Thực tế sử dụng biên lai có nhiều trường hợp phải tiêu hủy biên lai, ví dụ như khi chuyển từ sử dụng biên lai giấy sang sử dụng biên lai điện tử. Trong bài viết này, Luật Hoàng Anh sẽ trình bày về các trường hợp tiêu hủy biên lai và trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai.

Theo Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước, biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật. Trong đó, biên lai đặt in, biên lai tự in được hiểu là:

Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.

Biên lai tự in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.

Quy định về việc tiêu hủy biên lai ở tại Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

1. Tiêu hủy biên lai là gì?

Theo quy định tại Khoản 2 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, tiêu hủy biên lai được hiểu như sau:

- Tiêu hủy biên lai tự in, biên lai đặt in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo biên lai đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

- Tiêu hủy biên lai điện tử là biện pháp làm cho biên lai điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong biên lai điện tử.

Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy. Việc tiêu hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

2. Các trường hợp tiêu hủy biên lai

Các trường hợp hủy biên lai được quy định tại Khoản 1 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP

- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được tiêu hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu phí, lệ phí.

- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được tiêu hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy biên lai.

Lưu ý: Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

3. Trình tự, thủ tục tiêu hủy biên lai

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 39 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, trình tự thủ tục tiêu hủy biên lai được quy định như sau:

- Về thời hạn : Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu phí, lệ phí phải tiêu hủy biên lai và gửi cơ quan thuế bao gồm nội dung sau:

+ Tên cơ quan thu phí, lệ phí mã số thuế (nếu có)

+ Địa chỉ; phương pháp hủy biên lai

+ Thời gian hủy biên lai: vào hồi mấy giờ, ngày, tháng, năm hủy

+ Tên loại biên lai: Theo Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 có 02 loại là biên lai in sẵn mệnh giá và biên lai không in sẵn mệnh giá. Trong đó:

Biên lai in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (kể cả các hình thức tem, vé)

Biên lai không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí

+ Ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai từ số… đến số

+ Số lượng. Thời hạn tiêu hủy biên lai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng

- Về Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy: Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy. Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm:

+ Tên biên lai

+ Ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai

+ Số lượng biên lai tiêu hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần tiêu hủy không liên tục).

- Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai. Hội đồng tiêu hủy biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước.

Các thành viên Hội đồng tiêu hủy biên lai phải ký vào biên bản tiêu hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

- Về hồ sơ tiêu hủy biên lai gồm:

+ Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy biên lai

+ Bảng kiểm kê biên lai cần tiêu hủy

+ Biên bản tiêu hủy biên lai

+ Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai.

Kết quả này thu theo Mẫu số 02/HUY-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này phải được lập thành 02 bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy biên lai.

Thông báo kết quả tiêu hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai tiêu hủy từ số đến số, lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy.

Lưu ý: Hồ sơ tiêu hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí.

- Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng.

Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.

Trên đây là các trường hợp tiêu hủy biên lai và quy trình, thủ tục thực hiện việc này.

Luật Hoàng Anh