Pháp luật quy định như thế nào về việc lập, bàn giao và lưu trữ hồ sơ nhà chung cư?

Pháp luật hiện hành quy định về việc lập, bàn giao, lưu trữ hồ sơ nhà chung cư tại Điều 5, Thông tư 02/2016/TT-BXD ngày 15/02/2016 và được sửa đổi tại Khoản 4, Điều 1, Thông tư 06/2019/TT-BXD ngày 31/10/2019 của Bộ Xây dựng, cụ thể như sau: 

1. Các quy định về việc lập hồ sơ lưu trữ 

+ Chủ sở hữu nhà chung cư phải lập và lưu trữ hồ sơ về nhà ở theo quy định tại Điều 76 và Điều 77 của Luật Nhà ở năm 2014.

Xem thêm: Nội dung quản lý và sử dụng nhà ở là gì?

+ Chủ đầu tư có trách nhiệm lập hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật về xây dựng. Đối với nhà chung cư không còn hồ sơ lưu trữ thì phải lập lại hồ sơ hoàn công của công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật. 

2. Các quy định về việc lưu trữ, bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư

Việc lưu trữ và bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư được thực hiện như sau: 

a. Chủ thể có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ và bàn giao hồ sơ 

Chủ đầu tư có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ. Trong thời hạn 20 ngày làm việc, kể từ ngày Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư (đối với trường hợp không phải thành lập Ban quản trị) có văn bản yêu cầu bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì chủ đầu tư có trách nhiệm bàn giao 02 bộ hồ sơ sao y từ bản chính cho Ban quản trị. 

b. Thành phần hồ sơ bàn giao cho Ban quản trị 

Thành phần hồ sơ bàn giao cho Ban quản trị gồm: 

- Bản vẽ hoàn công (có danh mục bản vẽ kèm theo) theo quy định của pháp luật về xây dựng. 

- Lý lịch thiết bị lắp đặt trong công trình của nhà sản xuất. 

- Quy trình vận hành, khai thác công trình; quy trình bảo trì công trình. 

- Thông báo chấp thuận kết quả nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình nhà chung cư của cơ quan chuyên môn về xây dựng theo quy định của pháp luật về xây dựng. 

- Bản vẽ mặt bằng khu vực để xe do chủ đầu tư lập trên cơ sở hồ sơ dự án và thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, trong đó phân định rõ khu vực để xe cho các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư (bao gồm chỗ để xe thuộc sở hữu chung, chỗ để xe ô tô) và khu vực để xe công cộng; 

c. Chủ thể lưu trữ hồ sơ sau khi bàn giao hồ sơ 

Sau khi nhận bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư từ chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư có trách nhiệm lưu trữ và quản lý hồ sơ này tại nhà sinh hoạt cộng đồng hoặc văn phòng của Ban quản trị (nếu có) hoặc tại địa điểm mà Hội nghị nhà chung cư thống nhất.

Trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành theo quy định của Luật Nhà ở thì Ban quản trị nhà chung cư phải cung cấp một bộ hồ sơ đã nhận bàn giao của chủ đầu tư cho đơn vị quản lý vận hành, trừ trường hợp đơn vị quản lý vận hành là chủ đầu tư. 

Trường hợp đơn vị quản lý vận hành không còn thực hiện quản lý vận hành nhà chung cư thì phải bàn giao lại hồ sơ này cho Ban quản trị; 

d. Xử lý trong trường hợp quá thời hạn mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ 

Trường hợp quá thời hạn quy định mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì Ban quản trị nhà chung cư có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi có nhà chung cư (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp huyện) yêu cầu chủ đầu tư phải bàn giao hồ sơ. 

Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Ban quản trị nhà chung cư, Ủy ban nhân dân cấp huyện phải kiểm tra, nếu chủ đầu tư chưa bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định thì phải có văn bản yêu cầu chủ đầu tư bàn giao hồ sơ; trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản của Ủy ban nhân dân cấp huyện mà chủ đầu tư không bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư thì bị xử lý theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý, sử dụng nhà ở và buộc phải bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư cho Ban quản trị; 

e. Xử lý khi Ban quản trị không nhận bàn giao hồ sơ 

Trường hợp chủ đầu tư bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo đúng quy định mà Ban quản trị không nhận thì trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày bàn giao, chủ đầu tư báo cáo về việc Ban quản trị không nhận bàn giao và đề nghị Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi có nhà chung cư tiếp nhận hồ sơ này. Ban quản trị phải chịu trách nhiệm về các vấn đề có liên quan xảy ra khi không nhận bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư theo quy định của pháp luật. 

3. Các quy định về việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung

Trước khi bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư, chủ đầu tư và Ban quản trị nhà chung cư hoặc người đại diện quản lý nhà chung cư phải thực hiện việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định thực tế phần sở hữu chung của nhà chung cư theo quy định của Luật Nhà ở.

Việc bàn giao hồ sơ công trình nhà chung cư và bàn giao thực tế hiện trạng phải được lập thành biên bản có xác nhận của các bên.

Trường hợp không thực hiện được việc kiểm đếm trang thiết bị, phân định rõ phần sở hữu chung thì chủ đầu tư và Ban quản trị lập biên bản ghi nhận hiện trạng thiết bị, hiện trạng quản lý sử dụng phần diện tích sở hữu chung của nhà chung cư.

Xem thêm: 

Tổng hợp các bài viết về Luật Nhà ở

Luật Hoàng Anh