Kinh doanh dịch vụ lưu trữ cần đáp ứng điều kiện nào theo quy định Luật Lưu trữ 2024?

Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Luật Lưu trữ 2024 được Quốc hội ban hành đã quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ; tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; lưu trữ tư; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.

Vậy căn cứ theo quy định Luật Lưu trữ 2024, để kinh doanh dịch vụ lưu trữ cần đáp ứng điều kiện nào?. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết vấn đề trên. Hãy GỌI NGAY tới 0908308123 để được Luật sư tư vấn miễn phí và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu.

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ năm 2024;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ.

Các hoạt động dịch vụ lưu trữ

Khoản 1 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định dịch vụ lưu trữ bao gồm các hoạt động sau:

a) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác;

b) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

c) Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

d) Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu;

đ) Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.

Căn cứ theo quy định trên, hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ gồm 05 nhóm hoạt động chính: (1) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác; (2) ) Kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; (3) Số hóa, tạo lập, chuẩn hóa cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; (4) Tu bổ, khử trùng, khử axit, vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ tài liệu; (5) Tư vấn nghiệp vụ lưu trữ.

>>>Xem thêm tại: Thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ được quy định như thế nào trong Luật Lưu trữ 2024?

Điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Hoạt động kinh doanh dịch vụ lưu trữ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Vì vậy, tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ cần đáp ứng điều kiện sau:

Điều kiện chung

Khoản 3 Điều 53 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ về hạ tầng kỹ thuật cần đảm bảo các điều kiện sau:

a) Là doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp;

Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ phải là doanh nghiệp được thành lập hợp pháp và có giấy chứng nhận đăng kí doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp. Điều kiện trên không chỉ bảo đảm tư cách pháp lý của chủ thể kinh doanh dịch vụ lưu trữ mà còn tạo cơ sở pháp lý quan trọng để cơ quan nhà nước thực hiện công tác quản lý, thanh tra và xử lý vi phạm.

b) Có cơ sở vật chất, nhân lực phù hợp để thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ; cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Quy định trên nhằm đảm bảo doanh nghiệp có khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn bảo quản tài liệu như kho lưu trữ, hệ thống phòng cháy chữa cháy, thiết bị bảo mật dữ liệu số... Đặc biệt, việc yêu cầu cá nhân phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ nhấn mạnh yếu tố chuyên môn hóa và chuyên nghiệp hóa đội ngũ nhân sự trong lĩnh vực này.

Điều kiện riêng

Ngoài việc đáp ứng các điều kiện trên, Điều 36, 37 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã hướng dẫn chi tiết về điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ mà tổ chức cần đáp ứng như sau:

Thứ nhất, đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác

Theo đó, tổ chức kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác cần đáp ứng điều kiện:

Một là, có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng tiêu chuẩn và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác theo yêu cầu của pháp luật.

Hai là, có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của kho lưu trữ.

Thứ hai, kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

Theo đó, tổ chức kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ:

Một là, có hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu theo quy định của pháp luật về viễn thông và đặt tại Việt Nam để phục vụ thanh tra, kiểm tra, lưu trữ, cung cấp thông tin khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền và giải quyết khiếu nại của tổ chức, cá nhân về lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của pháp luật.

Hai là, có tối thiểu 01 nhân sự phụ trách kỹ thuật, nghiệp vụ lưu trữ có chứng chỉ hành nghề lưu trữ tại một địa điểm lắp đặt hạ tầng kỹ thuật của Kho lưu trữ số.

Ba là, có biện pháp bảo vệ, bảo đảm an toàn vật lý khu vực lắp đặt hạ tầng kỹ thuật 24/7.

Thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Điều 38 Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã quy định chi tiết về thủ tục cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ như sau:

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Thứ nhất, đối với kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác.

Theo đó, thành phần hồ sơ bao gồm:

a) Đơn đề nghị theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có).

c) Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật theo Mẫu số 05 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

d) Quyết định phê duyệt dự án đầu tư xây dựng công trình theo quy định của pháp luật về xây dựng.

đ) Bản vẽ hoàn công hạng mục công trình xây dựng khu vực kho bảo quản tài liệu, hệ thống điện liên quan, hệ thống nước liên quan.

e) Văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu phòng cháy, chữa cháy của cơ quan quản lý về phòng cháy, chữa cháy.

g) Danh mục các thiết bị bảo vệ, bảo quản.

h) Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 07 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

Thứ hai, kinh doanh hạ tầng kỹ thuật để lưu trữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ số và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

a) Đơn đề nghị theo Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

b) Bản sao hợp lệ (bao gồm bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao chứng thực hoặc bản sao chứng thực điện tử hoặc bản sao đối chiếu với bản chính) giấy chứng nhận hoặc giấy phép tương đương với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp lệ khác theo quy định của pháp luật về đầu tư và pháp luật về doanh nghiệp (nếu có).

c) Bản thuyết minh đáp ứng hạ tầng kỹ thuật theo Mẫu số 06 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này.

d) Giấy chứng nhận đăng ký cung cấp dịch vụ viễn thông đáp ứng kinh doanh dịch vụ trung tâm dữ liệu do cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định của pháp luật về viễn thông.

đ) Danh mục thiết bị công nghệ thông tin.

e) Danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề lưu trữ.

Trình tự cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Thành phần hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ được nêu rõ trong phần trên.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Tổ chức kinh doanh nộp hồ sơ qua 03 hình thức sau: (1) Nộp hồ sơ trực tiếp tại Sở Nội vụ tỉnh (qua bộ phận một cửa); (2) Dịch vụ bưu chính; (3) Hệ thống dịch vụ công trực tuyến.

Đối với hồ sơ nộp trực tiếp, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do tổ chức trực tiếp nộp. Đối với hồ sơ nộp bằng cách sử dụng dịch vụ bưu chính, ngày nhận hồ sơ là ngày bộ phận tiếp nhận hồ sơ nhận được hồ sơ do đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển đến. Đối với hồ sơ nộp qua hệ thống dịch vụ công trực tuyến, ngày nhận hồ sơ là ngày hệ thống dịch vụ công trực tuyến thông báo hồ sơ đến Sở Nội vụ.

Bước 3: Xử lý hồ sơ

Trường hợp thành phần hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo bằng văn bản cho tổ chức yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của Sở Nội vụ, tổ chức phải bổ sung, hoàn thiện hồ sơ gửi Sở Nội vụ để xem xét, quyết định.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ cấp Giấy chứng nhận cho tổ chức theo Mẫu số 08 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này và gửi thông tin về Bộ Nội vụ (Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước) để biết.

Trường hợp hồ sơ hợp lệ nhưng nội dung tài liệu trong hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Nội vụ thông báo cho tổ chức bằng văn bản nêu rõ lý do từ chối cấp Giấy chứng nhận.

Bước 4: Nhận kết quả

Tổ chức kinh doanh dịch vụ lưu trữ có thể lựa chọn hình thức nhận Giấy chứng nhận bằng cách đăng ký trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến khi nộp hồ sơ hoặc lựa chọn hình thức trên đơn đề nghị Mẫu số 03 tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này. Trường hợp tổ chức đề nghị nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan cung cấp dịch vụ bưu chính.

Bạn không có thời gian để thực hiện hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành, hãy liên hệ với Luật Hoàng Anh để được tư vấn và cung cấp dịch vụ một cách HIỆU QUẢ và TIẾT KIỆM CHI PHÍ NHẤT.

Luật Hoàng Anh.