Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật (Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016). Vậy việc lập biên lai được quy định như thế nào? Tổ chức thu phí, lệ phí có thể ủy nhiệm cho chủ thể khác lập biên lai được không? Hãy cùng Luật Hoàng Anh giải đáp những  thắc mắc này qua bài viết sau đây.

1. Quy định về lập biên lai

1.1. Nội dung lập trên biên lai

Khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 quy định về nội dung lập trên biên lai theo đó khi lập biên lai phải đảm bảo các yêu cầu như sau:

- Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Dưới góc độ Tài chính-kế toán, nghiệp vụ kinh tế phát sinh được hiểu là “những sự kiện đã xảy ra trong doanh nghiệp mà gây nên những biến động về tài sản hoặc nguồn vốn”. Trong lĩnh vực thuế, biên lai ghi nhận lại việc nộp các khoản thuế, phí, lệ phí để nộp về ngân sách Nhà nước nên cần độ chính xác tuyệt đối, phục vụ công tác quyết toán.

- Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai, nếu ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng; tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước).

1.2. Tính hợp pháp của biên lai

Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn khoản 1 Điều 37 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính.

Trường hợp không đáp ứng hoặc không tuân thủ theo các yêu cầu về nội dung lập biên lai  thì biên lai không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

2. Quy định về ủy nhiệm lập biên lai

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, tại Khoản 3 Điều 37 quy định về ủy nhiệm lập biên lai như sau:

2.1. Hình thức ủy nhiệm

Tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai.

Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản.

Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm chậm nhất là 03 ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai. Thông báo soạn theo Mẫu số 02/UN-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

2.2. Nội dung văn bản ủy nhiệm

Căn cứ vào Điểm b Khoản 3 Điều 37 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 thì nội dung văn bản ủy nhiệm phải có đầy đủ các thông tin sau:

- Thông tin về biên lai ủy nhiệm: hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số... đến số...)

- Mục đích ủy nhiệm

- Thời hạn ủy nhiệm

- Phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in)

- Phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm

2.3. Thông báo ủy nhiệm

- Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm

- Bên ủy nhiệm gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế đồng thời niêm yết văn bản ủy nhiệm tại nơi tổ chức thu tiền phí lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm.

Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận ủy nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm);

3. Trường hợp có nhiều bên nhận ủy nhiệm

Trong trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu cùng sử dụng hình thức biên lai đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì phải thực hiện ủy nhiệm lập biên lai như sau:

- Tổ chức thu phí, lệ phí phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng biên lai cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm.

- Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số biên lai được phân chia.

4. Trách nhiệm của bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm lập biên lai

Căn cứ vào Điểm e,g Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, tổ chức thu phí, lệ phí(bên ủy nhiệm) và bên nhận ủy nhiệm có trách nhiệm như sau:

- Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các biên lai ủy nhiệm.

- Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng biên lai với cơ quan thuế trực tiếp quản lý, bao gồm cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm sử dụng.

- Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế.

- Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.

Như vậy, khi lập biên lai phải tuân thủ các quy định của pháp luật thuế về hình thức, nội dung lập. Đồng thời, khi đáp ứng các yêu cầu nhất định, tổ chức thu phí, lệ phí được quyền ủy nhiệm cho cơ quan thứ ba lập biên lai giúp mình.

Luật Hoàng Anh