Thủ tục thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

Địa điểm đặt trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm nơi doanh nghiệp thực hiện, tổ chức các hoạt động của doanh nghiệp, từ đó xác định sự tồn tại thực tế của doanh nghiệp. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, để được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì cũng cần phải đảm bảo điều kiện về địa điểm nơi đặt trụ sở doanh nghiệp. Bởi vậy khi thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục thay đổi địa điểm đặt trụ sở chính. Bài viết sau đây của Luật Hoàng Anh sẽ trình bày về thủ tục thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp.

Quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp

Điều 42 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về trụ sở chính của doanh nghiệp như sau: Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Theo đó, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương. Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Thủ tục thay đổi trụ sở chính của doanh nghiệp

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp có thể xảy ra 02 trường hợp sau:

+ Trường hợp thứ nhất: Thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

+ Trường hợp thứ hai: Thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Xem thêm: Thành lập chi nhánh doanh nghiệp cần những giấy tờ gì ? 

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận/huyện

Công ty thay đổi địa chỉ trong phạm vi quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh làm thay đổi thông tin quản lý đăng ký kinh doanh và thông tin đăng ký thuế nhưng không làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Theo đó, đối với trường hợp này, công ty chỉ cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh, thành phố nơi công ty đặt trụ sở. Thủ tục như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bao gồm

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

 Bước 2: Nộp hồ sơ tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/ thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc nộp qua mạng nếu công ty ở Hà Nội tại website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn 

Bước 3: Nhận kết quả

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở sang quận khác, tỉnh/thành phố khác

Trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.

Theo đó, doanh nghiệp cần phải thực hiện các thủ tục như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ lên Chi cục thuế cũ để chốt thuế. Hồ sơ gồm:

- Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST;

- Bản sao không yêu cầu chứng thực Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị trực thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Giấy phép tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu thông tin đăng ký thuế trên các Giấy tờ này có thay đổi.

Sau đó, thực hiện chốt hóa đơn nếu công ty có sử dụng hóa đơn như sau:

- Nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý đó đến thời điểm chuyển trụ sở;

- Cán bộ Ấn chỉ, đội nợ sẽ rà soát toàn bộ việc báo cáo hóa đơn, các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu có vi phạm, Cán bộ ấn chỉ sẽ lập biên bản và ra quyết định xử phạt hành chính. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ hợp lệ (trường hợp chưa chốt xong hóa đơn, nợ thì kéo dài thời hạn giải quyết), doanh nghiệp nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm - mẫu số 09-MST tại Bộ phận một cửa.

Bước 2. Thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh tại Phòng đăng ký kinh doanh

Hồ sơ gồm:

- Mẫu 09-MST do cơ quan thuế cấp;

- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-1 Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT);

- Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.

Bước 3: Trường hợp con dấu của công ty có thông tin địa chỉ cũ thì cần khắc lại con dấu.

Bước 4: Thủ tục thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi trụ sở và các vấn đề liên quan đến sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Xem thêm : Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện giá rẻ tại hà nội

Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới. Hồ sơ gồm:

- Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp;

- Mẫu 08-MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới;

- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới