Xử lý hóa đơn điện tử có sai sót bằng cách nào?

Hóa đơn điện tử dùng để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử. Trên thực tế có nhiều trường hợp hóa đơn điện tử đã lập rồi nhưng xảy ra sai sót. Vậy những trường hợp này phải xử lý như thế nào? Hãy cùng chúng tôi giải đáp thắc mắc qua bài viết sau đây.

Quy định mới nhất về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót là tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020. Theo đó có 03 trường hợp sai sót của hóa đơn tương ứng với những cách thức giải quyết khác nhau.

1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót khi chưa gửi cho người mua

Nếu người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì xử lý như sau

- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.

- Lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.

2. Trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua mới phát hiện có sai sót

Áp dụng xử lý sai sót khi phát hiện sai sót trong trường hợp đã gửi hóa đơn điện tử cho người mua bao gồm cả hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

- Khi có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì xử lý như sau:

+ Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.

- Khi có sai về mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì xử lý theo 02 cách sau (có thể lựa chọn).

+ Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.

Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện từ đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Lưu ý: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó người bán gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Người bán gửi hóa đơn sai sót tới cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới, sau đó gửi cho người mua đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Việc phát hiện của cơ quan thuế áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Hướng giải quyết trong trường hợp này như sau:

- Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định này để người bán kiểm tra sai sót.

- Theo thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.

Nếu hết thời hạn thông báo kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2 cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB. Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử.

Luật Hoàng Anh