Pháp luật quy định như thế nào về Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông?

Vấn đề về biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được pháp luật quy định tại Điều 150 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Vậy những quy định đó cụ thể như thế nào, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hình thức, nội dung Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Về hình thức: Cũng giống như những biên bản quan trọng khác trong công ty, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải lập bằng văn bản, ngoài ra có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài.

Về nội dung biên bản: Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông cần có các nội dung cơ bản được liệt kê tại Khoản 1 Điều 150 Luật Doanh nghiệp năm 2020:

“Điều 150. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

1. …Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài và phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian và địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông;

c) Chương trình và nội dung cuộc họp;

d) Họ, tên chủ tọa và thư ký;

đ) Tóm tắt diễn biến cuộc họp và các ý kiến phát biểu tại Đại hội đồng cổ đông về từng vấn đề trong nội dung chương trình họp;

e) Số cổ đông và tổng số phiếu biểu quyết của các cổ đông dự họp, phụ lục danh sách đăng ký cổ đông, đại diện cổ đông dự họp với số cổ phần và số phiếu bầu tương ứng;

g) Tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề biểu quyết, trong đó ghi rõ phương thức biểu quyết, tổng số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến; tỷ lệ tương ứng trên tổng số phiếu biểu quyết của cổ đông dự họp;

h) Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng;

i) Họ, tên, chữ ký của chủ tọa và thư ký.”

2. Hiệu lực của biên bản

Để đảm bảo sự minh bạch, tính trung thực, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Chủ tọa và thư ký cuộc họp hoặc người khác ký tên trong biên bản họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản. Trường hợp chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp thì biên bản này có hiệu lực nếu được tất cả thành viên khác của Hội đồng quản trị tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định trên. Biên bản họp ghi rõ việc chủ tọa, thư ký từ chối ký biên bản họp.

Biên bản lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

3. Công bố và lưu trữ biên bản

Khoản 5 và Khoản 6 Điều 150 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định như sau:

“Điều 150. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

5. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty.

6. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.”

Như vậy, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Tuy nhiên thực tế có rất nhiều doanh nghiệp không công bố Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông và tài liệu mời họp Đại hội đồng cổ đông với đầy đủ thông tin. Các công ty cũng rất hiếm khi công bố Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng tiếng Anh, tài liệu quan trọng chứa những thông tin về diễn biến và hiệu quả của Đại hội đồng cổ đông, đặc biệt là phần hỏi đáp ở Đại hội đồng cổ đông.

Để thực thi một cách có hiệu quả các nghị quyết, quyết định được thông qua trong cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, biên bản họp Đại hội đồng cổ đông, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh