Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu như thế nào?

Con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Con dấu là thành phần biểu thị vị trí cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác. Với vai trò như vậy, con dấu cần phải được quản lý và sủ dụng một cách chặt chẽ và phải được kiểm tra thường xuyên. Vậy pháp luật hiện hành quy định về việc kiểm tra quản lý và sử dụng con dấu như thế nào? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Khái quát về con dấu

Căn cứ tại Điều 3, Nghị định 99/2016/NĐ-CP, Con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.Con dấu bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi. Trong đó, 

- Con dấu có hình Quốc huy là con dấu trên bề mặt có hình Quốc huy nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

- Con dấu có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt có hình ảnh tượng trưng của cơ quan, tổ chức đó được pháp luật công nhận hoặc được quy định trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Con dấu không có hình biểu tượng là con dấu trên bề mặt không có hình Quốc huy hoặc không có hình ảnh tượng trưng như hai trường hợp trên. 

- Dấu ướt là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin, hình thức, kích thước theo quy định, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu mực để đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

- Dấu nổi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng đóng lên văn bản, giấy tờ sẽ in nổi nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

- Dấu thu nhỏ là loại dấu ướt hoặc dấu nổi nhưng có kích thước nhỏ hơn.

- Dấu xi là con dấu trên bề mặt có nội dung thông tin giống như dấu ướt, khi sử dụng con dấu dùng chất liệu xi để đóng niêm phong sẽ in nội dung thông tin trên bề mặt con dấu.

Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu

Điều 25, Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định về việc quản lý và sử dụng con dấu như sau: 

Hình thức kiểm tra

Pháp luật hiện hành quy định 02 hình thức kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu bao gồm: kiểm tra định kỳ và kiểm tra đột xuất, cụ thể như sau: 

a. Kiểm tra định kỳ

Kiểm tra định kỳ được thực hiện không quá 01 lần trong một năm. Trước khi thực hiện việc kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền kiểm tra phải thông báo trước 03 ngày làm việc cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được kiểm tra về thời gian, nội dung và thành phần đoàn kiểm tra.

b. Kiểm tra đột xuất

Kiểm tra đột xuất khi phát hiện cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước sử dụng con dấu có dấu hiệu vi phạm pháp luật hoặc có đơn khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu. Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra khi tiến hành kiểm tra con dấu phải thông báo rõ lý do. Cán bộ được giao nhiệm vụ kiểm tra phải xuất trình giấy giới thiệu của cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Thẩm quyền kiểm tra và việc thực hiện kiểm tra 

a. Thẩm quyền kiểm tra 

- Cục Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu;

- Phòng Cảnh sát quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thẩm quyền kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền đăng ký mẫu con dấu.

b. Quy định về việc thực hiện kiểm tra 

- Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước trước khi tổ chức thực hiện việc kiểm tra.

- Cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước được kiểm tra phải chuẩn bị đầy đủ các nội dung kiểm tra đã được thông báo và bố trí người có thẩm quyền, trách nhiệm để làm việc với người có trách nhiệm kiểm tra khi nhận được thông báo về việc kiểm tra con dấu.

- Việc kiểm tra định kỳ, đột xuất về quản lý và sử dụng con dấu phải lập biên bản kiểm tra về việc quản lý và sử dụng con dấu theo quy định.

Luật Hoàng Anh