Pháp luật quy định như thế nào về chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp sau một thời gian hoạt động thường có xu hướng mở rộng phạm vi kinh doanh hoặc mở rộng mô hình kinh doanh. Một trong những phương thức mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn đó là thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh. Sau đây, Luật Hoàng Anh xin trình bày về vấn đề này trong bài viết dưới đây.

1. Chi nhánh

Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.”

Về chức năng, chi nhánh có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Tức là chi nhánh vừa được tiến hành hoạt động kinh doanh vừa có chức năng đại diện theo ủy quyền cho doanh nghiệp.

Về tư cách pháp nhân, chi nhánh công ty là tổ chức được thành lập hợp pháp, có cơ cấu tổ chức chặt chẽ có con dấu và tài khoản riêng nhưng chưa độc lập hoàn toàn về tài sản, phải nhân danh doanh nghiệp để thực hiện các quan hệ pháp luật chứ không nhân danh bản thân chi nhánh thực hiện các quan hệ pháp luật. Vì vậy, chi nhánh công ty không có tư cách pháp nhân.

Về địa điểm, doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh các tỉnh, thành phố khác nhau.

Về tên gọi, theo quy định tại Khoản 2 Điều 40 Luật Doanh nghiệp năm 2020, tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.

Về con dấu, chi nhánh có con dấu riêng. Theo Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp sẽ quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của chi nhánh.

Về nghĩa vụ thuế, chi nhánh có thể lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc hạch toán độc lập với doanh nghiệp. Do đó, chi nhánh có thể có mã số thuế riêng, hóa đơn riêng trong trường hợp lựa chọn hạch toán độc lập. Theo quy định pháp luật hiện hành, chi nhánh phải khai và nộp các loại thuế, phí cơ bản sau: Lệ phí môn bài, thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp.

2. Văn phòng đại diện

Theo Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Về chức năng, văn phòng đại diện có nhiệm vụ thực hiện các hoạt động như quảng bá sản phẩm, tư vấn và chăm sóc khách hàng, đẩy nhanh tiến độ dự án, khảo sát, nghiên cứu thị trường… mà không thực hiện các hoạt động các kinh doanh. Trên thực tế, văn phòng đại diện thường được mở ở các nơi doanh nghiệp chưa trực tiếp thực hiện các giao dịch thương mại để tiếp cận, tìm hiểu thị trường khi chưa có điều kiện trực tiếp thực hiện các giao dịch và tìm kiếm các khả năng khai thác thị trường tiêu thụ sản phẩm.

Về tư cách pháp nhân, văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được ủy quyền để thực hiện các nhiệm vụ nhằm bảo vệ lợi ích doanh nghiệp, ngoại trừ các hoạt động làm phát sinh doanh thu. Văn phòng đại diện không có tài sản độc lập do vậy không có tư cách pháp nhân.

Về địa điểm, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới hành chính.

Về tên gọi, cũng giống như với chi nhánh, pháp luật quy định tên văn phòng đại diện phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”.

Về con dấu, văn phòng đại diện được phép đăng ký và sử dụng con dấu cho hoạt động của văn phòng đại diện. Tuy nhiên, không được phép sử dụng con dấu khi ký kết hợp đồng, bởi văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh.

Về nghĩa vụ thuế, việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp. Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện.

3. Địa điểm kinh doanh

Theo Khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.”

Về chức năng, địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp tiến hành thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể nhằm mở rộng phạm vi bao phủ và sinh lời. Đây là nơi thực hiện các giao dịch mua bán tại nhiều tỉnh, thành khác nhau nhằm: Giảm chi phí vận chuyển, tăng doanh thu hay tạo điều kiện thuận lợi trong việc chăm sóc khách hàng…

Về tư cách pháp nhân, địa điểm kinh doanh không có tài sản riêng, kinh doanh không độc lập, không phải là pháp nhân.

Về địa điểm, trước đây, pháp luật chỉ cho phép doanh nghiệp lập địa điểm kinh doanh ở cùng tỉnh, thành phố với công ty; tuy nhiên hiện nay, theo Điểm a, Khoản 2, Điều 31 Nghị định 01/2021/NĐ-CP ngày 4 tháng 01 năm 2021 của Chính phủ, doanh nghiệp có thể lập địa điểm kinh doanh tại địa chỉ khác nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh.

Về tên gọi, Luật Doanh nghiệp năm 2014 không có quy định bắt buộc về tên của địa điểm kinh doanh, từ đó dẫn tới thực tiễn là doanh nghiệp rất lúng túng trong việc đặt tên cho địa điểm kinh doanh; cơ quan nhà nước cũng lúng túng trong việc hướng dẫn niêm yết tên địa điểm kinh doanh cho doanh nghiệp. Vì vậy, trong Luật Doanh nghiệp năm 2020, tại Khoản 2 Điều 40 đã quy định rõ tên địa điểm kinh doanh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Địa điểm kinh doanh”.

Về con dấu, địa điểm kinh doanh không được phép đăng ký và sử dụng con dấu riêng. Địa điểm kinh doanh chịu sự quản lý, giám sát, hoạch toán rất chặt chẽ với doanh nghiệp. Do đó nếu trong trường hợp cần ký hợp đồng, xuất hóa đơn, hoặc ghi nhận chi phí bằng hóa đơn thì doanh nghiệp sẽ thực hiện thay cho địa điểm kinh doanh.

Về nghĩa vụ thuế, địa điểm kinh doanh hoàn toàn phụ thuộc vào doanh nghiệp, hình thức kê khai thuế tập trung, sử dụng hóa đơn của công ty.

Dựa vào những thông tin nêu trên, ta thấy được nhưng khác biệt cơ bản giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh. Do đó, để quyết định thành lập loại hình nào cần dựa vào nhu cầu thực tế để đưa ra quyết định:

- Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh, tăng thêm lợi nhuận và có thể hoạt động kinh doanh tất cả các ngành nghề mà doanh nghiệp đăng ký thì doanh nghiệp nên thành lập chi nhánh. Việc hoạt động độc lập của chi nhánh giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty.

- Văn phòng đại diện phù hợp với những doanh nghiệp chỉ có nhu cầu thành lập một địa chỉ để thuận tiện hơn trong việc trao đổi hồ sơ, trưng bày sản phẩm, chăm sóc khách hàng, mà không cần thiết phải thực hiện hoạt động kinh doanh, sinh lời.

- Nếu doanh nghiệp muốn mở một cơ sở kinh doanh chuyên về một lĩnh vực cụ thể, không có chức năng đại diện thì có thể lựa chọn thành lập địa điểm kinh doanh. Thủ tục thành lập đơn giản, chức năng sản xuất kinh doanh phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của công ty và khi công ty không có nhu cầu hoạt động nữa thì việc chấm dứt hoạt động địa điểm kinh doanh cũng không phức tạp.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh