Quy định về định dạng chứng từ điện tử?

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có quy định về chứng từ điện tử - một loại tài liệu được sử dụng phổ biến ngày nay, nhất là trong công tác kế toán, kiểm toán. Vậy định dạng hóa đơn điện tử như thế nào? Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ trình bày về vấn đề này.

1. Chứng từ điện tử là gì

Căn cứ vào Khoản 5 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, chứng từ điện tử được hiểu là:

“Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai theo khoản 4 Điều này được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.”

Theo đó chứng từ điện tử bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế bằng phương tiện điện tử. Cũng từ điều này mà ta suy ra chứng từ điện tử có 02 dạng là biên lai điện tử và chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Quy định về định dạng chứng từ điện tử được ghi nhận tại Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Định dạng biên lai điện tử

Biên lai điện tử theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, được hiểu là “tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”.

Định dạng biên lai điện tử được quy định tại Khoản 1 Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, theo đó:

Các loại biên lai quy định tại điểm b khoản 1 Điều 30 Nghị định này bao gồm biên lai thu thuế, phí, lệ phí; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá; Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá phải thực hiện theo định dạng sau:

- Định dạng biên lai điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML (XML là chữ viết tắt của cụm từ tiếng Anh "eXtensible Markup Language" được tạo ra với mục đích chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống công nghệ thông tin).

- Định dạng biên lai điện tử gồm hai thành phần:

+ Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử.

+ Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

- Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ biên lai điện tử, thành phần chứa dữ liệu chữ ký số và cung cấp công cụ hiển thị các nội dung của biên lai điện tử được Tổng cục Thuế xây dựng và công bố theo quy định tại Nghị định này.

3. Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định tại Điều 25 thông tư số 113/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 thì khấu trừ thuế được hiểu như sau:

“ Điều 25

[...] Khấu trừ thuế  là việc tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ.”

Theo đó có thể suy ra chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là giấy xác nhận của tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện tính trừ số thuế phải nộp vào thu nhập của người nộp thuế trước khi trả thu nhập theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ thuế.

Định dạng chứng từ điện tử khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được quy định tại Khoản 2 Điều 33 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, theo đó:

- Tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi sử dụng chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế theo hình thức điện tử tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng.

- Chứng từ điện tử đảm bảo các nội dung bắt buộc theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định này.

Lưu ý: Chứng từ điện tử, biên lai điện tử phải được hiển thị đầy đủ, chính xác các nội dung của chứng từ đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch để người sử dụng có thể đọc được bằng phương tiện điện tử.

Trên đây là quy định về dịnh dạng chứng từ điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Luật Hoàng Anh