Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được pháp luật quy định như thế nào?

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có ít nhất một người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, được ví dụ như “đầu tàu” dẫn dắt các hoạt động phát triển của doanh nghiệp. Vậy pháp luật hiện hành đang quy định như thế nào về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 đưa ra khái niệm về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp mang các điểm đặc trưng sau đây:

Thứ nhất, phải là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Thứ hai, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là đại diện thực hiện các quyền, nghĩa vụ của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch của doanh nghiệp; đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

2. Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.”

Điều này là phù hợp với nguyên tắc tôn trọng quyền tự do kinh doanh của doanh nghiệp cũng như quyền tự định đoạt của các chủ sở hữu doanh nghiệp. Quy định này nhằm hướng tới việc tạo điều kiện tối đa cho doanh nghiệp, cho phép doanh nghiệp toàn quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật cho mình trong việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn là những loại hình doanh nghiệp thường có quy mô lớn, mô hình quản lý, điều hành phức tạp, do vậy cần nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, để bảo đảm quản lý, điều hành, thực hiện các giao dịch đối với các đối tác, các cơ quan nhà nước.

Còn đối với công ty hợp danh thì bản chất của loại hình doanh nghiệp này là cùng nhau kinh doanh dưới một tên chung, các thành viên hợp danh chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình về các nghĩa vụ của công ty, do vậy công ty hợp danh có bao nhiêu thành viên hợp danh thì có bấy nhiều người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh, để bảo đảm tính chịu trách nhiệm của từng thành viên hợp danh trong công ty hợp danh. Với doanh nghiệp tư nhân, bản chất doanh nghiệp tư nhân là loại hình doanh nghiệp một chủ và chủ doanh nghiệp tư nhân là người chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình và các nghĩa vụ của doanh nghiệp tư nhân nên chủ doanh nghiệp tư nhân phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp để bảo đảm tính trách nhiệm của chủ doanh nghiệp tư nhân đối với chính doanh nghiệp tư nhân trong các mối quan hệ với đối tác, khách hàng và cơ quan nhà nước.

Tuy nhiên, trong thời gian Luật Doanh nghiệp năm 2014 có hiệu lực, nhiều trường hợp công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật nhưng lại không phân định rõ quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi người đại diện theo pháp luật. Trong trường hợp này, thực tế đã cho thấy người đại diện theo pháp luật đùn đẩy trách nhiệm cho nhau, từ chối đại diện cho công ty với tư cách bị đơn; dẫn đến gây khó khăn cho Tòa án, các bên có liên quan trong giải quyết tranh chấp với doanh nghiệp, gây khó khăn, thiệt hại cho bên thứ ba. Do đó, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã bổ sung thêm về quy định về xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong trường hợp nói trên nhằm bảo vệ lợi ích hợp pháp của bên thứ ba. Cụ thể:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

2. …Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.”

3. Xử lý trường hợp người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp vắng mặt ở Việt Nam hoặc không có khả năng thực hiện nhiệm vụ

3.1. Trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt tại Việt Nam

Theo Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.”

Quy định này nhằm đảm bảo cho doanh nghiệp không bị trống chỗ người đại diện theo pháp luật quá lâu, vì sẽ gây cản trở cho các hoạt động của doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.

Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

4. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại khoản 3 Điều này mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:

a) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;

b) Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.”

Luật quy định có sự khác biệt giữa doanh nghiệp tư nhân với các loại hình doanh nghiệp còn lại là bởi doanh nghiệp tư nhân không có cơ quan quản lý khác có thể đưa ra quyết định ngoài chính chủ doanh nghiệp.

3.2. Trường hợp người đại diện theo pháp luật vắng mặt mà không có ủy quyền hoặc không thể, không có khả năng thực hiện nhiệm vụ

Đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.

Riêng trường hợp với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.

4. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được Tòa án chỉ định

Trong một số trường hợp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp không chỉ được xác lập dựa trên Điều lệ công ty hay quy định pháp luật, mà có thể được xác lập thông qua sự chỉ định của Tòa án, cụ thể:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

7. Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.”

Theo Điều 76, 77 Bộ luật Tố tụng Dân sự năm 2015, Tòa án chỉ định người đại diện để tham gia tố tụng tại tòa án trong trường hợp nguyên đơn, bị đơn không có người đại diện hoặc có người đại diện theo pháp luật nhưng người này rơi vào một trong hai trường hợp sau:

- Thứ nhất, là đương sự trong cùng một vụ án với doanh nghiệp nhưng quyền và lợi ích hợp pháp của họ đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

- Thứ hai, đang là người đại diện theo pháp luật trong tố tụng dân sự cho một đương sự khác mà quyền và lợi ích hợp pháp của đương sự đó đối lập với quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp mà họ đại diện trong cùng một vụ án.

Quy định này của pháp luật nhằm tránh xung đột lợi ích của cá nhân người đại diện và doanh nghiệp mà họ đại diện. Trong những trường hợp này, không phụ thuộc vào điều lệ doanh nghiệp hay ý chí của chủ sở hữu doanh nghiệp, tòa án có quyền chỉ định người đại diện cho doanh nghiệp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.

Khi tham gia tố tụng dân sự mà có căn cứ cho rằng việc một người vừa làm đại diện theo pháp luật cho doanh nghiệp vừa làm đại diện theo pháp luật cho đương sự khác trong cùng một vụ án hoặc trong một vụ án mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan của doanh nghiệp và chính họ cũng là nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi nghĩa vụ liên quan thì sẽ không bảo đảm việc đại diện đó là khách quan, công bằng. Lúc đó, Tòa án với tư cách là cơ quan nhân danh Nhà nước, sử dụng quyền lực nhà nước để giải quyết tranh chấp đó phải ra quyết định chỉ định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, qua đó việc giải quyết tranh chấp mới trở nên hiệu quả, công bằng, khách quan. Trong trường hợp, doanh nghiệp không có người đại diện theo pháp luật (do người đại diện theo pháp luật đã chết, mất tích mà doanh nghiệp chưa chọn và làm thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp) thì cũng với tư cách đó Tòa án sẽ ra quyết định chỉ định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp để bảo đảm việc giải quyết tranh chấp nhanh gọn, hiệu quả.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh