Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật (Khoản 1 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016).  Theo quy định tại Khoản 3 Điều 2 Thông tư này, có các hình thức của biên lai là biên lai điện tử, biên lai đặt in và biên lai tự in. Trong bài viết này, Luật Hoàng Anh sẽ trình bày về việc thông báo phát hành biên lai đặt in, tự in 

1. Nội dung thông báo phát hành biên lai

1.1. Khái niệm biên lai đặt in, tự in

Theo quy định tại Điểm a, b Khoản 3 Điều 2 Thông tư số 303/2016/TT-BTC ngày 15/11/2016 hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách Nhà nước, biên lai đặt in, biên lai tự in được hiểu là:

Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.

Biên lai tự in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.

1.2. Nội dung thông báo phát hành biên lai

Căn cứ tại Khoản 3 Điều 36 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, nội dung thông báo phát hành biên lai gồm:

- Văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn công việc quản lý nhà nước có thu phí, lệ phí. (em không hiểu tại sao thông báo phát hành biên lai lại phải có cái này ạ)

- Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí hoặc cơ quan được ủy quyền thu phí, lệ phí hoặc được ủy nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí.

- Các loại biên lai sử dụng kèm theo biên lai mẫu. 

Biên lai mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên (phần) của biên lai (giao cho người nộp phí, lệ phí), có số biên lai là dãy các chữ số 0, in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên biên lai. 

- Ngày bắt đầu sử dụng biên lai.

- Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức nhận in biên lai (đối với biên lai đặt in); tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in biên lai (đối với biên lai tự in).

- Ngày lập thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức thu phí, lệ phí.

Khi thay đổi toàn bộ hoặc một trong các chỉ tiêu về hình thức và nội dung của biên lai (kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc), tổ chức thu phí, lệ phí gửi thông báo phát hành mới  trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm d khoản 3 Điều này.

2. Phát hành biên lai của cơ quan Thuế

Việc phát hành biên lai của cơ quan Thuế được quy định tại Khoản 2 Điều 36 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 như sau: 

- Biên lai do Cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước.

- Thông báo phát hành biên lai soạn theo mẫu số 02/PH-BLG đính kèm tại phụ lục IA của Nghị định này.

- Thời gian phải được gửi thông báo phát hành: trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán. 

Lưu ý: Khi phát hành biên lai phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.

Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành biên lai lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành biên lai đến Cục Thuế khác.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn nêu trên.

3. Quy trình, thủ tục phát hành biên lai tự đặt, tự in của tổ chức thu phí, lệ phí

Căn cứ vào Điều 36 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, quy trình, thủ tục phát hành biên lai như sau:

Bước 1: Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Thông báo phát hành biên lai và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. trước khi sử dụng biên lai đặt in, tự in. Thông báo phát hành biên lai gửi cơ quan thuế theo phương thức điện tử.

Thông báo phát hành biên lai thực hiện theo mẫu số 02/PH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Bước 2: Gửi thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Thời hạn nộp gửi thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu chậm nhất 05 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng biên lai. 

Theo quy định tại Khoản 4 Điều 36 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, thông báo phát hành biên lai gồm cả biên lai mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức được ủy quyền hoặc ủy nhiệm thu phí, lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai.

Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí gửi đến, cơ quan thuế phát hiện Thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức thu phí, lệ phí biết. Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới đúng quy định.

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí khi phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức biên lai đã thông báo phát hành với cơ quan thuế thì không phải gửi kèm biên lai mẫu.

4. Một số biểu mẫu đính kèm

- Mẫu số 02/ĐCPH-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 

Áp dụng đối với các số biên lai đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có nhu cầu sử dụng biên lai đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

- Mẫu số 02/BK-BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 

Áp dụng đối với trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí có nhu cầu tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành chưa sử dụng hết.

Để tiếp tục sử dụng số biên lai chưa sử dụng hết, tổ chức thu phí, lệ phí nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai, gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số biên lai đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). 

- Mẫu số 02/HUY/BLG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 

Áp dụng khi tổ chức không có nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện hủy các số biên lai chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Luật Hoàng Anh