Quy định của pháp luật về lưu dữ hồ sơ tín dụng?

1.Căn cứ pháp lý

Lưu giữ hồ sơ tín dụng là một trong những việc mà các tổ chức tín dụng phải thực hiện ngay cả khi hợp đồng tín dụng đã chấm dứt. Để đảm bảo công tác lưu giữ hồ sơ được diễn ra đúng, đầy đủ, hợp lệ, Điều 96 Luật các tổ chức tín dụng năm 2010 sửa đổi năm 2017 đã quy định về lưu giữ hồ sơ tín dụng như sau:

“Điều 96. Lưu giữ hồ sơ tín dụng
1. Tổ chức tín dụng phải lưu giữ hồ sơ tín dụng, bao gồm:
a) Hợp đồng cấp tín dụng và tài liệu ghi rõ mục đích sử dụng vốn; hồ sơ về biện pháp bảo đảm;
b) Báo cáo thực trạng tài chính của khách hàng;
c) Quyết định cấp tín dụng có chữ ký của người có thẩm quyền; trường hợp quyết định tập thể, phải có biên bản ghi rõ quyết định được thông qua;
d) Những tài liệu phát sinh trong quá trình sử dụng khoản vay liên quan đến hợp đồng cấp tín dụng.
2. Thời hạn lưu trữ hồ sơ tín dụng thực hiện theo quy định của pháp luật”

2.Nội dung

Hồ sơ tín dụng là hồ sơ vay vốn và trả nợ của một khách hàng đối với tổ chức tín dụng cho vay, bao gồm tất cả giấy tờ liên quan đến: thông tin vay của khách hàng ở quá khứ và hiện tại, hình thức vay (tín chấp, thế chấp, bảo lãnh…), mục đích vay (vay tiêu dùng, vay mua nhà đất, vay sản xuất kinh doanh…), giấy tờ giải ngân khoản vay. Hồ sơ tín dụng là tài liệu rất quan trọng, có liên quan đến  khả năng vay nợ của khách hàng trong tương lai. Căn cứ vào nội dung bộ hồ sơ này, tổ chức tín dụng cho vay sẽ kiểm tra được lịch sử các khoản vay, lịch sử thanh toán, khả năng chi trả của khách hàng để đưa ra quyết định có đồng ý khoản vay tiếp theo của khách hàng đó hay không. Vì vậy, việc lưu hồ sơ tín dụng là một bước quan trọng, cho phép các tổ chức tín dụng kiểm tra và quản lý các thông tin vay của khách hàng một cách dễ dàng. Hồ sơ tín dụng bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ vay vốn, hồ sơ tài chính và hồ sơ tài sản đảm bảo. Các phần này đều phải được lưu giữ phù hợp với quy định của pháp luật. Theo đó, pháp luật quy định về lưu giữ hồ sơ tín dụng như sau:
-Hợp đồng cấp tín dụng và tài liệu ghi rõ mục đích sử dụng vốn. Mục đích sử dụng vốn vay là căn cứ để tổ chức tín dụng quyết định cấp tín dụng cho khách hàng. Giới hạn cấp tín dụng có thể khác nhau do mục đích sử dụng vốn khác nhau. Các tổ chức tín dụng thường thiết kế các sản phẩm vay đáp ứng linh hoạt nhu cầu, mục đích của khách hàng, trong có có vay tiêu dùng, vay sản xuất kinh doanh, vay mua nhà đất, vay du học, vay nhu cầu nhà ở…Đối với từng sản phẩm vay khác nhau, mức lãi suất, thời hạn vay…cũng khác nhau. Do đó, hồ sơ vay bắt buộc phải ghi rõ mục đích sử dụng vốn. Đồng thời, đó cũng là căn cứ để giám sát quá trình sử dụng vốn của khách hàng có đúng với mục đích khi vay không. Bên cạnh đó, còn có hồ sơ về biện pháp bảo đảm. Biện pháp bảo đảm là cơ sở để đảm bảo khả năng trả nợ của khách hàng. Có nhiều biện pháp bảo đảm khác nhau, vậy nên phải lập hồ sơ về biện pháp bảo đảm nhằm đảm bảo tính pháp lý và quyền của tổ chức tín dụng khi tiến hành xử lý tài sản. Người vay cung cấp những giấy tờ chứng minh tài sản nhằm hưởng lãi suất thấp nhất từ tổ chức tín dụng. Những giấy tờ này bao gồm: giấy tờ sở hữu tài sản cá nhân (nhà đất, máy móc, phương tiện…); Giấy tờ có giá trị như cổ phiếu, trái phiếu, sổ tiết kiệm…
-Báo cáo thực trạng tài chính của khách hàng. Thực trạng tài chính chính là lịch sử vay mượn của khách hàng, thu nhập hàng tháng, tình hình kinh doanh đối với khách hàng doanh nghiệp,...Đây là một trong những căn cứ quyết định cấp tín dụng cho khách hàng hay không. Để đảm bảo khả năng trả nợ thì khách hàng phải là người có tiềm lực tài chính ổn định. Việc lưu giữ báo cáo thực trạng tài chính của khách hàng nhằm mục đích so sánh, xem xét năng lực tài chính của khách hàng đó, từ đó quyết định cho vay hoặc không.
-Quyết định cấp tín dụng có chữ ký của người có thẩm quyền. Quyết định cấp tín dụng là đưa ra văn bằng chấp thuận hoặc không chấp thuận của tổ chức tín dụng về việc cấp tín dụng cho khách hàng vay vốn. Người quyết định phải dựa vào những cơ sở sau:Thông tin cập nhật từ thị trường, các cơ quan có liên quan; Chính sách tín dụng của tổ chức, những quy định hoạt động tín dụng của nhà nước; Nguồn cho vay của tổ chức tín dụng khi ra quyết định; Kết quả thẩm định tín dụng. Việc lưu giữ quyết định cấp tín dụng làm căn cứ cho việc khách hàng đủ điều kiện, năng lực để được vay vốn. Nội dung của quyết định cấp tín dụng bao gồm: mức cho vay, thời hạn cho vay, lãi suất cho vay. Trường hợp quyết định tập thể, phải có biên bản ghi rõ quyết định được thông qua;
-Những tài liệu phát sinh trong quá trình sử dụng khoản vay liên quan đến hợp đồng cấp tín dụng. Một số tài liệu phát sinh trong quá trình sử dụng khoản vay như sau: hồ sơ thay thế tài sản bảo đảm, hồ sơ trả nợ trước hạn, cơ cấu lại thời hạn vay…
Hồ sơ được lưu giữ trong một quãng thời gian nhất định do pháp luật quy định.

Luật Hoàng Anh