Thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam?

Để mở rộng phạm vi hoạt động, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh, việc lựa chọn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam đang là xu hướng của rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài nhằm mục đích mở rộng tối đa thị trường kinh doanh. Vậy trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam được quy định như thế nào? Hãy Gọi Ngay để được Luật Sư tư vấn Miễn Phí hoặc tìm hiểu các thông tin pháp lý cần thiết thông qua bài viết dưới đây.

Căn cứ pháp lý

- Luật Thương mại năm 2005;

- Luật doanh nghiệp 2020;

- Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;

- Thông tư số 11/2016/TT-BCT hướng dẫn Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

Văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài được thành lập tại Việt Nam theo các quy định pháp luật nhằm xúc tiến các hoạt động thương mại.

Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.  Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều kiện cấp thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

- Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

- Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

- Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

- Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Trường hợp công ty nước ngoài không được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Cơ quan cấp Giấy phép không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài trong những trường hợp sau:

- Không đáp ứng một trong những điều kiện quy định đối với trường hợp đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

- Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện trong thời gian 02 năm, kể từ ngày bị thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

- Việc thành lập Văn phòng đại diện bị hạn chế theo quy định của pháp luật vì lý do quốc phòng, an ninh quốc gia, trật tự, an toàn xã hội, đạo đức xã hội và sức khỏe cộng đồng.

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Hồ sơ thành lập Văn phòng đại diện nước ngoài

- Đơn đề nghị thành lập Văn phòng đại diện

- Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh

- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

- Bản sao giấy tờ pháp lý cá nhân của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

- Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

- Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện phải đảm bảo về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật.

Lưu ý: Các tài liệu nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài  phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

- Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

- Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao (sau đây gọi chung là Ban quản lý) thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện đặt trụ sở trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Trình tự, thủ tục thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nước ngoài chuẩn bị một bộ hồ sơ nêu trên nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện đến Sở Công Thương các tỉnh, thành phố nơi Văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Bước 2: Tiếp nhận và thẩm định hồ sơ

- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

- Trừ các trường hợp phải lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành thì trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 3: Nhận Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài

Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ cấp giấy chứng nhận thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân đăng ký (Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện).

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm.

2. Tên khi thành lập văn phòng đại diện

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, các chữ cái F,J,Z,W chữ số và các ký hiệu, phải có cụm từ “văn phòng đại diện”. Tên văn phòng đại diện phải được gắn biển tại trụ sở. Đối với các tài liệu, văn bản, ấn phẩm,...của văn phòng đại diện thì tên của văn phòng dại diện viết bằng font chữ nhỏ hơn, phía dưới tên thương nhân nước ngoài.

3. Gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện có thể gia hạn. Nếu vẫn có nhu cầu tiếp tục hoạt động tại Việt Nam nếu đủ điều kiện thành lập hoặc đăng ký kinh doanh và trong quá trình hoạt động của văn phòng không có vi phạm nghiêm trọng pháp luật Việt Nam thì công ty được phép gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của Luật Hoàng Anh

Bạn không có thời gian để thực hiện, hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp luật về thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Hãy liên hệ với Luật Hoàng Anh để được tư vấn và cung cấp dịch vụ một cách HIỆU QUẢ và TIẾT KIỆM CHI PHÍ NHẤT.

Các luật sư của Luật Hoàng Anh là những luật sư chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm hành nghề, đã từng tham gia tư vấn cho rất nhiều các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài, đảm bảo sẽ thực hiện được yêu cầu của bạn trong thời gian sớm nhất.