Để theo kịp sự phát triển của công nghệ, kỹ thuật, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã và đang sử dụng hóa đơn điện tử và bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1 tháng 7 năm 2022. Vậy có khi nào được chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy hay không. Luật Hoàng Anh xin giải đáp thắc mắc này trong bài viết sau đây.

1. Hóa đơn, chứng từ điện tử là gì

Khái niệm về hóa đơn, chứng từ điện tử được quy định tại Khoản 2 và Khoản 5 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020.

“2. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

5. Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Hiểu đơn giản, hóa đơn, chứng từ điện tử là tài liệu ở dạng dữ liệu điện tử được lập bởi tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật về thuế, hóa đơn, chứng từ.

2. Khi nào được chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn giấy

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi thuộc một trong các trường hợp sau:

- Có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

- Theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

- Trong đó, hóa đơn, chứng từ điện tử được coi là hợp pháp khi khi đảm bảo đúng nội dung và hình thức theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Có 03 điều kiện khi chuyển từ hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

- Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn, chứng từ điện tử gốc

- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy.

- Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi.

3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy duy nhất 1 lần trong trường hợp dùng để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán 2015.

Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Khoản 3 Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)

Trên đây là những điều kiện, nguyên tắc và các trường hợp được chuyển từ hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy.

Luật Hoàng Anh

Luật sư NGUYỄN ĐÌNH HIỆP - Những con số biết nói

Với 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý, Luật sư Nguyễn Đình Hiệp có sự am hiểu sâu sắc hệ thống pháp luật Việt Nam và triển khai thành công rất nhiều các vụ việc như:

Tư vấn mở chuỗi kinh doanh nhượng quyền thương mại

Tư vấn cấp Giấy phép viễn thông cho doanh nghiệp Việt Nam

Tư vấn pháp lý thường xuyên cho các doanh nghiệp Việt Nam, Trung Quốc, Hàn Quốc. Tiêu biểu như Công ty CP Tập đoàn Bình Minh, Công ty CP DV Viễn thông Hải Phòng

Tư vấn, xử lý thu hồi công nợ và khởi kiện/khởi tố các đối tượng có nợ khó đòi

Tư vấn pháp lý đầu tư, giấy phép, chuyển nhượng các dự án khoáng sản. Tiêu biểu như Dự án khai thác Khoáng sản của Công ty khoáng sản An Vượng tại huyện Đà Bắc tỉnh Hoà Bình (50ha).

Tư vấn pháp lý dự án đầu tư mở rộng sản xuất. Tiêu biểu như Dự án sản xuất 50 triệu sản phẩm điện tử thanh toán Công ty TNHH ST Vina (Hàn Quốc); Dự án mở rộng quy mô sản xuất của Công ty TNHH RFTech Việt Nam lên 20 triệu đô la Mỹ;

Tư vấn hợp đồng chuyển giao công nghệ và thực hiện thủ tục đăng ký hợp đồng chuyển giao công nghệ (hầu hết là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài)

Tư vấn pháp lý dự án đầu tư bất động sản. Tiêu biểu như Dự án khu nghỉ dưỡng tại Vịnh Lan Hạ, thành phố Hải Phòng (30ha); Khu du lịch sinh thái và nghỉ dưỡng Avana Mai Chau Hideway, tỉnh Hòa Bình (32ha)

Tư vấn, thành lập các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam trong các lĩnh vực. Tiêu biểu như Dự án nhà máy sản xuất của Công ty Mass Well Limited, Công ty Modern Shine Limited tại Trung tâm công nghiệp GNP Yên Bình

300

Tư vấn hồ sơ công bố sản phẩm, hồ sơ phòng cháy chữa cháy, hồ sơ an toàn vệ sinh thực phẩm, đăng ký mã số mã vạch, đăng ký/thông báo website…

500

Tư vấn bảo hộ nhãn hiệu (thương hiệu), quyền tác giả, sáng chế

700

Tư vấn, thực hiện các thủ tục, giấy phép con như: Giấy phép lao động cho người nước ngoài, cấp phép tạm trú cho người nước ngoài, Giấy phép trung tâm ngoại ngữ, Giấy phép ngành dược, Giấy phép quảng cáo…

2000

Tư vấn, thành lập các doanh nghiệp mới, chi nhánh, văn phòng đại diện trên cả nước; các thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp trên cả nước

3000

Tư vấn các vụ việc ly hôn, chia tài sản, quyền nuôi con; chia thừa kế; tranh chấp đất đai; tố tụng dân sự, tố tụng hình sự và tố tụng hành chính.

Chat ngay Gọi ngay Hồ sơ năng lực

Quy định về Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy?

Trình bày Quy định về Chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy

1. Hóa đơn, chứng từ điện tử là gì

2. Khi nào được chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn giấy

3. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy