Quy định về quản lý tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ trong hoạt động lưu trữ?

Hoạt động lưu trữ?

Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.

Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

Khoản 1 Điều 5 Lưu trữ 2011 quy định như sau:  

1. Những tài liệu sau đây của cá nhân, gia đình, dòng họ (sau đây gọi chung là cá nhân) có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam:

a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;

b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng tác, thư từ trao đổi;

c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;

d) Công trình, bài viết về cá nhân;

đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.

Theo đó, Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Đây là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ. Vì vậy, cá nhân, gia đình, dòng họ có các tài liệu nêu trên được đăng ký thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam để đảm bảo an toàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ lợi ích của Nhà nước và của người dân.

Trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ

Khoản 2 Điều 5 Lưu trữ 2011 quy định:  

2. Lưu trữ lịch sử nơi đăng ký có trách nhiệm xác định giá trị tài liệu của cá nhân thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam quy định tại khoản 1 Điều này.

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. Như vậy, Lưu trữ lịch sử không chỉ có trách nhiệm tiếp nhận tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan (tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức) mà còn có trách nhiệm tiếp nhận và xác định giá trị tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.

Quyền của cá nhân, gia đình, dòng họ

Theo Khoản 3 Điều 5 Lưu trữ 2011 quy định cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu có các quyền sau đây:

- Được đăng ký tài liệu tại Lưu trữ lịch sử và hướng dẫn, giúp đỡ về kỹ thuật bảo quản và tạo điều kiện để phát huy giá trị tài liệu quy định tại khoản 1 Điều 5 Luật lưu trữ 2011 nêu trên;

- Quyết định việc hiến tặng, ký gửi tài liệu cho Lưu trữ lịch sử;

- Thỏa thuận việc mua bán tài liệu;

- Được ưu tiên sử dụng tài liệu đã hiến tặng;

- Cho phép người khác sử dụng tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, nhưng không được xâm hại an ninh quốc gia, lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Được Nhà nước khen thưởng theo quy định của pháp luật.

Nghĩa vụ của cá nhân, gia đình, dòng họ

Theo Khoản 4 Điều 5 Lưu trữ 2011 quy định cá nhân, gia đình, dòng họ có tài liệu có các nghĩa vụ sau đây:

- Chỉ được hiến tặng hoặc bán cho Lưu trữ lịch sử các tài liệu liên quan đến an ninh quốc gia;

- Trả phí bảo quản theo quy định của pháp luật đối với tài liệu ký gửi tại Lưu trữ lịch sử, trừ tài liệu đã được đăng ký.