Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020/NĐ-CP, tại Điều 27 có quy định về việc tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế. Vậy khi nào thì thực hiện tiêu hủy hóa đơn, quy trình tiêu hủy như thế nào? Bài viết sau đây của Luật Hoàng Anh sẽ giải đáp thắc mắc này. 

1. Khi nào phải tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

1.1. Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế là gì?

Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in Theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2021 được định nghĩa như sau: 

“11. Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ:

b) Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”

1.2. Các trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

Các trường hợp phải tiêu hủy hóa đơn được quy định tại Khoản 1 Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

- Trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. 

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. 

- Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế) thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiêu hủy hóa đơn.

Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

- Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán

Lưu ý: Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

2. Quy trình tiêu hủy hóa đơn 

2.1. Tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh 

Quy trình tiêu hủy hóa đơn của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 27 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy.

Bước 2: Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn. 

Hội đồng hủy hóa đơn phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức. 

Hộ, cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 3: Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy ghi chi tiết: 

+ Tên hóa đơn.

+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.

+ Số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục).

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: 

+ Loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số…

+ Lý do tiêu hủy, ngày giờ tiêu hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.

Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn được lập thành 02 bản, một bản lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thời gian gửi Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

2.2. Tiêu hủy hóa đơn của cơ quan thuế

Việc tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Cơ quan Thuế thực hiện tiêu hủy hóa đơn do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán hoặc chưa cấp nhưng không tiếp tục sử dụng.

- Quy trình tiêu hủy hóa đơn do Cục thuế đặt in do Tổng cục Thuế quy định.

Trên đây là các trường hợp được phép tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế và quy trình cũng như thời hạn tiêu hủy loại hóa đơn này. 

Luật Hoàng Anh