Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên được tổ chức vào thời gian, địa điểm và nội dung như thế nào?

Bên cạnh cuộc họp Đại hội cổ đông bất thường để họp bàn những vấn đề cấp bách của công ty, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông lại là nơi để các cổ đông quyết định các vấn đề liên quan đến chiến lược lâu dài và tổng kết những hoạt động trong năm tài chính của công ty. Thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, các cổ đông thực hiện quyền được tham gia vào quá trình ra quyết định của công ty thông qua cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên là một trong những cuộc họp quan trọng nhất trong công ty cổ phần. Vì vậy, pháp luật quy định rất chặt chẽ về vấn đề này. Ngoài các yêu cầu về trình tự, thủ tục, pháp luật còn quy định chi tiết về thời gian, địa điểm, nội dung tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên như sau:

“Điều 139. Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

1. Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

2. Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

3. Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

a) Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty;

b) Báo cáo tài chính hằng năm;

c) Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị;

d) Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

đ) Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên;

e) Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại;

g) Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.”

Căn cứ vào quy định pháp luật trên, có thể rút ra các nội dung sau:

1. Thời gian

Khác với cuộc họp bất thường, cuộc họp thường niên của Đại hội đồng cổ đông phải được tổ chức mỗi năm một lần. Cụ thể Đại hội đồng cổ đông phải được tổ chức trong thời hạn 04 tháng kề từ ngày kết thúc năm tài chính nhưng có thể được gia hạn tổ chức trong vòng 06 tháng. Hội đồng quản trị sẽ quyết định ngày tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn theo quy định này hoặc theo thời hạn Điều lệ công ty công ty nếu có.

2. Địa điểm

Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp và phải ở trên lãnh thổ Việt Nam.

Pháp luật không quy định cụ thể địa điểm tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông, cuộc họp nên được tổ chức tại một địa điểm thuận lợi nhất cho sự tham gia của cổ đông. Thực tiễn trong quản trị công ty khuyến nghị:

- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nên được tiến hành tại địa điểm và thời gian cho phép các cổ đông có thể tham dự họp và không phát sinh các khoản chi phí không hợp lý đối với họ.

- Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nên được tổ chức tại trụ sở công ty hoặc một địa điểm khác do Điều lệ công ty quy định.

- Các công ty có trụ sở đặt ở các địa điểm khó khăn cho việc đi lại của cổ đông nên chọn một địa điểm thuận lợi hơn, ví dụ như có thể đi bằng các phương tiện giao thông công cộng.

-Địa điểm này nên được quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Địa điểm tổ chức cuộc họp cần đảm bảo có đủ chỗ cho tất cả các cổ đông tham dự.

- Công ty nên dự tính trước số lượng cổ đông sẽ tham dự và có kế hoạch cụ thể về địa điểm tổ chức họp. [1]

3. Nội dung cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên

Đại hội đồng cổ đông thường niên thảo luận và thông qua các vấn đề sau đây:

- Kế hoạch kinh doanh hằng năm của công ty. Đây là bản phác thảo chi tiết quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp. Bản kế hoạch này có thể bao gồm các vấn đề chủ yếu như: nguồn lực, tài chính, chiến lược bán hàng & marketing… giúp doanh nghiệp chuẩn bị được các rủi ro, thách thức và đón đầu cơ hội.

- Báo cáo tài chính hằng năm. Trong công ty cổ phần, Hội đồng quản trị là cơ quan trình báo cáo tài chính hằng nam lên Đại hội đồng cổ đông để Đại hội đồng cổ đông biểu quyết thông qua. Báo cáo tài chính hằng năm cung cấp những thông tin tổng quát về kinh tế - tài chính. Chúng phản ánh về tài sản, nợ, chi, thu của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Dựa vào báo cáo tài chính hằng năm, Đại hội đồng cổ đông đưa ra những biện pháp phù hợp với tình hình kinh doanh, cân đối tài chính doanh nghiệp.

- Báo cáo của Hội đồng quản trị về quản trị và kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị và từng thành viên Hội đồng quản trị. Báo cáo Quản trị công ty của Hội đồng quản trị cần phải bao hàm tất cả các yếu tố quan trọng trong cơ cấu và thực tiễn quản trị công ty tại công ty. Trong báo cáo đó, Hội đồng quản trị phải công bố về việc công ty đã tuân

thủ các nguyên tắc quản trị công ty như thế nào và giải thích những điểm chưa thực hiện được theo Quy chế quản trị công ty. Cuối cùng, Hội đồng quản trị cần đề xuất những biện pháp để hoàn thiện công tác Quản trị công ty tại công ty.

- Báo cáo của Ban kiểm soát về kết quả kinh doanh của công ty, kết quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Thực hiện đúng chức năng của mình, Ban kiểm soát sẽ kiểm soát các hoạt động kinh doanh cũng như quản lý điều hành trong công ty. Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

- Báo cáo tự đánh giá kết quả hoạt động của Ban kiểm soát và Kiểm soát viên.

- Mức cổ tức đối với mỗi cổ phần của từng loại. Sự ổn định của cổ tức rất quan trọng đối với cổ đông. Do các nguồn tiền của công ty không ổn định, cổ tức chi trả cũng thường biến động. Nhiều cổ đông lấy cổ tức là nguồn thu nhập chính để chi trả cho các khoản chi tiêu, và do đó sẽ gặp khó khăn trong trường hợp cổ tức không được chi trả ổn định. Do vậy, công ty cần duy trì sự cân bằng giữa tính ổn định và tính biến động của chính sách cổ tức của công ty.

- Vấn đề khác thuộc thẩm quyền.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh

[1] Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh, Cẩm nang hướng dẫn tổ chức Đại hội đồng cổ đông, 1/2018