Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua bằng hình thức nào?

Để tiến hành cuộc họp hội đồng thành viên thì trải qua nhiều bước với trình tự thủ tục chặt chẽ do pháp luật và điều lệ công ty quy định. Mục đích cuối của cuộc họp hội đồng thành viên là thông qua nghị quyết của Hội đồng thành viên nhằm thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Việc thông qua Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên phải tuân thủ theo quy định về hình thức được pháp luật quy định.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 59. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên

1. Hội đồng thành viên thông qua nghị quyết, quyết định thuộc thẩm quyền bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ công ty quy định.”

Như vậy, nếu điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua bằng hai hình thức là biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp và lấy ý kiến bằng văn bản.

1. Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp

Căn cứ theo Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020, nghị quyết, quyết định về các vấn đề nhất định phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

“Điều 59. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên

2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì nghị quyết, quyết định về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên:

a) Sửa đổi, bổ sung nội dung Điều lệ công ty;

b) Quyết định phương hướng phát triển công ty;

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

d) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

đ) Tổ chức lại, giải thể công ty.”

Như vậy, các vấn đề quan trọng, ảnh hưởng đến sự tồn tại và phát triển của công ty bắt buộc phải thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp trừ trường hợp điều lệ công ty không quy định khác. Quy định này là hoàn toàn hợp lý bởi không phải bất cứ trường hợp nào cũng có thông qua cuộc họp bằng cách lấy ý kiến bằng văn bản. Những quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự sống còn của công ty nên phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp để đảm bảo sự khách quan, công bằng tránh trường hợp thành viên hoặc nhóm thành viên liên kết gây thiệt hại cho công ty. Ngoài ra, Luật Doanh nghiệp năm 2020 còn quy định:

“Điều 59. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên

4. Thành viên được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.”

Ngoài trường hợp thành viên trực tiếp tham dự, biểu quyết tại cuộc họp, Luật còn quy định các trường hợp mà các thành viên không tham dự trực tiếp nhưng vẫn được coi là có tham dự và biểu quyết nhằm tạo sự thuận lợi khi các thành viên được thể hiện ý chí của mình. Việc tham dự, biểu quyết thông qua cuộc họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thứ điện tử khác là một quy định bắt kịp xu thế hiện nay. Đặc biệt là trong thời điểm từ đầu năm 2020 đến nay, sự ảnh hưởng của dịch Covid-19 đã tạo ra nhu cầu bức thiết về việc họp trực tuyến khi mà các yêu cầu về giãn cách xã hội và các quy định hạn chế tụ tập đông người để đối phó với đại dịch này. Nhiều doanh nghiệp chắc chắn sẽ phải tìm cách tổ chức một cuộc họp Hội đồng thành viên mà không cần gặp mặt trực tiếp thông qua Internet. Tuy nhiên, trên thực tế cũng có nhiều vấn đề phát sinh như làm sao bảo đảm tính bảo mật khi các cuộc họp này phải tiến hành thông qua các phần mềm công nghệ của doanh nghiệp khác, quy trình như thế nào để an toàn cho việc bỏ phiếu trực tuyến…

Khi tiến hành cuộc họp Hội thành viên bằng hình thức này, nghị quyết, quyết định được thông qua theo quy định tại Khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 59. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên

3. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định một tỷ lệ khác, nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Được các thành viên dự họp sở hữu từ 65% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành đối với nghị quyết, quyết định bán tài sản có giá trị từ 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; tổ chức lại, giải thể công ty.”

Cuộc họp của Hội đồng thành viên có thể bàn bạc về những vấn đề khác nhau nhưng tựu chung lại thì có hai loại quyết định: (i) Quyết đình thông thường: Đòi hỏi phải được số phiếu đại diện ít nhất 65% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành: Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc; Thông qua báo cáo tài chính hằng năm. (ii) Quyết định đặc biệt: Là những quyết định khiến công ty có sự thay đổi lớn, đòi hỏi phải được số phiếu đại diện ít nhất 75% tổng số vốn góp của các thành viên dự họp tán thành: Bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty hoặc một tỷ lệ hoặc giá trị khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Tổ chức lại, giải thể công ty.

2. Nghị quyết của Hội đồng thành viên được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến bằng văn bản

Bên cạnh việc thông qua các nghị quyết của Hội đồng thành viên bằng biểu quyết tại cuộc họp thì còn có hình thức khác là lấy ý kiến bằng văn bản. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể thông qua nghị quyết bằng hình thức này. Việc lấy ý kiến bằng ý kiến bằng văn bản phải thực hiện theo quy định tại Khoản 5 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020.

“Điều 59. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên

5. Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên được thông qua dưới hình thức lấy ý kiến bằng văn bản khi được số thành viên sở hữu từ 65% vốn điều lệ trở lên tán thành; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.”

Con số 65% này cũng xuất phát từ quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 59 Luật Doanh nghiệp năm 2020, khi cuộc họp Hội đồng thành viên diễn ra sẽ bắt buộc phải có sự tham gia của các thành viên nắm giữ ít nhất 65% tỷ lệ phần vốn góp. Công ty cũng có thể quy định một tỷ lệ cụ thể khác trong Điều lệ công ty.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh