Trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế?

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. [1]  Vậy trách nhiệm đặt ra đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là gì? Bài viết sau đây của chúng tôi sẽ trình bày về vấn đề này.

Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, có 05 trách nhiệm đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

1. Quản lý tên và mật khẩu của các tài khoản đã được cơ quan thuế cấp.

Mỗi chủ thể bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ được cơ quan quản lý thuế cấp cho một mã số thuế để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế cũng như phục vụ công tác quản lý của cơ quan quản lý thuế. Mã số thuế này được dùng làm tên đăng nhập vào tài khoản thuế điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế. Khi đăng ký tài khoản thuế điện tử, người nộp thuế được cấp mật khẩu để đăng nhập và thực hiện các giao dịch trong những lần tiếp theo.

Trách nhiệm của người bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ là quản lý tên tài khoản của mình cũng như mật khẩu đã được cấp, tránh việc phải cấp lại mật khẩu làm ảnh hưởng trực tiếp đến công việc của chính họ, như không thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho người mua được, …Đồng thời cũng gây mất thời gian của cơ quan quản lý thuế trong việc kiểm tra và cung cấp lại mật khẩu các tài khoản đã cấp.

2. Tạo lập hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để gửi đến người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

Theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Như vậy, trách nhiệm của người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ là phải tạo lập hóa đơn điện tử để gửi cho người mua cũng như cơ quan thuế. Việc này giúp rút ngắn thời gian làm thủ tục hành chính so với sử dụng hóa đơn giấy, cũng như tăng khả năng bảo mật, quản lý, lưu trữ hóa đơn điện tử.

Bên cạnh đó, tạo lập hóa đơn điện tử do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện nên các chủ thể này phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn. Nếu người mua hay cơ quan thuế trong quá trình thanh tra, kiểm tra phát hiện ra lỗi sai trong hóa đơn điện tử đã xuất thì người lập hóa đơn phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật thuế.

3. Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế

3.1. Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

a) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

+ Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng hoặc quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng hoặc quý) để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật Quản lý thuế năm 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

+ Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì bảng tổng hợp sẽ được tách theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế nhằm đảm bảo yêu cầu gửi nhận dữ liệu trên đường truyền.

+ Đối với hóa đơn gửi theo bảng tổng hợp thì người bán gửi thông tin hủy, điều chỉnh trực tiếp trên bảng tổng hợp của các kỳ tiếp theo mà không gửi thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA Nghị định này đến cơ quan thuế.

+ Các hóa đơn được lập cho tổng doanh thu của người mua là cá nhân không kinh doanh phát sinh trong ngày hoặc tháng theo bảng kê chi tiết thì người bán chỉ gửi dữ liệu hóa đơn điện tử (không kèm bảng kê chi tiết) đến cơ quan thuế.

+ Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu cho khách hàng thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán xăng dầu trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử và chuyển bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử này ngay trong ngày.

b) Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại phần a đã phân tích ở trên.

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.

3.2. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế theo định dạng dữ liệu theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 và hướng dẫn của Tổng cục Thuế bằng hình thức gửi trực tiếp (đối với trường hợp đáp ứng yêu cầu về chuẩn kết nối dữ liệu) hoặc gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

a) Hình thức gửi trực tiếp

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.

b) Hình thức gửi thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế không thuộc trường hợp nêu tại điểm a khoản này thực hiện ký hợp đồng với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử làm dịch vụ chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.

Căn cứ hợp đồng được ký kết, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có trách nhiệm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để tổ chức này gửi tiếp đến cơ quan thuế.

4. Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn của toàn bộ hóa đơn điện tử; thực hiện các quy định pháp luật về bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống dữ liệu điện tử.

Tương tự như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử cũng cần được lưu trữ và đảm bảo tính toàn vẹn nhằm phục vụ cho công tác kiểm tra, tra cứu sau này. Đồng thời, nghiêm cấm các hành vi phá hoại hệ thống dữ liệu điện tử của Tổng cụ thuế.

5. Chấp hành sự thanh tra, kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Như đã phân tích ở trên, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà mình đã lập. Vì vậy, các chủ thể này đương nhiên sẽ phải chấp hành sự thanh tra, đối chiếu của cơ quan thuế và các cơ quan có thẩm quyền khác.

Trên đây là trách nhiệm đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Luật Hoàng Anh

[1] Chính phủ (2020) Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, Điểm a Khoản 2 Điều 3.