Đứng trước sự phát triển của khoa học - công nghệ, đăng ký kinh doanh qua mạng đang trở thành cách thức được lựa chọn hàng đầu bởi những ưu điểm hình thức đăng ký này mang lại. Trong bài viết này, Luật Hoàng Anh sẽ trình bày về đăng ký kinh doanh qua mạng theo quy định của pháp luật.

Cơ sở pháp lý

- Luật doanh nghiệp 2020

- Nghị định 47/2021/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp

- Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp

Đăng ký kinh doanh qua mạng là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 42 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định như sau: “Đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là việc người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký doanh nghiệp thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.”

Có thể thấy, đăng ký kinh doanh qua mạng đem lại rất nhiều ưu điểm. Việc thực hiện qua mạng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhất là trong trường hợp lập đơn vị phục thuộc doanh nghiệp khác tỉnh. Việc đăng ký kinh doanh qua mạng cũng đơn giản hóa các thủ tục, đảm bảo minh bạch, chính xác cao, hệ thống xử lý dữ liệu tự động, hạn chế tối đa các sai sót, thất lạc tờ khai trong quá trình lưu trữ hồ sơ, chứng từ. Thông tin được phản hồi và trao đổi hai chiều giữa người thành lập doanh nghiệp và cơ quan đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử nên người nộp hồ sơ có thể dễ dàng theo dõi tình trạng xử lý, giải quyết hồ sơ của mình. Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể giảm áp lực giải quyết giấy tờ, hồ sơ, góp phần sử dụng tài nguyên và nhân sự hiệu quả; giảm tải tình trạng quá tải cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Điều kiện để đăng ký kinh doanh qua mạng

Để có thể đăng ký kinh doanh qua mạng thì cần phải có tài khoản đăng ký kinh doanh.

- Tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số. Tài khoản đăng ký kinh doanh được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Cá nhân truy cập vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kê khai thông tin và tạo Tài khoản đăng ký kinh doanh. Các thông tin cá nhân được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trên giấy tờ pháp lý của cá nhân và phải tuân thủ mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Một Tài khoản đăng ký kinh doanh chỉ được cấp cho một cá nhân. Cá nhân được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các thông tin đăng ký để được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh và việc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh.

Quy định về hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng

- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử bao gồm các dữ liệu theo quy định và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy.

- Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Văn bản điện tử có thể định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”.

- Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử được chấp thuận khi có đầy đủ các yêu cầu sau:

+ Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được thể hiện dưới dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy. Người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thành viên, cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài hoặc cá nhân khác ký tên trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để ký trực tiếp trên văn bản điện tử hoặc ký trực tiếp trên văn bản giấy và quét (scan) văn bản giấy theo các định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf”.

+ Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trong hồ sơ bằng bản giấy; có bao gồm thông tin về số điện thoại, thư điện tử của người nộp hồ sơ;

+  Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc người được người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp ủy quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp, kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có các giấy tờ, tài liệu theo quy định.

- Thời hạn để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử là 60 ngày kể từ ngày Phòng Đăng ký kinh doanh ra Thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ. Sau thời hạn nêu trên, nếu không nhận được hồ sơ sửa đổi, bổ sung của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ hủy hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hướng dẫn đăng ký kinh doanh qua mạng

Đầu tiên cần phải tạo tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng

Bước 1: Truy cập website dangkyquamang.dkkd.gov.vn để tiến hành tạo tài khoản đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Chọn mục tạo “tài khoản mới”

Bước 3: Điền đầy đủ thông tin tài khoản và thông tin cá nhân để được cấp tài khoản

Bước 4: Sở kế hoạch đầu tư sẽ gửi thông báo cho phép chủ tài khoản sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ và ký hồ sơ.

Sau khi tạo xong tài khoản đăng ký doanh nghiệp thì có thể tiến hành đăng ký kinh doanh qua mạng.

Bước 1: Chuẩn bị

- Đăng nhập vào hệ thộ thống dangkykinhdoanh.gov.vn

- Chuẩn bị công cụ ký xác thực

Bước 2: Nộp hồ sơ

- Tạo hồ sơ

- Nhập thông tin

- Chuẩn bị hồ sơ

- Scan và tải tài liệu hồ sơ đính kèm

- Ký xác thực và nộp hồ sơ

Bước 3: Nhận kết quả

- Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

- Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ thông báo sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ sai sót. Nếu hồ sơ hợp lệ thì người đăng ký kinh doanh nhận kết quả trực tiếp hoặc đăng ký nhận kết quả qua đường bưu điện.