, tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử.

5. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về mẫu, quản lý sử dụng tem điện tử; quy định việc tra cứu, cung cấp, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử; quy định cung cấp thông tin hóa đơn điện tử trong trường hợp không tra cứu được dữ liệu hóa đơn do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng đến việc truy cập mạng Internet.”

Từ những quy định về kết nối, chia sẽ dữ liệu trên ta suy ra được 03 nguyên tắc về việc kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu điện tử:

- Phải có sự phối hợp kết nối, chia sẻ thông tin, dữ liệu điện tử cần thiết giữa các cơ quan có liên quan.

- Bảo đảm việc tiếp cận thông tin, dữ liệu hóa đơn điện tử phục vụ kịp thời cho việc đánh giá, dự báo, hoạch định chiến lược, chính sách, xây dựng kế hoạch, tăng cường hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý thuế.

- Bảo đảm việc trao đổi, cung cấp thông tin, dữ liệu được nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng các yêu cầu về an toàn, an ninh thông tin.

Luật Hoàng Anh