Lưu trữ, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được quy định như thế nào?

Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do kiểm toán viên lập, phân loại, sử dụng và lưu trữ trong một cuộc kiểm toán. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc lưu trữ, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán? Hãy Gọi Ngay để được Tư Vấn Miễn Phí hoặc tìm hiểu các thông tin pháp lý cần thiết thông qua bài viết dưới đây.

Cơ sở pháp lý

• Luật kiểm toán độc lập 2011;
• Nghị định 17/2012/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kiểm toán độc lập;
• Thông tư số 203/2012/TT-BTC ngày 19 tháng 11 năm 2012 của Bộ Tài Chính về trình tự, thủ tục cấp, quản lý, sử dụng giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kiểm toán.

Kiểm toán độc lập là gì?

Theo quy định tại Điều 5 Luật kiểm toán độc lập 2011 quy định:

“Kiểm toán độc lập là việc kiểm toán viên hành nghề, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam kiểm tra, đưa ra ý kiến độc lập của mình về báo cáo tài chính và công việc kiểm toán khác theo hợp đồng kiểm toán.”

Trong đó:

Kiểm toán viên là người được cấp chứng chỉ kiểm toán viên theo quy định của pháp luật hoặc người có chứng chỉ của nước ngoài được Bộ Tài chính công nhận và đạt kỳ thi sát hạch về pháp luật Việt Nam. Kiểm toán viên hành nghề là kiểm toán viên đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề kiểm toán.

Doanh nghiệp kiểm toán là doanh nghiệp có đủ điều kiện để kinh doanh dịch vụ kiểm toán theo quy định của Luật kiểm toán độc lập và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

Chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài, không có tư cách pháp nhân, được doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài bảo đảm chịu trách nhiệm về mọi nghĩa vụ, cam kết của chi nhánh tại Việt Nam.

Đơn vị được kiểm toán là doanh nghiệp, tổ chức được doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam thực hiện kiểm toán theo hợp đồng kiểm toán.

Hồ sơ kiểm toán là gì?

Hồ sơ kiểm toán có thể hiểu là tất cả các tài liệu, thông tin liên quan đến quá trình kiểm toán của kiểm toán viên hành nghề, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

Kiểm toán viên hành nghề, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải thu thập và lưu trong hồ sơ kiểm toán tài liệu, thông tin cần thiết liên quan đến từng cuộc kiểm toán đủ để làm cơ sở cho việc hình thành ý kiến kiểm toán của mình và chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và chuẩn mực kiểm toán.

Kiểm toán viên hành nghề, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải lập hồ sơ kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

Yêu cầu khi lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Khi lưu trữ hồ sơ kiểm toán, doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải đảm bảo các yêu cầu điều kiện khi lưu trữ hồ sơ kiểm toán như sau:

- Doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục để duy trì tính bảo mật, an toàn, toàn vẹn, có khả năng tiếp cận và phục hồi được của hồ sơ kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

- Hồ sơ kiểm toán có thể được lưu trữ bằng giấy hoặc dữ liệu điện tử.

- Doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam phải thiết kế và thực hiện các chính sách và thủ tục về lưu trữ hồ sơ kiểm toán trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày phát hành báo cáo kiểm toán của cuộc kiểm toán theo quy định của chuẩn mực kiểm toán.

Khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán

Doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam chỉ được khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán trong các trường hợp sau đây:

- Theo quyết định của người có thẩm quyền của doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam trên cơ sở đảm bảo nghĩa vụ về tính bảo mật theo quy định.

- Khi có yêu cầu của Tòa án nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Cơ quan điều tra, Cơ quan thanh tra, Kiểm toán Nhà nước, Bộ Tài chính và các cơ quan, tổ chức khác theo quy định của pháp luật.

- Khi có yêu cầu kiểm tra chất lượng kiểm toán; giải quyết khiếu nại, tranh chấp trong hoạt động kiểm toán và các yêu cầu khác theo quy định của pháp luật.

Tiêu hủy hồ sơ kiểm toán

- Hồ sơ kiểm toán đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam.

- Hồ sơ kiểm toán lưu trữ của doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài nào thì doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh đó thực hiện tiêu hủy.

-  Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng giấy thì doanh nghiệp kiểm toán, chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam thực hiện việc tiêu hủy hồ sơ kiểm toán bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hoặc bằng phương pháp khác nhưng phải bảo đảm các thông tin, số liệu trong hồ sơ kiểm toán đã tiêu hủy không thể sử dụng lại được.

- Hồ sơ kiểm toán lưu trữ bằng dữ liệu điện tử được tiêu hủy phù hợp với quy định của pháp luật có liên quan.

Trình tự, thủ tục tiêu hủy tài liệu kiểm toán

Bước 1: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hồ sơ

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp kiểm toán, giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng phải có: Lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán hoặc giám đốc của chi nhánh doanh nghiệp kiểm toán nước ngoài tại Việt Nam, đại diện của bộ phận lưu trữ và đại diện bộ phận chuyên môn;

Bước 2: Đánh giá hồ sơ kiểm toán

Hội đồng tiêu hủy hồ sơ kiểm toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại hồ sơ kiểm toán, lập “Danh mục hồ sơ kiểm toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ”;

Bước 3: Tiến hành tiêu hủy và lập biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán

“Biên bản tiêu hủy hồ sơ kiểm toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy hồ sơ kiểm toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại hồ sơ kiểm toán đã tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.

Lưu trữ, khai thác, sử dụng hồ sơ kiểm toán điện tử và hồ sơ, tài liệu về các dịch vụ khác

Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử là các băng từ, đĩa từ… phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, được bảo quản với đủ các điều kiện kỹ thuật chống thoái hóa chứng từ điện tử và chống tình trạng truy cập thông tin bất hợp pháp từ bên ngoài.

Trường hợp hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử trên thiết bị đặc biệt thì phải lưu trữ các thiết bị đọc tin phù hợp đảm bảo khai thác được khi cần thiết.

Việc lưu trữ, khai thác, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán được lưu trữ bằng dữ liệu điện tử thực hiện theo quy định về lưu trữ, khai thác sử dụng, tiêu hủy hồ sơ kiểm toán.

Việc lập, bảo quản lưu trữ, tiêu hủy và khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu về các dịch vụ soát xét báo cáo tài chính, thông tin tài chính và dịch vụ bảo đảm khác  được thực hiện như đối với hồ sơ kiểm toán nêu trên.

Dịch vụ tư vấn về kiểm toán độc lập

Trường hợp chưa nắm rõ quy định pháp luật về kiểm toán, lưu trữ, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán, bạn hãy Liên Hệ Ngay với Luật Hoàng Anh để được Tư Vấn và Cung Cấp Dịch Vụ.

Các luật sư của Luật Hoàng Anh là những luật sư chuyên nghiệp, có nhiều năm kinh nghiệm hành nghề, đã từng tham gia tư vấn cho nhiều doanh nghiệp trong nước và nước ngoài, sẽ thay mặt bạn thực hiện các thủ tục cần thiết, bảo vệ quyền và lợi ích của bạn trước pháp luật.