Doanh nghiệp cần lưu giữ những tài liệu gì?

Việc lưu giữ tài liệu là một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Vậy, theo quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu giữ những tài liệu gì? Sau đây, Luật Hoàng Anh xin giải đáp vấn đề này.

1. Mục đích lưu giữ tài liệu

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp: Những tài liệu này thống kê rất nhiều nội dung, con số tài chính quan trọng và hết sức có giá trí, từ đó dễ dàng cho biết tình hình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, làm cơ sở để người quản lý doanh nghiệp đưa ra được những kế hoạch san xuất, chiến lược kinh doanh để phát triển doanh nghiệp.

- Bằng chứng cho các cơ quan Nhà nước: Trường hợp cơ quan thuế, bộ phận thanh tra và kiểm toán kiểm tra hoạt động, sự minh bạch của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể nhanh chóng dùng những tài liệu đã lưu giữ để chứng minh.

- Chuyển giao thông tin giữa các thành viên công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng.

2. Những tài liệu cần lưu giữ

Khoản 1 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

1. Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Như vậy, các tài liệu doanh nghiệp bắt buộc phải lưu giữ được chia thành các nhóm sau:

(i) Các tài liệu pháp lý doanh nghiệp:

- Điều lệ công ty.

- Quy chế quản lý nội bộ của công ty.

- Sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.

(ii) Các tài liệu liên quan đến tài sản doanh nghiệp:

- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp.

- Giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ.

- Giấy phép và giấy chứng nhận khác.

- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.

(iii) Các tài liệu về quản trị nội bộ doanh nghiệp:

- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị.

- Các quyết định của doanh nghiệp.

(iv) Các tài liệu tài chính, kế toán doanh nghiệp:

- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.

- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.

- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

3. Địa điểm và thời gian lưu giữ

Địa điểm và thời gian lưu giữ được quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

2. Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”

Về địa điểm lưu giữ: Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Về thời gian lưu giữ: Việc lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp được thực hiện theo quy định của pháp luật như Luật Đất đai, Luật Sở hữu trí tuệ, Thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 06 năm 2011 của Bộ Nội vụ… Ví dụ:

- Với các tài liệu pháp lý của doanh nghiệp thì thời gian lưu giữ là vĩnh viễn.

- Với văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác thì thời gian lưu giữ theo thời gian có hiệu lực của văn bằng bảo hộ, giấy chứng nhận.

- Với biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị là 10 năm.

- Với báo cáo tài chính, kế toán dài hạn, hàng năm là vĩnh viễn; báo cáo 6 tháng, 9 tháng là 20 năm và báo cáo quý, tháng là 5 năm.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh