Hồ sơ công trình xây dựng, hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lưu trữ như thế nào?

Pháp luật hiện hành quy định về việc lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng, hồ sơ hoàn thàh công trình xây dựng như sau: 

1. Lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng 

Công trình xây dựng là sản phẩm được xây dựng theo thiết kế, tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước.

Hồ sơ công trình xây dựng là các hồ sơ, tài liệu liên quan đến công trình xây dựng được lưu trữ theo quy định tại Điều 88, Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18/06/2014 ( say đây gọi tắt là Luật Xây dựng năm 2014), cụ thể: 

- Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng. 

Khoản 9, Điều 3, Luật Xây dựng năm 2014 quy định:

"Điều 3. Giải thích từ ngữ 

9. Chủ đầu tư cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng". 

Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình - tập hợp các tài liệu, hồ sơ có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng. 

- Nhà thầu tham gia hoạt động xây dựng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công việc do mình thực hiện.

- Hồ sơ phục vụ quản lý, sử dụng công trình xây dựng do người quản lý, sử dụng công trình lưu trữ trong thời gian tối thiểu bằng thời hạn sử dụng công trình theo quy định của pháp luật.

- Việc lập, lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng được thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thời hạn bảo quản đối với hồ sơ xây dựng công trình như sau: 

Đối với các hồ sơ công trình xây dựng cơ bản cụ thể:

+ Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa - thời hạn bảo quản hồ sơ là vĩnh viễn

+ Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn - thời hạn bảo quản hồ sơ là theo tuổi thọ công trình.

Các quy định về việc phân loại công trình nhóm A, nhóm B, nhóm C được pháp luật hiện hành quy định cụ thể tại bài viết phân loại công trình xây dựng P2.

2. Lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình 

Hồ sơ hoàn thành công trình là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng.

Điều 26, Nghị định 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021 của Chính phủ quy định về việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau: 

a. Thời điểm lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

Chủ đầu tư phải tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. 

Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.

b. Chủ thể lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. 

Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.

c. Thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

Các quy định về việc phân loại dự án nhóm A, dự án nhóm B, dự án nhóm C được chúng tôi trình bày cụ thể trong bài viết Dự án đầu tư xây dựng được phân loại như thế nào?(P2)

Xem thêm: 

Tổng hợp các bài viết về Luật Xây dựng

Luật Hoàng Anh