Điều 23 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 đã quy định các đối tượng áp dụng hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Trong trường hợp các đối tượng này không muốn sử dụng hóa đơn mua của cơ quan thuế nữa để chuyển sang dùng hóa đơn điện tử thì xử lý  như thế nào? Nếu hóa đơn mua xảy ra sai sót thì phải làm sao? Bài viết sau đây của Luật Hoàng Anh sẽ trình bày cách xử lý cho các trường hợp trên.

1. Xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế trong các trường hợp không tiếp tục sử dụng

Căn cứ vào Điều 25 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, trong trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn mua do cơ quan thuế đặt in thì xử lý như sau:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận ngưng sử dụng mã số thuế phải dừng việc sử dụng các loại hóa đơn chưa sử dụng.

Việc ngưng sử dụng mã số thuế phải được cơ quan thuế xem xét, chấp thuận bởi mã số thuế dùng để nhận biết, xác định từng người nộp thuế từ đó thực hiện tốt được công tác quản lý thuế. Khi đã ngưng sử dụng mã số thuế thì dù còn các hóa đơn mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh vẫn phải dừng sử dụng. 

- Cơ quan thuế quản lý trực tiếp có thông báo việc hết giá trị sử dụng của các hóa đơn chưa lập mà doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh không còn kinh doanh tại địa điểm đã đăng ký kinh doanh hoặc tự ý ngừng kinh doanh đang sử dụng.

Cục thuế chỉ bán hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc sự quản lý của mình. Như vậy, khi các chủ thể này ngừng hoạt động kinh doanh hoặc chuyển đi nơi khác thì hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo đó cũng hết giá trị sử dụng. Trong trường hợp này cơ quan quan quản lý thuế trực tiếp có trách nhiệm thông báo việc hết giá trị sử dụng của hóa đơn chưa dùng để tránh các doanh nghiệp không biết về quy định này, tiếp tục xuất hóa đơn dẫn đến vô tình vi phạm hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp gây hậu quả cho cả doanh nghiệp về sau.

- Trường hợp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn điện tử phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn đã mua của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 27 Nghị định này trước khi sử dụng hóa đơn điện tử.

Hóa đơn theo quy định tại Khoản 1 Điều 3 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in. Vậy, để tránh tình trạng chồng chéo về hóa đơn, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ sử dụng một trong hai hình thức hóa đơn nêu trên. Nếu chuyển sang dùng hóa đơn điện tử thì phải tiêu hủy hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in mà doanh nghiệp đã mua trước đó.

2. Xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập

Cách xử lý đối với hóa đơn mua của cơ quan thuế đã lập được quy định tại Điều 26 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP như sau:

- Trường hợp hóa đơn đã lập chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn đã lập có sai sót.

Quy định về lưu trữ hóa đơn có sai sót giúp cơ quan quản lý thuế nắm bắt được việc xuất hóa đơn, tránh tình trạng viết khống hóa đơn để ăn chênh lệch sau đó xé bỏ để trốn tránh nghĩa vụ về thuế đối với nhà nước.

- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Mỗi cá nhân, tổ chức được cấp một mã số thuế để định danh. Trước khi được cấp mã số thuế thì người nộp thuế đã khai đầy đủ thông tin kèm theo các giấy tờ cần thiết theo quy định của pháp luật thuế. Theo đó nếu hóa đơn có sai về địa chỉ hay họ tên người mua thì chỉ cần đúng mã số thuế là có thể xác định được người mua. Do vậy, trường hợp này không cần lập hóa đơn mới mà chỉ cần có biên bản điều chỉnh thông tin là được.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Tờ khai thuế là văn bản theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định được người nộp thuế sử dụng để kê khai các thông tin nhằm xác định số tiền thuế phải nộp. [1] Theo đó kê khai thuế là việc điền các thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để xác định số thuế phải nộp vào ngân sách Nhà nước. Nếu chưa kê khai thuế mà phát hiện lỗi trên hóa đơn đã giao cho người mua thì phải thu hồi và tiêu hủy để tránh sai lệch thông tin khi kê khai thuế.

- Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số, ký hiệu. Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc hai bên lập biên bản ghi rõ sai sót trước khi người bán lập hóa đơn điều chỉnh thì các bên lập biên bản ghi rõ sai sót sau đó người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót.

Trên đây là quy định về xử lý hóa đơn mua của cơ quan thuế theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Luật Hoàng Anh

[1] Quốc hội (2019) Luật Quản lý thuế năm 2019, Khoản 7 Điều 3.