Hóa đơn chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP). Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế(Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 123/2020). Trong bài viết sau đây, chúng tôi sẽ trình bày về xây dựng, thu thập và quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ.

1. Xây dựng hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ

Việc xây dựng hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ được  quy định tại Khoản 1 Điều 43 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020.

Thứ nhất, cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ là tập hợp các dữ liệu thông tin hóa đơn, chứng từ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

Thứ hai, cơ sở dữ liệu hóa đơn, chứng từ do cơ quan thuế quản lý được Tổng cục Thuế, Kho Bạc Nhà nước phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng phù hợp với khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam

Khung kiến trúc Chính phủ điện tử Việt Nam được quy định trong Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 07/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hướng đến 2025. Nội dung chính của khung kiến trúc Chính phủ điện tử bao gồm các thành phần cơ bản: Mục đích và phạm vi áp dụng, các nội dung khung kiến trúc, các mô hình tham chiếu, sơ đồ khái quát Chính phủ điện tử Việt Nam và tổ chức thực hiện (Quyết định số 2323/QĐ-BTTTT ngày 31/12/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông).

Thứ ba, thành phần nội dung của hệ thống thông tin về hóa đươn chứng từ:

+ Đăng ký sử dụng thông tin

+ Thông báo hủy hóa đơn, chứng từ

+ Thông tin về hóa đơn điện tử người bán có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế, thông tin về chứng từ gửi cơ quan thuế

+ Thông tin khai thuế liên quan đến hóa đơn, chứng từ.

2. Thu nhập, cập nhật thông tin về hóa đơn, chứng từ

Theo Khoản 2 Điều 43 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, thông tin về hóa đơn, chứng từ được thu thập dựa trên các thông tin mà người bán, người sử dụng có trách nhiệm gửi cho cơ quan thuế, thông tin từ các cơ quan khác gửi đến có liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, thông tin thu được từ công tác quản lý thuế của cơ quan thuế.

Thay vì phải đi thu thập hóa đơn, chứng từ từ từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức thu phí, lệ phí,… Cơ quan quản lý thuế yêu cầu người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người sử dụng hóa đơn, chứng từ cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn chứng từ để phục vụ công tác quản lý thuế.

3. Xử lý thông tin về hóa đơn, chứng từ

Căn cứ vào Khoản 3 Điều 43 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, xử lý thông tin về hóa đơn, chứng từ được quy định như sau:

Tổng cục Thuế có trách nhiệm xử lý thông tin, dữ liệu trước khi được tích hợp và lưu trữ vào cơ sở dữ liệu quốc gia để đảm bảo tính hợp lý, thống nhất. Nội dung xử lý thông tin, dữ liệu gồm:

- Kiểm tra, đánh giá việc tuân thủ quy định, quy trình trong việc thu thập thông tin, dữ liệu.

Việc kiểm tra nhằm đảm bảo thu thập thông tin, dữ liệu diễn ra đúng quy trình, thủ tục mà pháp luật quy định, tránh tình trạng sai lệch thông tin.

- Kiểm tra, đánh giá về cơ sở pháp lý, mức độ tin cậy của thông tin, dữ liệu.

Thông tin, dữ liệu của hóa đơn chứng từ do người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức thu phí, lệ phí,…cung cấp cho cơ quan quản lý thuế nên cần kiểm tra tính chính xác của các thông tin này.

- Tổng hợp, sắp xếp, phân loại thông tin, dữ liệu phù hợp với nội dung quy định.

- Đối với các thông tin, dữ liệu được cập nhật từ cơ sở dữ liệu chuyên ngành thì cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu chuyên ngành đó có trách nhiệm đảm bảo về tính chính xác của thông tin, dữ liệu.

4. Quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ

Tổng cục Thuế có trách nhiệm quản lý hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Khoản 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Xây dựng, quản lý, vận hành và khai thác hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ và thực hiện dịch vụ công về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử nếu cần thiết.

- Tích hợp kết quả điều tra và các dữ liệu, thông tin có liên quan đến hóa đơn, chứng từ do các bộ, ngành, cơ quan có liên quan cung cấp;

- Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc quản lý và khai thác hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ tại cơ quan thuế địa phương;

- Xây dựng và ban hành quy định về phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ; quản lý việc kết nối, chia sẻ và cung cấp dữ liệu với cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương;

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng các phần mềm trong hệ thống thông tin hóa đơn, chứng từ.

Luật Hoàng Anh