Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Luật Lưu trữ 2024 là bao lâu?

Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân. Luật Lưu trữ 2024 được Quốc hội ban hành đã quy định về quản lý tài liệu lưu trữ và cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; nghiệp vụ lưu trữ; tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; lưu trữ tư; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý nhà nước về lưu trữ.

Vậy căn cứ theo quy định Luật Lưu trữ 2024, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là bao lâu?. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết vấn đề trên. Hãy GỌI NGAY tới 0908308123 để được Luật sư tư vấn miễn phí và cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu.

Căn cứ pháp lý

- Luật Lưu trữ năm 2024;

- Luật Lưu trữ năm 2011;

- Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ;

- Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ.

Nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tài liệu lưu trữ có giá trị vô cùng quan trọng trong các lĩnh vực của đời sống xã hội. Việc xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá tài liệu để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn lưu trữ, tài liệu hết giá trị và tài liệu không có giá trị lưu trữ. Khoản 2 Điều 14 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định việc xác định giá trị tài liệu dựa trên các nguyên tắc, tiêu chuẩn sau:

a) Bảo đảm nguyên tắc chính trị, lịch sử, toàn diện và tổng hợp;

b) Xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào các tiêu chuẩn: nội dung của tài liệu; vị trí của cơ quan, tổ chức, cá nhân có tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động; ý nghĩa của sự kiện, thời gian và địa điểm hình thành tài liệu; mức độ toàn vẹn của phông lưu trữ; hình thức của tài liệu; tình trạng vật lý của tài liệu;

c) Xác định thời hạn lưu trữ tài liệu không được thấp hơn thời hạn lưu trữ tài liệu do cơ quan có thẩm quyền quy định.

Như vậy, quy định trên này tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động xác định giá trị tài liệu, từ đó góp phần bảo đảm việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Nghị định 113/2025/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Lưu trữ đã quy định về thời hạn lưu trữ như sau:

4. Thời hạn lưu trữ là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Căn cứ theo quy định trên, thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu trữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Đồng thời, Điều 15 Luật Lưu trữ 2024 đã phân loại hồ sơ, tài liệu dựa theo thời hạn lưu trữ như sau:

1. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.

Như vậy, theo thời hạn lưu trữ, hồ sơ, tài liệu được chia thành 02 loại: (1) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn và (2) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn.

Thứ nhất, hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn

Theo đó, hồ sơ tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền.

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn là những hồ sơ, tài liệu có giá trị đặc biệt về trong nhiều phương diện như lịch sử, pháp lý, chính trị… Do đó, việc lưu trữ vĩnh viễn các hồ sơ, tài liệu này không chỉ nhằm mục đích bảo quản thông tin mà đảm bảo tính kế thừa trong công tác quản lý nhà nước và khẳng định trách nhiệm của nhà nước trong việc bảo vệ di sản tư liệu của dân tộc.

Thứ hai, hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp nêu trên. Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ. Ngoài ra, đối với từng ngành, lĩnh vực, Bộ, cơ quan ngang Bộ, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Kiểm toán nhà nước quy định cụ thể thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu.

Như vậy, quy định về phân loại thời hạn lưu trữ đã góp phần tạo tiền đề quan trọng trong công cuộc số hóa và hiện đại hóa công tác lưu trữ, từ đó nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý nhà nước.

Hủy tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan. Do đó, việc hủy tài liệu lưu trữ được quy định cụ thể tại Điều 16 Luật Lưu trữ 2024 như sau:

Trường hợp hủy tài liệu lưu trữ

Khoản 1 Điều 16 Luật Lưu trữ 2024 đã quy định việc hủy tài liệu lưu trữ được thực hiện đối với các tài liệu sau:

a) Tài liệu lưu trữ hết thời hạn lưu trữ;

b) Tài liệu lưu trữ trùng lặp.

Quy định trên đã nêu rõ hai trường hợp cụ thể được hủy tài liệu là: (1) Tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ và (2) Tài liệu trùng lặp. Việc hủy tài liệu khi đã hết thời hạn lưu trữ phản ánh nguyên tắc quản lý tài liệu theo giá trị sử dụng thực tế, giúp giảm tải cho kho lưu trữ, tiết kiệm không gian, nhân lực và chi phí bảo quản. Trong khi đó, việc hủy tài liệu trùng lặp nhằm loại bỏ những bản sao hoặc bản gốc đã được lưu ở nơi khác, tránh tình trạng lãng phí tài nguyên lưu trữ và gây khó khăn trong tra cứu, quản lý.

Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ

Thứ nhất, thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành

Lưu trữ hiện hành là việc đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành bao gồm:

a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ; người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ;

b) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức không thuộc trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử quyết định hủy tài liệu lưu trữ theo quy định.

Thứ hai, thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử

Lưu trữ lịch sử là việc cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật. Theo đó, cơ quan có thẩm quyền quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử bao gồm:

a) Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương;

b) Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định hủy tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh.

Trình tự, thủ tục hủy tài liệu lưu trữ

Chương III Thông tư 06/2025/TT-BNV quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ đã quy định việc hủy tài liệu lưu trữ gồm các bước sau:

Bước 1:  Lập Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

Bước 2: Thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ tại lư trữ hiện hành

Thành phần Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ có tối thiểu 05 người bao gồm: đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức là Chủ tịch Hội đồng; người làm lưu trữ của cơ quan, tổ chức là Thư ký Hội đồng; đại diện lãnh đạo đơn vị hoặc bộ phận có tài liệu, người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xét hủy là Ủy viên Hội đồng.

Bước 3: Thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ hiện hành

Cơ quan, tổ chức gửi văn bản đề nghị thẩm định tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp kèm theo các văn bản: Quyết định thành lập Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ; Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; Biên bản họp Hội đồng xét hủy tài liệu lưu trữ.

Đối với trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức.

Đối với trường hợp nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh, Sở Nội vụ thẩm định thủ tục xét hủy, xem xét Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp; kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết và có ý kiến thẩm định bằng văn bản đối với tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp của cơ quan, tổ chức.

Bước 4: Xem xét hủy tài liệu tại lưu trữ lịch sử

Đối với trường hợp lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở trung ương, gửi Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

Đối với trường hợp lưu trữ lịch sử của Nhà nước ở cấp tỉnh, gửi Sở Nội vụ văn bản đề nghị hủy tài liệu lưu trữ kèm theo Danh mục tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp và Bản thuyết minh tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

Bước 5: Tổ chức hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp tại lưu trữ lịch sử

Theo đó, các bước hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp gồm:

a) Đóng gói tài liệu và vận chuyển tài liệu đến nơi thực hiện hủy tài liệu;

b) Lập biên bản bàn giao tài liệu giữa người quản lý kho lưu trữ và người thực hiện hủy tài liệu;

c) Hủy tài liệu;

d) Lập biên bản về việc hủy tài liệu. Biên bản có đủ chữ ký, đóng dấu của cơ quan, đơn vị có tài liệu hủy và cơ quan, đơn vị hủy tài liệu.

Thời hạn hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày có quyết định của người có thẩm quyền về hủy tài liệu hết thời hạn lưu trữ, trùng lặp.

Bạn không có thời gian để thực hiện hoặc chưa nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành, hãy liên hệ với Luật Hoàng Anh để được tư vấn và cung cấp dịch vụ một cách HIỆU QUẢ và TIẾT KIỆM CHI PHÍ NHẤT.

Luật Hoàng Anh.