Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập và lưu trữ như thế nào?

Hồ sơ hoàn thành công trình là tập hợp các hồ sơ, tài liệu có liên quan tới quá trình đầu tư xây dựng công trình cần được lưu lại khi đưa công trình vào sử dụng. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Điều 26, Nghị định 06/2021/NĐ-CP ngày 26/01/2021 của Chính phủ quy định cụ thể về việc lập và lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng như sau: 

1.Chủ thể lập và thời điểm lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

a. Chủ thể lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

Khoản 9, Điều 3, Luật Xây dựng năm 2014 quy định: 

"Điều 3. Giải thích từ ngữ 

Chủ đầu tư xây dựng (sau đây gọi là chủ đầu tư) là cơ quan, tổ chức, cá nhân sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng.

Từ quy định trên, có thể thấy chủ đầu tư là tổ chức, cá nhân, cơ quan sở hữu vốn, vay vốn hoặc được giao trực tiếp quản lý, sử dụng vốn để thực hiện hoạt động đầu tư xây dựng." 

 

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 26, Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định chủ thể có thẩm quyền lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng là chủ đầu tư xây dựng.

b. Thời điểm lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng

Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập theo quy định tại Phụ lục VIb Nghị định 06/2021/NĐ-CP trước khi đưa hạng mục công trình hoặc công trình vào khai thác, vận hành.

2. Lập hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng phụ thuộc vào thời điểm khai thác, sử dụng công trình 

Hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng được lập một lần chung cho toàn bộ dự án đầu tư xây dựng công trình nếu các công trình (hạng mục công trình) thuộc dự án được đưa vào khai thác, sử dụng cùng một thời điểm. 

Trường hợp các công trình (hạng mục công trình) của dự án được đưa vào khai thác, sử dụng ở thời điểm khác nhau thì có thể lập hồ sơ hoàn thành công trình cho riêng từng công trình (hạng mục công trình) này.

3. Các quy định về việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

a. Chủ thể lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

Chủ đầu tư tổ chức lập và lưu trữ một bộ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng; các chủ thể tham gia hoạt động đầu tư xây dựng công trình lưu trữ các hồ sơ liên quan đến phần việc do mình thực hiện. 

Trường hợp không có bản gốc thì được thay thế bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. 

b. Thời gian lưu trữ hồ sơ hoàn thành công trình xây dựng 

Thời gian lưu trữ hồ sơ tối thiểu là 10 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm A, 07 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm B và 05 năm đối với công trình thuộc dự án nhóm C kể từ khi đưa hạng mục công trình, công trình xây dựng vào sử dụng.

Xem thêm:

Dự án đầu tư xây dựng được phân loại như thế nào?(P1)

Dự án đầu tư xây dựng được phân loại như thế nào?(P2)

Dự án đầu tư xây dựng được phân loại như thế nào?(P3)

c. Một số quy định khác về việc lưu trữ hồ sơ hoàn thành 

- Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

Cụ thể, Hồ sơ nộp Lưu trữ lịch sử của công trình được quy định chi tiết trong Thông tư liên tịch số 01/2014/TTLT-BNV-BXD ngày 21/08/2014 của Bộ Nội vụ , Bộ Xây dựng hướng dẫn các thành phần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử. 

- Riêng công trình nhà ở và công trình di tích, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân thủ theo quy định của pháp luật về nhà ở và pháp luật về di sản văn hóa.

+ Đối với công trình di tích, Căn cứ tại Khoản 1, Điều 4, Thông tư 09/2011/TT-BVHTTVDL quy định hồ sơ khoa học di tích phải có đầy đủ các thành phần sau: đơn đề nghị xếp hạng của tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu hoặc được giao quản lý di tích; lý lịch di tích; bản đồ vị trí và chỉ dẫn đường đến di tích; bản vẽ mặt bằng tổng thể di tích tỷ lệ 1/500, các mặt bằng, các mặt đứng, các mặt cắt ngang, cắt dọc, kết cấu và chi tiết kiến trúc có chạm khắc tiêu biểu của di tích tỷ lệ 1/50; tập ảnh màu khảo tả di tích, di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia thuộc di tích từ cỡ 9cm x 12cm trở lên; bản thống kê di vật, cổ vật, bảo vật quốc gia thuộc di tích; bản dập, dịch văn bia, câu đối, đại tự và các tài liệu Hán Nôm hoặc tài liệu bằng các loại ngôn ngữ khác có ở di tích; biên bản và bản đồ khoanh vùng các khu vực bảo vệ di tích có dấu xác nhận của Ủy ban nhân dân các cấp, của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về tài nguyên môi trường và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch; tờ trình về việc xếp hạng di tích theo quy định tại khoản 12 Điều 1 Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật di sản văn hóa.

Với các thành phần trên, hồ sơ khoa học di tích được lưu trữ tại tổ chức, cá nhân là chủ sở hữu hoặc được giao quản lý di tích, Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Cục Di sản văn hóa (đối với di tích xếp hạng quốc gia và quốc gia đặc biệt).

+ Đối với công trình nhà ở, việc lưu trữ hồ sơ còn phải tuân theo quy định của pháp luật về nhà ở 

Xem thêm:

Pháp luật quy định như thế nào về việc lập, bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư?

Luật Hoàng Anh