Thông báo triệu tập Đại hội thành viên tổ chức bảo hiểm tương hỗ như thế nào?

Họp Đại hội thành viên

Theo Khoản 1 Điều 17 Nghị định số 18/2005/NĐ-CP ngày 24/02/2005 của Chính phủ:

“Điều 17. Đại hội thành viên của tổ chức bảo hiểm tương hỗ

1. Đại hội thành viên là cơ quan có quyền quyết định cao nhất của tổ chức bảo hiểm tương hỗ. Đại hội thành viên của tổ chức bảo hiểm tương hỗ bao gồm: đại hội thành lập, đại hội thường niên và đại hội bất thường.”

Trong đó:

- Đại hội thành lập bao gồm các thành viên sáng lập của tổ chức bảo hiểm tương hỗ

- Đại hội thường niên và đại hội bất thường bao gồm tất cả các thành viên của tổ chức bảo hiểm tương hỗ (được tổ chức thường niên hoặc bất thường).

Đại hội thành viên có vai trò quan trọng trong việc quyết định xây dựng, sửa đổi, bổ sung điều lệ của tổ chức bảo hiểm tương hỗ cũng như các hoạt động chính và quan trọng nhất của tổ chức, cần phải có sự chấp thuận của các thành viên, như: Phương án hoạt động, kế hoạch kinh doanh và tài chính trong năm tiếp theo; huy động bổ sung vốn; bầu, bãi nhiệm thành viên của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát; thù lao cho các thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Ban Kiểm soát và các chức danh khác (nếu có) của tổ chức bảo hiểm tương hỗ.

Họp Đại hội thành viên bao gồm:

- Họp Đại hội thành viên sáng lập: Cuộc họp được tổ chức sau 03 tháng kể từ khi tổ chức bảo hiểm tương hỗ được cấp Giấy phép thành lập và hoạt động, giữa các thành viên sáng lập, thảo luận về điều lệ tổ chức hoặc cơ cấu tổ chức, quản lý của tổ chức.

- Họp Đại hội thường niên: Cuộc họp được tổ chức sau 03 tháng kể từ khi kết thúc năm tài chính (31/12) hàng năm, để thảo luận về các vấn đề chung, tổng kết, nội dung về hoạt động phát triển, định hướng trong năm tài chính tiếp theo của tổ chức bảo hiểm tương hỗ

- Họp Đại hội bất thường: Cuộc họp được tổ chức bất thường bởi Hội đồng quản trị hoặc Ban Kiểm soát do 1/3 số thành viên của tổ chức yêu cầu hoặc 01/3 số thành viên của tổ chức yêu cầu hoặc do có các vấn đề cấp bách vượt quá quyền hạn giải quyết của Hội đồng quản trị hoặc Ban Kiểm soát.

Hoạt động thông báo triệu tập Đại hội thành viên

Vai trò của hoạt động thông báo triệu tập Đại hội thành viên

Hoạt động thông báo triệu tập Đại hội thành viên là hoạt động quan trọng để tổ chức họp Đại hội thành viên. Bởi việc tham gia vào cuộc họp Đại hội thành viên là quyền của các thành viên tổ chức bảo hiểm tương hỗ theo quy định của pháp luật (đối với trường hợp họp Đại hội thành viên sáng lập thì quyền tham gia là của riêng thành viên sáng lập), điều lệ của tổ chức bảo hiểm tương hỗ cũng không được trái quy định của pháp luật, đặc biệt ở vấn đề quyền của thành viên tổ chức bảo hiểm tương hỗ. Nếu không thông báo triệu tập cho các thành viên biết về việc họp Đại hội thành viên và tham gia thì tức là xâm phạm quyền tham gia họp Đại hội thành viên của thành viên tổ chức bảo hiểm tương hỗ, vi phạm cả điều lệ lẫn quy định của pháp luật, đồng thời khiến cho các thành viên của tổ chức bảo hiểm tương hỗ không thể tham gia quản lý, bàn luận về các vấn đề của tổ chức bảo hiểm tương hỗ như tư cách chủ sở hữu của tổ chức bảo hiểm tương hỗ như luật định. Do đó, trước khi tổ chức họp Đại hội thành viên thì phải có chủ thể thông báo triệu tập Đại hội thành viên tới các thành viên có quyền tham gia.

Chủ thể thông báo triệu tập Đại hội thành viên

Theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 18/2005/NĐ-CP ngày 24/02/2005 của Chính phủ, chủ thể thông báo triệu tập Đại hội thành viên là người triệu tập. Người triệu tập cũng là người chuẩn bị chương trình và nội dung cuộc họp, đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức cuộc họp Đại hội thành viên, bao gồm:

- Đối với họp Đại hội thành viên sáng lập: Đại diện ủy quyền của các thành viên sáng lập

- Đối với họp Đại hội thường niên: Hội đồng quản trị (thường là Chủ tịch Hội đồng quản trị)

- Đối với họp Đại hội bất thường: Hội đồng quản trị hoặc Ban Kiểm soát (thường là trưởng Ban Kiểm soát)

Thời gian thông báo triệu tập Đại hội thành viên

Cũng theo Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 18/2005/NĐ-CP ngày 24/02/2005 của Chính phủ, thời gian thông báo triệu tập Đại hội thành viên được xác định như sau:

- Chậm nhất là 10 ngà trước khi khai mạc Đại hội thành viên, người triệu tập phải gửi

+ Giấy mời thông báo các nội dung sau cho từng thành viên: Thời gian; Địa điểm.

+ Chương trình Đại hội, các tài liệu thảo luận kèm theo giấy mời (làm cơ sở để thông qua quyết định sau khi kết thúc cuộc họp). Trong đó, Đại hội thành viên chỉ thảo luận và quyết định những vẫn đề đã ghi trong chương trình Đại hội và những vấn đề phát sinh khi có ít nhất 1/3 tổng số thành viên của tổ chức bảo hiểm tương hỗ đề nghị.

Phương thức thông báo

Không có quy định nào về phương thức thông báo triệu tập Đại hội thành viên, người triệu tập có thể gửi giấy mới và tài liệu kèm theo qua đường bưu điện, email, fax,… (miễn là chắc chắn thành viên của tổ chức bảo hiểm tương hỗ nhận được thông báo triệu tập Đại hội thành viên).

Xem thêm: Tổng hợp bài viết về Luật kinh doanh bảo hiểm

Luật Hoàng Anh