Pháp luật quy định như thế nào về thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông?

Cuộc họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông cần tuân thủ theo những quy định hết sức chặt chẽ để đảm bảo sự minh bạch và công bằng. Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được pháp luật quy định tại Điều 146 Luật Doanh nghiệp năm 2020. Theo đó nếu Điều lệ công ty không có quy định khác thì thể thức họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tiến hành như sau:

1. Đăng ký dự họp Đại hội đồng cổ đông

Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Cổ đông cần được đăng ký để xác định tỷ lệ cổ đông hoặc đại diện được ủy quyền của cổ đông dự họp theo quy định để cuộc họp có thể bắt đầu một cách hợp lệ. Vì cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong lần triệu tập thứ nhất phải có số cổ đông dự họp đại diện trên 50% tổng số phiếu biểu quyết (Khoản 1 Điều 145 Luật Doanh nghiệp năm 2020). Và chỉ khi hai lần trước đó không đủ điều kiện và phải triệu tập cuộc họp lần thứ ba thì cuộc họp đó mới tiến hành mà không phụ thuộc vào tổng số phiếu biểu quyết các cổ đông dự họp.

Điều lệ công ty và các tài liệu nội bộ khác cần chỉ rõ bộ phận hoặc người có trách nhiệm thực hiện việc đăng ký dự họp Đại hội đồng cổ đông. Việc đăng ký thành phần tham gia dự họp Đại hội đồng cổ đông nên được thực hiện trong cùng ngày, trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông. Việc đăng ký không được tổ chức tốt có thể dẫn tới việc cổ đông phải chờ đợi trong khi cuộc họp đã bắt đầu. Theo đó, công ty cần đảm bảo rằng quá trình đăng ký cổ đông dự họp Đại hội đồng cổ đông được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả, các cổ đông không bị ngăn cản trong việc tham dự họp Đại hội đồng cổ đông vì những chậm trễ trong đăng ký. Điều này có nghĩa rằng cần có đủ nhân viên thực hiện việc đăng ký và cần bắt đầu đăng ký đủ sớm trước khi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông bắt đầu.

2. Bầu chủ tọa, thư ký và ban kiểm phiếu

Chủ tịch Hội đồng quản trị làm chủ tọa hoặc ủy quyền cho thành viên Hội đồng quản trị khác làm chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông do Hội đồng quản trị triệu tập; trường hợp Chủ tịch vắng mặt hoặc tạm thời mất khả năng làm việc thì các thành viên Hội đồng quản trị còn lại bầu một người trong số họ làm chủ tọa cuộc họp theo nguyên tắc đa số; trường hợp không bầu được người làm chủ tọa thì Trưởng Ban kiểm soát điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp.

Trong các trường hợp khác, người ký tên triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông điều hành để Đại hội đồng cổ đông bầu chủ tọa cuộc họp và người có số phiếu bầu cao nhất làm chủ tọa cuộc họp.

Chủ tọa cử một hoặc một số người làm thư ký cuộc họp.

Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp.

3. Công bố chương trình Đại hội đồng cổ đông và thể lệ cuộc họp

Chương trình và nội dung họp phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua trong phiên khai mạc. Chương trình phải xác định thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp.

Chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để điều hành cuộc họp một cách có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp.

4. Thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp

Đại hội đồng cổ đông thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được tiến hành bằng biểu quyết tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Kết quả kiểm phiếu được chủ tọa công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

Cổ đông hoặc người được ủy quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc vẫn được đăng ký và có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những nội dung đã được biểu quyết trước đó không thay đổi.

5. Quyền của người triệu tập họp và chủ tọa cuộc họp

Người triệu tập họp hoặc chủ tọa cuộc họp Đại hội đồng cổ đông có quyền sau đây:

- Yêu cầu tất cả người dự họp chịu sự kiểm tra hoặc các biện pháp an ninh hợp pháp, hợp lý khác.

- Yêu cầu cơ quan có thẩm quyền duy trì trật tự cuộc họp; trục xuất những người không tuân thủ quyền điều hành của chủ tọa, cố ý gây rối trật tự, ngăn cản tiến triển bình thường của cuộc họp hoặc không tuân thủ các yêu cầu về kiểm tra an ninh ra khỏi cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

6. Hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc và chỉ được hoãn cuộc họp hoặc thay đổi địa điểm họp trong trường hợp sau đây:

- Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp.

- Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết.

- Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp.

Trường hợp chủ tọa hoãn hoặc tạm dừng họp Đại hội đồng cổ đông trái với quy định trên, Đại hội đồng cổ đông bầu một người khác trong số những người dự họp để thay thế chủ tọa điều hành cuộc họp cho đến lúc kết thúc; tất cả nghị quyết được thông qua tại cuộc họp đó đều có hiệu lực thi hành.

Xem thêm: Tổng hợp các bài viết về Luật Doanh nghiệp

Luật Hoàng Anh